Разработка комплекса деловой переписки фирмы

Выбор ССК для каждого типа писем

Письмо-запрос: "Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес..."

Ответ на запрос: "Благодарим Вас за запрос от..."

Письмо-просьба: "Обращаемся к Вам с просьбой..."

Письмо-напоминание: "Сообщаем Вам, что ..."

Письмо-рекламация: "Мы официально заявляем Вам рекламацию..."

Ответ на рекламацию: "Подтверждаем получение Вашего письма от ..сообщаем, что...."

Сопроводительное письмо: "Согласно Вашей просьбе высылаем Вам..."

Письмо-извещение: "В ответ на Ваше письмо от ...сообщаем Вам..."

Письмо-приглашение: "Разрешите пригласить Вас на..."

Письмо - благодарность: "Мы получили Ваше приглашение на....., за которое Вам признательны". 

4.1.3 Морфология

Имя существительное

Имена существительные обладают целым рядом признаков:

1. Категория одушевленности-неодушевленности.

Одушевленными называют те существительные, форма винительного падежа которых совпадает с формой родительного (директор,) . У неодушевленных существительных, которых в рассматриваемых письмах намного больше, форма винительного падежа совпадает с формой именительного (запрос, конференция, заявка, оплата, фирма...). Как правило, грамматические признаки одушевленности - неодушевленности и реальный смысл слов соответствуют одно другому: одушевленные существительные служат названиями живых существ, неодушевленные называют предметы, вещи, явления, свойства и т.д. Хотя так бывает не всегда. 
 
 

2. Категория рода.

Имена существительные относятся к одному из трех родов: к мужскому, женскому или среднему. В данном случае встречаются существительные женского рода (промышленность, цена, просьба, информация, продукция, машина...), мужского рода: (каталог, товар, агрегат, режим, заказ), среднего рода (мероприятие, время, решение, производство).

3. Категория склонения.

Первое склонение - все имена существительные женского, мужского рода на -а, -я. Второе склонение - имена существительные мужского рода (кроме небольшого числа существительных на -а, -я) и все имена существительные среднего рода. Третье склонение - имена существительные женского рода на мягкий согласный и на ж, ш. В текстах приведенных писем наиболее встречаемое среди существительных - первое склонение (машина, переналадка, цена, просьба,...).

4. Категория падежа.

Из шести падежей для существительных из приведенных писем наиболее характерна форма родительного падежа ( Вашей организации).

5. Категория числа.

В исследуемых текстах чаще встречаются существительные в единственном числе (запрос, ответ, срок, сертификат, приложение).

6. Имена существительные бывают собственные (Пер Иванович Иванов), т.е. относящиеся к какому то лицу, и нарицательные, которые в тексте преобладают (запрос, конференция, заявка, , фирма...). 

Имя прилагательное

Различаются прилагательные качественные, (указывающие на признак предмета непосредственно: высококачественный универсальный, , гибкая...), относительные, (указывающие на признак через отношение предмета к другим предмерам: минимальный заказ, универсальный комплекс, платежные реквизиты, длительные связи...), и притяжательные (указывающие на принадлежность: техническая докумнтация).

Как правило, качественные прилагательные имеют две формы: полную (технический прогресс, пищевая промышленность, сельскохозяйственная продукция...), в данном случае она чаще встречается, и краткую (признательны, благодарны); две степени сравнения: превосходную и сравнительную, которые по форме могут быть простыми и составными.  

В анализируемых письмах имеет место следующие сочетания: превосходное простое - высококачественный; превосходное составное - самый широкий.  

Имя числительное

Существуют два разряда числительных: количественные и порядковые.

Количественные числительные, которые могут обозначать или число, или количество предметов как совокупность (собирательные числительные), или неопределенное количество. В текстах числа, как правило, записываются цифрами.

Чтобы избежать возможных ошибок, наряду с цифровыми обозначениями следует давать и их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах.

Употребление собирательных и порядковых числительных носит разговорную окраску, поэтому в деловой корреспонденции они крайне редки. В данном случае их нет вообще.

По составу выделяют числительные простые (состоят из одного слова: полтора), сложные (состоят из нескольких слов: двух тысяч).

В большинстве случаев они стоят в именительном падеже. 

Местоимение

Местоимение - часть речи, объединяющая слова, которые не называют предметов, признаков, количества, а только указывают на них. По своему значению они делятся на девять разрядов: личные, возвратные, притяжательные, вопросительные, относительные, указательные, определительные, неопределенные, отрицательные.

В рассматриваемом тексте встретились следующие местоимения в разных падежных формах:

* личные (она (Им), ее (Р), мы (Им), нас (Р), нам (Д), Вы (Им), Вас (Р), Вам (Д), чего (Р) );

* притяжательные (наш, наша (Им), нашему, нашей (Д), Ваша (Им), Вашего, Ваших (Р) , Вашей (Д), Вашу (В), своего (Р), свою (В) );

* относительные (которая (Им), в котором (П) );

* определительное ( вся (Им) ). 

Следует отметить, что в деловом письме местоимение "Вы" во всех падежах пишется с прописной буквы. 

Глагол

Глаголы бывают совершенного и несовершенного вида. Несовершенный вид обозначает действие в его течении, без указания на предел, границу действия (получать, включает, обращаемся, высылаем, благодарим...). Глаголов этого вида встречается гораздо больше. Совершенный вид обозначает ограниченное пределом действие (получили, продлить, возлагать, сообщить...).

Достаточно часто встречаются глаголы неопределенной формы: поставить, уплатить, выслать, напомнить. Имеют место причастия страдательного залога: недопоставленная продукция, указанный срок, оговоренная поставка.. Деепричастия в данном случае отсутствуют. 

Наречия, предлоги, союзы

Наречия. По своему значению их делят на шесть разрядов: времени (незамедлительно), места, степени (очень, весьма), образа действия, причины и цели.

Предлоги: по адресу, в ближайшее время, согласно, в течение... Последний из приведенных предлогов является составным.

Союзы бывают сочинительные (и, но, а...) и подчинительные (что, если, то...), причем последние в нашем случае преобладают.

4.1.4 Синтаксис

По составу предложения делятся на двусоставные (содержащие и подлежащее, и сказуемое) и односоставные (отсутствует один из главных членов предложения), а по строению на простые и сложные. 

Простое предложение

В русском языке относительно свободный порядок слов в предложении. Это значит, что члены предложения не имеют постоянного места (как в некоторых других языках) и их взаимное расположение может изменяться в зависимости от типа предложения или по воле говорящего.

Перестановку слов с целью подчеркнуть смысловую значимость какого-либо слова называют инверсией.

Инверсия - важное стилистическое средство. Ее значение возрастает в письменной речи, так как пишущий лишен возможности выделить нужное слово интонацией. Продуманное изменение порядка слов позволяет пишущему привлечь внимание читателя к тому или иному слову и тем самым оттенить важные моменты содержания высказывания.

Односоставные простые предложения: Будем рады Вас видеть. Получение просим подтвердить. Это предложений относится к определенноличным предложениям.

Двусоставные: Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Предложение с однородными главными членами: Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку...

В предложении могут быть словосочетания, не являющиеся его членами, но выполняющие определенную смысловую функцию. Сюда относятся вводные слова (к нашему большому сожалению, кроме того, в связи с этим) и обращения. Ту же роль могут играть и предложения (Уважаемый Петр Иванович! ). 
 
 

Сложное предложение

Анализ составленных писем показал, что сложные предложения встречаются чаще простых. Широкое использование сложных предложений в деловой речи вполне закономерно. Сложное предложение позволяет связать в единое целое большое число слов и тем самым выразить более сложную мысль - подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые существуют между отдельными частями развернутого высказывания.

По способу соединения простых предложений в сложные различаются союзные и бессоюзные сложные предложения. Из союзных предложений, которых гораздо больше, можно привести следующее: Подтверждаем получение Вашего письма от 1.03.2002, из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам рекламацию...

Союзные предложения подразделяются на два типа сложных предложений: сложносочиненные и сложноподчиненные предложения (см. пример союзного предложения). Сложносочиненные и бессоюзные предложения в данных письма не встречаются.

В зависимости от союзов придаточные предложения делятся на 12 видов: изъяснительные, определительные, сравнительные, придаточные времени, степени, места, причины, следствия, условия, уступки, цели. В данном тексте встретились придаточные условия (Будем весьма признательны, если Вы направите в наш адрес более точные данные комплекса оборудования. .), придаточное изъяснительное (В товеет на Ваше письмо от.. сообщаем Вам новые платежные реквизиты.), придаточное определительное (не присутствуют.), придаточное места (Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении)

В деловых письмах кроме вводных слов часто употребляются причастные и деепричастные обороты, которые также вносят смысловые оттенки.(в данном случае не встречаются)

Распространенны в языке служебных документов так называемые расщепленные сказуемые. Например, обороты должна была закончить, возьмутся выполнить, хотели воспользоваться... Они требуют строгого соблюдения норм сочетаемости глаголов с существительными, называющими те или иные конкретные явления.

В официальных текстах широко распространены и конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (нанизывание падежей, обычно форм родительного падежа). Например: Благодарим Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по производству круп и муки.

В целом употребление подобных конструкций в деловой речи не является ошибкой. Но в некоторых случаях предложение их следует упрощать.  

5

Приемы повышения информативности и убедительности

Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:

* доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №...);

* использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения .

* адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.

6

Влияние коммуникативных факторов на структуру письма 
 

Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем ...