Проблемы реализации документированной информации или информационные барьеры

       Информационные  ресурсы – это отдельные документы, массивы документов, которые входят в состав информационных систем. Проще говоря, это весь объем знаний, отчужденный от их создателей, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.

       Информационная  система – это организационно упорядоченная совокупность документов (информационных продуктов) и информационной инфраструктуры. (Примеры информационных систем – библиотеки, архивы, фильмотеки, базы данных, Internet.) Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

       Информационная  инфраструктура организации представляет собой сложную систему, обеспечивающую функционирование и развитие информационного  пространства и поддерживающую механизм достижения целей организации.

       В  отличие от ресурсов, связанных с  материальными предметами, информационные ресурсы являются неистощимыми и  предполагают совсем другие методы воспроизведения, обновления, чем материальные ресурсы. Это означает, что по аналогии с  другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными  ресурсами, сформированы соответствующие  структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного  ресурса являются его качество, степень  полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.⁹

       Информационные  ресурсы являются продуктом интеллектуальной деятельности общества и рассматриваются  в настоящее время как стратегический ресурс развития любой страны, который по значимости не уступает другим – финансовым, сырьевым, материально-техническим.

       Законодательство  РФ устанавливает правовой режим  формирования и использования информационных ресурсов. По возможностям защиты имущественных  прав они приравнены к другим, в  том числе и материальным ресурсам. За исключением случаев, предусмотренных  законодательством РФ, информационные ресурсы могут быть товаром. На них  распространяются права владения, пользования  и распоряжения.

       Информационные  ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент  состава имущества находиться в  собственности граждан, органов  государственной власти, органов  местного самоуправления и общественных организаций.

       Детально  состав информационных ресурсов может  быть охарактеризован как:

       - созданные прежде и создаваемые  в настоящее время первичные  документы на любых носителях  (книги, периодические издания,  нотные книги и так далее);

       - созданная прежде и создаваемая  библиографическая продукция (библиографические  списки, указатели, базы данных, справочно-библиографический  аппарат библиотек, информационных  центров и архивов и так  далее);

       - фактографические и полнотекстовые  базы данных.

       В зависимости от масштаба формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные  ресурсы.

       Информационные  ресурсы обладают рядом специфических  свойств:

       - неисчерпаемость, обеспечивающая  возможность многоразового и  многоцелевого их использования; 

       - постоянный рост объема потока;

       - изменчивость состава информационных  ресурсов, то есть реакция на  изменения информационных потребностей  общества;

       - компактное  хранение больших  объемов информации;

       - оперативность поиска;

       - доступ  к удаленным ресурсам;

       - фиксация на одном носителе  различной по характеру информации;

       - объединение библиографических,  полнотекстовых и фактографических  баз данных.

       Согласно  федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»  под информационными ресурсами  понимаются отдельные документы  и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в  информационные ресурсы является документирование информации. В рамках информационной системы любой организации мы будем иметь дело с документом и документооборотом. Таким образом, документ является первичной основой  информационных ресурсов. 

         Документ — полифункциональный  объект, то есть, как мы уже  говорили, он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации. Понятие используется в философии как «источник информации». Под ним могут пониматься «определенные нейрофизиологические процессы», которые лежат в основе таких психических процессов как ощущение, восприятие, запоминание, мышление, а также речь, то есть к числу источников информации причисляют и человека, который имеет определенные особенности. Человек может классифицировать информацию по степени важности, по источнику получения, по потребителям, по требованиям к обращению с данной информацией. Помимо его воли информация из памяти практически не может быть добыта.

       Информация  в процессе её образования, использования  и хранения, накапливается в так  называемых источниках информации, которые  могут быть классифицированы на группы. 

       К числу основных групп источников относятся:

       - обладатели информации - руководители  организации, её персонал, люди, взаимодействующие  с персоналом организации;

       - общедоступные источники – публикации  о фирме и её разработках,  рекламные издания и выставочные  материалы;

       - служебные источники – документация (на бумажных, магнитных носителях,  электронные документы); базы данных;

       - физические источники – электромагнитные  поля и акустические волны,  излучения и наводки, сопровождающие  работу вычислительной  и дрогой  офисной техники, средств связи;

       - частные источники – личные  дневники и рабочие планы сотрудников,  личные творческие научные и  технические разработки, черновые  варианты докладов, статей, документов  и так далее.

       Перечисленные группы источников  той или иной мере являются или могут стать  в силу обстоятельств источниками  конфиденциальных сведений. Но наиболее ценной информацией, как правило, владеют   обладатели информации, так, например, наиболее осведомлены в секретах фирмы: первый руководитель, его заместитель, их референты и секретари, работники  службы конфиденциальной документации. Каждый из источников, особенно ставший  им случайно, может быть опасен для  фирмы за счет несанкционированного разглашения защищаемых сведений.¹⁰

       Источники информации, вступая во взаимодействие с внешней средой, образуют каналы распространения информации. А для этого любая накопленная информация с начала должна быть зафиксирована на материальном объекте – носителе информации.

       2.3 Носители документированной информации 

       Как нам уже известно, документированная  информация или документ – это  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Именно поэтому  дальше речь пойдет о материальных носителях.

         Определение понятия документа  основано на двуединстве информации  и материального носителя.¹¹ Материальные носители оказывают существенное влияние на процессы создания, передачи, хранения и использования документированной информации. Согласно ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" носителем документированной информации является материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

       Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования  и другие), широкое распространение  получили многие принципиально новые  носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим  образом:

       

       Наиболее  массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных  документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или  заменителях бумаги. Их называют бумажными, то есть имеющими бумажный носитель. В  этих носителях информация отображается в виде символов и образов.  К  бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты,   перфоленты, перфокарты и другие.

       Бумага  соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко  фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет  тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

       Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

       К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино - , видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиш), фонодокументы магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

       Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная  карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так  и мягкий.

       Носитель  информации претерпевает изменения  по мере исторического развития. Вследствие этого научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика  в том, что человек не может  воспринять электронный документ в  том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Отсюда вытекают некоторые недостатки системы электронного документооборота.   Электронные  документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию  изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники  и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа  к таким документам через определенный промежуток времени.  Но так, же у  электронного документа есть масса  преимуществ перед другими его  видами. А это возможность поиска по ключевым словам; не изнашиваемость с течением времени; возможность  содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки  и множество других информационных дополнений; меньшая трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество  других функциональных усовершенствований.