Проблемы внедрения системы электронного документаоборота

 

 

РОЗДІЛ 3 ШЛЯХИ ЕФЕКТИВНОГО ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОНОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1. Організаційно-технологічні підходи до впровадження системи електронного документообігу

 

Основні підходи  і принципи впровадження електронного документообігу схожі із впровадженням будь-якого комплексного ІТ-рішення з управління підприємством.

Для ефективного  впровадження систем електронного документообігу необхідно:

– виявлення  зацікавленості керівництва у реалізації проекту;

– відмова від  розробки системи силами власного ІТ-підрозділу і застосування готових рішень від виробників;

– розробка і  впровадження концепції розвитку документаційного забезпечення підприємства, плану впровадження системи електронного документообігу, вибір керівника проекту, формування робочої групи;

– тісна співпраця  фахівців ІТ-служб замовника та виконавця;

– чіткий розподіл обов’язків та повноважень всіх, хто  залучений до впровадження системи;

– впровадження пілотного проекту для відпрацювання бізнеспроцедур, які підлягають автоматизації;

– навчання співробітників на постійній основі та на всіх етапах впровадження.

Для автоматизації  документообігу на підприємстві необхідний, перш за все, аналіз документообігу підприємства, який ґрунтується на виявленні „проблемних” ділянок документообігу і оптимізації руху документів. Такий аналіз можна здійснювати за наступними етапами.

Етап 1. Аналіз системи  документообігу на підприємстві (підгото- вчий етап):

– дослідження  організаційної структури підприємства;

– виділення  з організаційної структури підрозділів, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві;

– визначення підпорядкованості виявлених підрозділів і розмежування їх функцій за видами виконуваних робіт;

– формування відповідної  моделі документообігу на підприємстві.

Етап 2. Аналіз структури  документообігу на підприємстві:

– групування документів підприємства за ознакою документаційного забезпечення управління (вхідні, вихідні, накази та ін.);

– групування документів підприємства за підрозділами згідно організаційної структури підприємства та їх аналіз;

– групування документів підприємства для виявлення сезонності та їх аналіз.

Етап 3. Оптимізація  взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві:

– дослідження  організаційних структур підприємства щодо руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів;

– укладання  та опрацювання картки-анкети зв’язків всіх підрозділів, включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних взаємодій;

– аналіз ефективності зв’язків за кожним з видів спроектованої організаційної структури;

– підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх реалізації.

На першому  етапі слід визначити основні  підрозділи, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві.

Після виявлення  сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно виявити підпорядкованість підрозділів сектора і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій основі сформувати наявну модель документообігу на підприємстві.

Скориставшись організаційною структурою підприємства слід скласти блок-схему взаємодії всіх підрозділів з підрозділами, відповідальними з документообіг на підприємстві. Після цього необхідно показати схему руху документів між підрозділами.

На другому  етапи виконується аналіз структури документообігу підприємства.

Виконується групування документів за ознакою документаційного забезпечення:

– внутрішні  документи (напр., фінансові та службові);

– для виявлення  динаміки в руху документів – виявляють  темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період;

– за підрозділами – для виявлення, які з підрозділів найбільше завантажують документообіг;

– виконати аналіз документів за категоріями.

На третьому етапі виконується „внутрішнє” проектування системи документообігу.

Для побудови моделі функціонування системи і одержання результатів, близьких до оптимальних, слід організувати раціональну і ефективну взаємодію наявних процесів. З цією метою слід провести такі заходи:

1. Визначити  ієрархічну підпорядкованість процесів і послідовність у часі їх взаємодії.

2. Розробити  структуру взаємодії між підрозділами на певний термін.

3. Визначити  критерії якості роботи системи.  Визначити рейтинг кожного з критеріїв якості. Основними підходами до моделювання потоку робіт є:

– моделювання  на основі потоку робіт, наявного в  організації (мо-дель «as is»),

– моделювання  на основі перспективної структури  процесу, яке задовольняє вимогам за цільовими значеннями показників ефективності (модель «to be»);

– моделювання  зверху-вниз – формування моделі від укрупнених процесів до детальних за допомогою декомпозиції – послідовної деталізації моделей для кожного об’єкта процесу;

– моделювання  знизу-вверх – формування укрупнених процесів шляхом агрегування детальних процесів.

Дослідження адекватності моделі проводиться експертами, які перевіряють відповідність моделі реальному потоку робіт на підприємстві.

При виборі системи  електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішуватись

з використанням  цієї системи. Після цього необхідно обрати 4-5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації  необхідно визначити критерії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні [11].

2.2. Етапи переходу до електронного  документообігу в організаціях

 

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити організація на шляху від паперового до електронного документообігу:

І етап (початковий) – впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа.

Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі. Їх основними завданнями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки документа. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути контролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі даних, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отримати відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

ІІ етап (розширений) – створення „образу” електронного документообігу. Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмін- ністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і від- повідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати „образом електронного документообігу”.

Створення „образу  електронного документообігу” відбувається за допомогою сканування документів. Швидке отримання електронної версії документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

ІІІ етап (розвинений) – електронний документообіг. Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електронних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, підпис – елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно-цифровий підпис [4].

Наведені етапи  впровадження електронного документообігу є об’єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовністю установ до їх впровадження. Зважаючи на соціально-освітні та психологічні чинники, така послідовність впровадження електронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах, як наслідок зросте ефективність опрацювання документів в установі.

При впровадженні систем електронного документообігу відзначають такі типові помилки:

– відсутність  попереднього обстеження організації;

– розробка системи  власними силами;

– відсутність  попередньої (пілотної) експлуатації;

– низький рівень навчання співробітників.

Організаційні проблеми пов’язані, перш за все, з  людським фактором:

– недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою си-стемою;

– низький рівень комп’ютерною грамотності;

– помилкове  або неповне визначення завдань, які повинна вирішувати система, при прийнятті рішень про її впровадження.

Компанії, які  впроваджують системи електронного документообігу, пропонують консалтингові послуги. Підприємства вдаються до послуг консалтингових компаній з таких причин:

– нестача ресурсів (людей, часу, навичок, знань) – у період значних змін організація не має часу шукати людей з новими навичками або ж навчати своїх співробітників; консультанти ж і вирішують завдання, які постають, і передають свої знання і навички співробітникам організації;

– допомога на тимчасовій основі. Консультанти можуть залучатись для аналізу схем документообігу, інших видів аналізу і вироблення рекомендацій без відволікання від поточної діяльності співробітників організації;

– незалежний погляд „зі сторони”. Перевагою консультанта є „свіжий” погляд і безпристрасність у ситуаціях, коли співробітники організації не можуть бути об’єктивними;

– навчання співробітників через консультування.

Ефективність  впровадження систем електронного документообігу визначається такими чинниками:

1. Ціна. Вартість однієї ліцензії може коливатись від $200 до $1000. Покрокове впровадження системи управління документообігом дає змогу замовнику „розтягнути” у часі виплати, отже застосовується у багатьох випадках.

2. Побоювання помилитись у виборі програмного продукту. Хоча практично у кожній із систем є сховище і WorkFlow, реалізуються вони по-різному і різною мірою відповідають потребам того або іншого замовника. Систему електронного документообігу можна перевірити у режимі пілотного проекту.

3. Саботаж співробітників. Систему управління електронним до- кументообігом можна вважати тільки тоді успішно впровадженою, якщо всі користувачі охоче використовують її в повсякденній роботі [9].

Одним із шляхів подолання проблеми „людського фактора” при впровадженні систем електронного документообігу керівництво організації часто вважає примус співробітників до роботи із автоматизованою системою. Часто у таких „вимушених користувачів” створюються передумови до розкриття потенціалу до роботи із системою.

 

 

ВИСНОВКИ

 

Електронний документообіг  — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації.

Основні проблеми впровадження систем електронного документообігу на підприємствах та організаціях України:

– консерватизм персоналу, недостатня освіченість  в галузі інформаційних технологій, небажання навчатись і підвищувати кваліфікацію, побоювання прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає внаслідок впровадження системи електронного документообігу;

– відставання  нормативно-методичного забезпечення роботи з електронними документами від інформаційно-технологічного;

– різноманітність  програмних засобів, які використовуються для автоматизації документообігу в органах державного управління;

– часті структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів;

– паралельне існування  традиційних „паперових” систем документообігу і систем електронного документообігу.

Перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій. Ефективне функціонування систем електронного документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановка виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.