Проблемы внедрения системы электронного документаоборота

 

1	2	3
Час що витрачається на підготовку типових документів	На підготовку звітів може витрачатись 30-40% робочого часу.	Прискорення інформаційних  потоків. Зміна корпоративної культури організації.

 

 

Таблиця 2.4.

Параметр. 3. Вартість виконання  типових операцій над документами

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
1	2	3
Вартість робочого часу співробітників	Засоби на оплату праці, оренду виробничих приміщень, податкові  виплати	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітника
Вартість ресурсів	Папір, витратні матеріали, принтери, копіювальні апарати, витрати  на утримання архивів, амортизаційні відрахування та ін..	Скорочення витрат на паперові документи

 

Отже, основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є:

– підвищення ефективності управлінської  діяльності;

– прискорення руху документів у  організації;

– зменшення трудомісткості опрацювання  документів.

Електронний документообіг  дає змогу створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний вузол всі документальні системи [4].

2.3. Проблеми впровадження електронного документообігу на підприємствах та організаціях

 

У процесі автоматизації  документообігу можні умовно виділити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних компьютерах, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ проходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використовуються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних комп’ютерах означає, що комп’ютер використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного документа, тобто такого документа, який зберігається на машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового документа не реалізуються.

Передавання, узгодження та затвердження документів здійснюється у паперовому виді.

Змішаний документообіг означає, що комп’ютери, об’єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді.

Рисунок 2.1 – Змішаний документообіг

 

Підготовка проекту  документа здійснюється у електронному виді (пункт 1), потім документ надходить секретарю, який його реєструє, роздруковує і надає керівництву на затвердження (пункт 2). Керівник вносить правки і віддає документ виконавцю на доопрацювання (пункт 3). Після того, як документ затверджений, він розсилається локальною мережею всім виконавцям (пункт 4) [11].

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами виконуються у електронному виді, юридична сила документа засвідчується електронним цифровим підписом.

Інтегрована система  електронного документообігу (ІСЕД) - інтегрована система управління організаційного типу, що забезпечує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сервіси телекомунікаційної мережі.

Введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами.

Принципи створення  інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрунтуються на принципах:

– системності - між структурними елементами системи встановлені такі зв’язки, які забезпечують її цілісність і взаємодію з іншими системами;

– відкритості – система створюється з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування;

– сумісності – при створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами;

– стандартизації (уніфікації) - при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стандартизовані рішення;

– ефективності - в результаті розробки системи забезпечується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами [9].

Автоматизація документообігу здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси:

– комплекс підготовки документів комп’ютерними засобами;

– комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів;

– комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації;

– комплекс контролю виконавчої діяльності;

– комплекс проектування маршрутів руху документів;

– комплекс обміну даними;

– комплекс підтримки  формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу;

– комплекс ведення нормативно-довідкової інформації;

– комплекс адміністрування;

– комплекс “уніфіковане клієнтське місце”.

В СЕДО (система електронного документобігу) повинна забезпечуватися можливість:

– одночасної роботи групи  користувачів;

– перевірки електронних  документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних;

– використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

– візуального подання (у тому числі й друк на папері) електронних документів;

– використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису.

В СЕДО повинні забезпечуватися:

– простота і зручність  її використання працівниками, що пройшли навчання (далі - користувачі);

– виконання користувачами  своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі;

– захист від помилкового  видалення даних, можливість зворотних дій користувача;

– автоматичне заповнення полів форм для прискорення процессу введення інформації;

– аудит введеної інформації;

– надання засобів  для відстеження (моніторингу) руху електронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства.

Отже, електронний документообіг  — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок — у підпорядкованій їй організацій.

Всі проблеми з  реалізації проектів, як вже було визначено, можна поділити на організаційні, економічні та технічні. Організаційні – пов’язані із людським фактором – недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою, низьким рівнем їх комп’ютерної грамотності, неповним або помилковим визначенням завдань, які постають перед системою. Економічні проблеми – необхідність вкладання значних коштів, при тому, що економічний ефект від впровадження не одразу помітний. Поміж технічних проблем - необхідність створення якісної інфраструктури, складнощі інтеграції із вже існуючими системами.

Системи електронного документообігу (СЭД) мають якусь особливість: система або повинна бути впроваджена повсюдно, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації найдуться люди, що прагнуть уникнути чого-небудь нового. Консерватизм персоналу звичайно обумовлений небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Ця проблема може завести в тупик весь процес впровадження. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Фактор керівництва - найважливіший. Відсутність волі керівників організації може привести до наслідків різного рівня ваги. Звичайно при цьому система виявляється впровадженої тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому разі вона не буде впроваджена зовсім.

Однієї із прихованих причин двоїстого відношення до впровадження СЕД керівника організації й керівників різних рівнів в ієрархії є острах прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, що виникає після впровадження системи електронного документообігу.

Є ще так званий фактор директора «радянського типу» - небажання  безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи. Керівники такого типу воліють мати справу з живими людьми, постійно викликаючи їх до себе «на килим», а не з документами, в утримування яких необхідно вникати. Але таких керівників стає усе менше.

Одним зі складних для  подолання факторів є постійні структурні зміни в організації й, як слідство, слабка формалізація бізнес-процесів. Цікаво, що вже впроваджена система електронного документообігу здатна істотно спростити реалізацію цих структурних змін. Наявність СЕД дозволяє уникнути складностей, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інше, наприклад у знову утворене (усі, хто зіштовхувався з подібним, знають, яка це важка робота), втрати знань, неминуче супровідної будь-які структурні й кадрові перестановки й т.д.

Ще однією проблемою  є необхідність забезпечення юридичної чинності електронних документів. Але чим далі, тим частіше ця проблема може вирішуватися як звичайне організаційно-технічне завдання. Завдяки тому, що нарешті-те прийнято закон, що регулює використання електронного цифрового підпису (ЕЦП), стало можливим додання електронним документам юридичного статусу. Безсумнівно, пройде якийсь час, перш ніж електронний підпис стане широко використовуватися при обміні документами між організаціями. Але ніщо не заважає швидкому впровадженню ЕЦП, а відповідно й електронних документів усередині організацій.

Треба розуміти, що метою СЕД є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування організації. Крім того, роздруковувати прийдуть тільки кінцеві продукти роботи - конкретні, уже повністю підготовлені паперові документи й тільки в одній «правовстановлюючій» копії, що однаково приведе до істотного зниження обсягу паперових документів.

При впровадженні системи  документообігу виникає питання  організації взаємодії із зовнішнім «паперовим» миром. Особливо це стосується обміну документами з паралельними структурами в асоційованих організаціях або відомствах, з якими йде постійна «щільна» робота. Найчастіше інформація від них надходить на папері. Згодом, сподіваємося, ця ситуація зміниться, і обмін електронними документами стане нормою, але поки необхідно впроваджувати рішення, що враховують особливості поточної ситуації. Тут треба сказати, що навіть компанії - розроблювачі програмного забезпечення, що перебувають на передовому краї інформаційних технологій, дотепер підписують більшість контрактів на папері, причому навіть між собою. Електронним образом оформляються тільки незначні угоди, що виконуються на стандартних умовах.

Етап міграції існуючих документів з паперової форми в електронну, мабуть, є одним із самих небезпечних. Якщо він не спланований ретельно, ви можете зштовхнутися із проблемами, здатними звести нанівець всю попередню роботу й провалити весь проект.

Якщо в організації  є паперовий архів документів, то намагатися знайти по всій мережі їхні електронні копії для створення електронного варіанта архіву - справа безнадійна. Більше того, це невірно в принципі, адже електронні копії могли бути модифіковані ким завгодно, і перевірити це практично неможливо. Тому електронний архів існуючих документів у цьому випадку потрібно створювати з паперового шляхом сканування.

Якщо ж ніякого архіву ні, необхідно провести досить тривалу  підготовчу роботу. Спочатку потрібно домогтися єдиного порядку зберігання документів у каталогах. Варто заборонити (у тому числі, якщо це можливо, технічними коштами) зберігання документів на локальних дисках комп'ютерів. Треба, щоб у всіх користувачів організації були в мережі свої каталоги в мережі, у яких вони зберігають документи. Це істотно полегшить подальшу міграцію документів у систему документообігу.

Деякі СЕД дозволяють зберігати посилання на документи, що фізично перебувають у каталогах у мережі, і не вимагають обов'язкового переміщення цих документів у сховище системи. Такий підхід полегшує впровадження, дозволяючи здійснювати роботу з переміщення документів у сховище системи (а до цьому треба обов'язково прагнути) паралельно з експлуатацією системи [4, 12].