Проблемы реализации документированной информации или информационные барьеры

       Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому  содержание понятия «документ» многозначно, как и в случае с понятием «информация», и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей оно используется. Так для юристов документ служит, прежде всего,  способом доказательства или свидетельства чего- либо, для  историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем  информации, а специалисты в области  управления считают его способом фиксации и передачи управленческих решений. В информатике,  например, документ нередко определяется как  «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает  необъятное множество объектов, так  как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и тому подобное.

       Наиболее  точное, обобщающее определение понятию  «документ» дает научная дисциплина – документоведение. По мнению специалистов - документоведов, документ представляет собой результат отображения  фактов, событий, предметов, явлений  объективной реальности человека. Он создаётся посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном  материале (бумаге, фотопленке и т.п.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА 

       2.1 Документированные информационные  свойства 

       Содержательно-информационная сущность документа является главным  признаком документа. Общее свойство документов – это способность  содержать  информацию и передавать эту информацию на расстоянии. Документированная  информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством  их исполнения, обобщения и анализа, а так же материалом для справочно-поисковой  работы. Документированные информационные свойства тесно связаны с   понятием  документ, а так же с  его функциями. Поэтому мы рассмотрели  некоторые функции документа, характерные  для многих видов и типов документов  и вывели основные свойства.

       1. В документе фиксируются факты,  события, явления практической  и мыслительной деятельности  человека – тем самым документ  выполняет важнейшую свою функцию  – информационную.⁴Необходимость зафиксировать информацию, и есть причина появления любого документа. Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, то есть служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, то есть количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и так далее. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации.

       2. Внешние связи организации обеспечивает  коммуникативная функция. Коммуникативная  функция - это способность документа  быть информативным средством  передачи, обмена, коммуникации, общения,  преемственности. Коммуникативная  функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.⁵Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

         3. Ещё одна из функций документа  кумулятивная. Кумулятивная функция  - это способность документа накапливать,  концентрировать, собирать и упорядочивать  информацию с целью ее сохранения  для нынешнего и грядущего  поколений. 

       4. Также из общих функций выделяется  культурная. Документ является средством  закрепления и передачи  культурных  традиций. Фактически любой документ  может рассматриваться как своеобразный  культурный феномен, в той или  иной степени отражающий уровень  материальный, научный и отвечающий  за передачу от поколения к  поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных  норм, приумножение и развитие  этих традиций, накопление интеллектуальных  ресурсов, культурного потенциала  в обществе.

       5.Культурная  функция также схожа с более  специальной документной функцией  исторического источника.

       6. Стоит отметить управленческую  функцию, т.к. документ является  инструментом управления (плановые, директивные документы доводятся  до исполнителей, встречный поток  документов передает информацию  о состоянии управляемой подсистемы  органам управления).

       7.Исторически  одной из первых была востребована  функция учёта, поскольку усложнение  социальных связей, развитие экономических  отношений вызвало к жизни  уже на стадии аграрного общества  потребность в документировании информации, то есть регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и тому подобное. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

       8.Значительная  часть документов выполняет познавательную  функцию, которая отражает связь  документированной информации с  социальным познанием. Эта функция  присуща, прежде всего, научной  документации, поскольку целью научного  познания является получение  новой информации. При этом фиксация  знаний на материальном носителе  производится не ради самого  знания, а, прежде всего, в практических  целях, в частности, для понимания  и успешного решения многообразных  проблем развития общества.

       9. Последней мы отметим правовую  функцию. Законодательные и нормативные  акты являются средством документального  закрепления и изменения правовых  норм и правоотношений (кроме  того любой документ приобретает  правовую функцию при его использовании  в качестве судебного доказательства).

       Документированная информация обладает большинством тех  же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить  на внешние и внутренние, а среди  внешних свойств выделить три  группы в зависимости от объекта  взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или  явления, которое она отражает⁶.

       Однако, наряду с общими свойствами, документированная  информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

       О степени полезности информации для  пользователя  говорит её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают такие как: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, актуальность, доступность, ценность, эргономичность. О некоторых из них мы уже говорили, но здесь рассмотрим их более подробно, включая остальные свойства.

         Релевантность в широком смысле - это мера соответствия получаемого  результата желаемому результату. То есть это способность информации  соответствовать запросу и нуждам  потребителя. С этим понятием  связанно другое важное свойство  документированной информации –  её ценность. Ценность документированной  информации в том, что она  облегчает путь приближения к  цели, экономит время и средства. Простым примером этому будет  турист в незнакомом городе. Ему  на много проще будет найти  нужную улицу, если у него  в руках карта этого города. В противном случае ему пришлось  бы спрашивать о дороге у  прохожих и к тому же есть  риск заблудиться. Карта в данном  случае выступает как документ  с зафиксированной информацией,  ценность которой может быть  измерена степенью приближения  к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. 

         Ценностью может обладать и  дезинформация, но лишь для  её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

       Под понятием полноты информации понимается её достаточность для принятия  решения. Она зависит как от полноты  данных, так и от наличия необходимых  методов.⁷ При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

       С полнотой связана достоверность информации. Под ней понимается её соответствие объективной реальности (как текущей, так и прошедшей) окружающего мира. С увеличением полноты достоверность тоже увеличивается. На достоверность информации влияет как достоверность данных, так и адекватность методов её получения. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

       Свойство  достоверности информации имеет  важное значение в случаях её использования  для принятия решений. Недостоверная  и фальсифицированная информация может  приводить к решениям, имеющим  негативные последствия. Таким образом, достоверность относится к числу  наиболее значимых свойств документированной  информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

       Ещё одним важным свойством является актуальность- это степень соответствия информации текущему моменту времени. Это свойство также схоже со свойством  новизны. Информация, со временем утратив  новизну, перестаёт быть актуальной.

       Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. мера возможности получить ту или иную информацию.

       Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

       Наконец, важным свойством документированной  информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

       Адекватность  информации иногда ошибочно путают с  достоверностью. Это совершенно разные свойства. Можно привести пример адекватной, но недостоверной информации. Так, например, если первого апреля в газете появится заведомо ложное сообщение, то его можно  считать адекватным. Адекватно толковать  его не как информационное, а как  развлекательное. То же сообщение, опубликованное второго апреля, будет и недостоверным, и неадекватным.⁸

       Так же существуют внутренние свойства документированной  информации. Они включают в себя её объём, внутреннюю структуру и  организацию. 

       2.2 Информационные ресурсы и источники  информации 

       В любой области деятельности все  начинается с организации системы  сбора и обработки (анализа) информации. Важнейшим источником информации, как  мы уже говорили,  является документ. Все имеющиеся запасы информации называют информационными ресурсами.