Проблемы внедрения системы электронного документаоборота

 

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК ОБ’ЄКТ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1. Особливості впровадження системи автоматизації документообігу

 

Вдосконалення бізнес-процесів має першочергове значення для підприємств, які бажають зберегти конкурентноздатність на ринку.

При організації електронного документообігу в організаціях та підприємствах ключовими компонентами є процесне та проектне управління, автоматизація канцелярії, комунікативне середовище. Співвідношення цих елементів є індивідуальним для замовників різних сфер діяльності.

Існують певні особливості  пропонованих рішень систем електронного документообігу для органів державної влади та управління, промислових підприємств, банків:

– для органів державного управління – системи опрацювання звернень фізичних та юридичних осіб, а також внутрішніх адміністративних регламентів;

– у банківській сфері  – затребувані архіви кредитних історій та інших даних про клієнтів;

– промислові підприємства потребують, перш за все, автоматизації внутрішнього документообігу.

Аналітичний огляд ринку  систем електронного документообігу, виконаний фірмою DSS Сonsulting [10], яка надає послуги у сфері управлінського та ІТ-консультування, засвідчив, що найбільше СЕД впроваджено у державному секторі (таблиця 2.1.)

 

Таблиця 2.1.

Впровадження систем електронного документообіу за 2008 р. за галузями

Галузь	%	Галузь	%
Державний сектор	30	Індустрія розваг	2
Паливно-енергетичний комплекс	10	Машинобудування	2
Нафтогазова та хімічна  промисловість	9	Металургія	2
Телекомунікації	7	Харчова промисловість	2
Освіта	5	Торгівля	2
Транспорт	5	Послуги	2
Фінанси, банки, страхування	5	Нерухомість	1
Будівництво	4	Легка промисловість	1
Виробництво	3	Агропромисловий комплекс	1
Медицина, фармацевтика	3	Інші	2
Житлово-коммунальне  господарство	2	-

 

Впровадження системи  автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для:

– єдиного порядку  індивідуальної та спільної роботи з документами у підрозділах організації;

– об’єднання потоків  електронних документів між підрозділами організації;

– використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

– забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення форм і видів однакових документів.

Перед розгортанням системи  електронного документообігу і діловодства  необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій. Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями:

• тип організації,
• масштаби організації,
• річний обсяг документообігу на підприємстві,
• стиль управління і корпоративна культура організації,

За типом організації  виділяють:

– організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінського документообігу. При впровадженні СЕДО на промисловому підприємстві необхідно проаналізувати можливість і необхідність її інтеграції з автоматизованою системою управління, з системами автоматизованого проектування, іншими компонентами інформатизації діяльності;

– організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдінгів);

– організації, сферою діяльності яких є надання послуг і, відповідно, інтенсивне створення документів (юридичні, консалтингові фірми, видавництва та ін.). Основні проблеми полягають в тому, що:

- організації потрібні недорогі, але функціональні системи,

- організаційно відсутні  відділи інформаційних технологій, з якими необхідно взаємодіяти  для формалізації вимог до  системи. Необхідна участь компанії-консультанта, аналітикам якої доводиться взаємодіяти майже з усіма співробітниками організації-замовника;

- персонал виконує різноманітні завдання, які складно формалізувати.

– організації сфери підвищеної відповідальності. У сферах діяльності, пов’язаних з високою відповідальністю учасників технологічного процесу за результат (воєнна сфера, медицина) необхідно документувати кожен етап виконуваного процесу. СЕД повинна надавати можливість навіть через кілька років виконати аналіз дій, одержувати „зріз” дій на той момент часу [9, 11].

Можна виконати поділ  організацій за формою власності  на державні та комерційні:

– для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступенями. Необхідно враховувати також високі вимоги до забезпечення збереженості даних і обмеженню доступу. Для державних органів особливо характерний консерватизм співробітників, слабкий кадровий склад стосовно використання нових інформаційних технологій.

– великі комерційні підприємства. Наявні такі проблеми:

- проблема територіальної розподіленості, різнорідності окремих елементів структури, що є наслідком різнорідності організаційної структури і бізнес-процесів та інформаційної інфраструктури. Децентралізація управління, коли ключові питання вирішуються на місцях і не виносяться на рівень центрального апарату управління – це призводить до складності із впровадженням єдиних технологій;

- намагання співробітників фірм, певною мірою обізнаних із сучасними технологіями, приймати технологічні рішення. Це ускладнює роботу із впровадження і може викликати конфлікти;

- неготовність комерційних підприємств здійснювати стратегічні інвестиції у СЕД.

За масштабами організації  доцільно виділити (умовно) такі класи:

– невеликі (десятки-сотні  співробітників);

– середні (сотні –  тисячі співробітників);

– великі (десятки тисяч  співробітників).

Чим більше в організації  співробітників, тим складніше стають управлінські процеси, тим вище зацікавленість керівництва у впровадженні систем електронного документообігу.

Об’єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножини організацій різних типів:

– засоби масової інформації, архіви;

– малий офіс;

– міністерства, холдинги;

– комерційні фірми.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впровадження системи електронного документообігу.

Авторитарний стиль потребує жорсткої ієрархічної структури, суворої субординації, характеризується слабко вираженими зв’язками між підрозділами організації. При впровадженні систем електронного документообігу важливими є функції реєстрації документів та контролю виконавської дисципліни.

Демократичний стиль вирізняється значним ступенем делегування повноважень та відповідальності, замученістю співробітників до процесу управління. При впровадженні систем електронного документообігу потребує спільної роботи з документами, підтримка командної роботи, усунення бар’єрів між структурними підрозділами та ін.

2.2. Параметри впровадження системи електронного документообігу

 

Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу. Для систем документообігу основними параметрами є:

– обсяг документообігу;

– швидкість руху документів;

– вартість виконання  типових операцій над документами. Характеристика вищевказаних параметрів наведена в таблицях 2.2. – 2.4.

 

Таблиця 2.2.

Параметр 1. Обсяг документообігу

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
1	2	3
Потік входних документів	Число документів, що надходять  в організацію протягом року	Скорочення витрат на паперові документи
Потік вихідних документів	Число документів, що надсилаються  організацією протягом року	Скорочення витрат на паперові документи
Обсяг внутрішнього документообігу	Число документів (наказів, розпоряджень, службових записок, заяв та ін..), які створюються в організації  протягом року	Скорочення витрат на паперові документи
Рівномірність документопотоку протягом року	Типові сезонні коливання  кількості вхідних документів, загальна тенденція зміни обсягів, пов’язана  із збільшенням або скороченням  організації, збільшенням або спадом ділової активності	Скорочення витрат на паперові документи
Обсяги документообігу у структурних підрозділах	Характеризується розподілом документів між структурними підрозділами	Скорочення витрат на паперові документи
Обсяги документообігу за видами документів	Характеризує витрати  на обробку певного виду документів	Скорочення витрат на паперові документи

 

Продовження таблиці 2.2.

 

1	2	3
Частка контрольних  документів	Відношення кількості  документів, які ставлять на контроль до загальної кількості документів	Скорочення витрат на паперові документи
Середній обсяг документів	Характеризує кількість інформації, яка надсилається у окремому документі. Для документів, що надсилаються комп’ютерними мерехами, обсяг вимірюється у килобайтах, для друкованих – кількість сторінок.	Скорочення витрат на паперові документи
Середня кількість копій	Для паперових документів до впровадження множу вальної техніки  – 5-6 копій ( за кількістю резолюцій), із впровадженням копіювальної техніки  – документ копіюється до 18 разів.	Скорочення витрат на паперові документи

 

Таблиця 2.3.

Параметр 2. Швидкість руху документів

 

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
1	2	3
Час реєстрації одного документа	Витрачається не більше однієї хвилини	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників. Прискорення інформаційних потоків.

 

Продовження таблиці 2.3.

 

1	2	3
Час передавання одного документа до виконавця	Середній час, який проходить  з моменту надходження документа  в організацію до моменту, коли він  опиняється в руках відповідного виконавця ( не менше 1 дня).	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників. Прискорення інформаційних потоків. Зміна корпоративної культури організації.
Час пересилання документа  між структурними підрозділами	У невеликих локальних  організаціях – кількість хвилин. Чим більш організація, тим більше значення показника (до кількох днів для віддалених підрозділів).	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників. Прискорення інформаційних потоків. Зміна корпоративної культури організації.
Час пошуку документа  за відомими атрибутами	При «паперовій» технології – кілька хвилин.	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників. Прискорення інформаційних потоків.
Час пошуку документа  за невідомими атрибутами	При «паперовій» технології – кілька годин і навіть днів.	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників. Прискорення інформаційних потоків. Зміна корпоративної культури організації.
Час підготовки і узгодження типових документів	Типові документи –  проекти наказів, угод, плани роботи та ін.. При оцінці показника можуть виникнути проблеми, пов’язані з доступністью та достовірністю даних. Можна оцінити, порівнюючи дати підпису відповідного документа і дату одержання першого підпису на листі узгодження.	Прискорення інформаційних потоків. Зміна корпоративної культури організації.

 

Продовження таблиці 2.3.