Поняття документаційного забезпечення установи

У такий спосіб організовують пункти розпорядчої  частини, що містять конкретні доручення:

• назва посади, прізвище, ініціали виконавця або  виконавців (хто має виконати доручення?);

• доручення (що зробити?);

• термін виконання  доручення (коли?).

НАКАЗУЮ:

1. Керівникові  проектного відділу № 2 КОЛОМІЙЦЮ  М. І. у термін до 21 травня 2007 року забезпечити доопрацювання проектної документації відповідно до зауважень замовника і передати на узгодження.

 

Вибір граматичної  та структурної схеми залежить від  характеру документованої інформації. Перевага зазвичай надається першій структурно-логічній формі – категорично-наказовій, що вмотивовується логічно наголошеним інфінітивом. Друга схема часом породжує двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим паче розпорядчих.

Термін виконання реалізують такими граматичними формами (з… до; з… по, до…; на час складання звіту; постійно тощо).

Вказівку про  виконавця організовують через:

• узаконений відступ від послідовного викладу, графічно оформлені дужки: (відповідальний – посада, прізвище ініціали посадової особи) – у такий спосіб зберігається послідовність викладу;
• давальний відмінок посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця або зазначення міністерства, структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:

Наказ набирає чинності з 11 жовтня 2009 року.

Виконавцем  може бути зазначено структурний  підрозділ. Тоді в дужках подають  прізвище його керівника, який для виконання цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців.

Наприклад:

НАКАЗУЮ:

2. Юридичному  управлінню (ЗАРУДНИЙ О. Б.) подати  Положення про експертну раду  з питань використання коштів  резерву та Інструкцію про застосування Порядку формування та використання коштів резерву Пенсійного фонду на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

 

До такого способу  вдаються лише в організаціях 1–2-ї  категорії з великим обсягом  документообігу, а також, коли неможливо відразу визначити відповідального виконавця.

Зауважимо, якщо проектом наказу (розпорядження) цілком або частково скасовуються раніше видані документи з того самого питання, то в передостанньому пункті проекту  документа слід їх перелічити, наприклад:

НАКАЗУЮ:

5. Уважати  таким, що втратив чинність, наказ  Держкомархіву України «Про затвердження цін на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах» від 12 червня 2002 року № 165.

 

До наказу не слід записувати пункт «Наказ довести до відома...». Підрозділи (посадовців), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають в списку розсилань, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Логічної та структурної завершеності розпорядчій  частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

• Контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);
• Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Ця форма  інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на його вагомості та необхідності беззаперечного виконання. Конкретні, юридично владні приписи суб'єктів управління, так звані регулюючі рішення, зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

Проникнути в прагматику членування тексту – завдання складне, зрозуміти ж написане, те, що приховано за словами, як зазначала М. Цвєтаєва, – своєрідна співтворчість. Саме тому слід переконатися, що проект наказу (розпорядження) написано чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Пам'ятайте, що варто дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) терміни слід уживати лише в разі потреби, і лише загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і скорочені назви організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосовувати неоднакові, хоча і рівнозначні, терміни для позначення одного й того самого поняття. Недоречно вживати в наказі (розпорядженні) побажання і вирази типу: «підняти рівень», «звернути увагу», «посилити контроль» тощо.

Недотримання  зазначених норм спричиняє неадекватну  інтерпретацію повідомлення, неправильне  його тлумачення і, як наслідок – навіть невиконання наказу через неузгодженість дій.

 

Висновки

 

В даній курсовій роботі була розкрита тема: «Накази - основна форма документування розпорядчої діяльності на підприємствах»

Було розглянуто основні поняття документаційного забезпечення установи; надана характеристика розпорядчим документам; розглянуто поняття наказ, та наведена його класифікація; досліджено процес складання та оформлення наказів; розглянути моменти організування тексту наказів.

З проведеного  дослідження можна зробити наступні висновки:

Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції.

Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного  підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Накази за змістом поділяються на такі види:

- з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганiзацiї митного органу чи структурного пiдроздiлу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

- кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

- про надання відпусток;

- про відрядження.

Наказ має містити обов’язкові реквізити (малий Державний герб України, найменування митного органу - автора документа, найменування виду документа (наказ), місце розташування митного органу, дату, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, i візи погодження).

Заголовок до тексту має мiстити короткий i ємний виклад змiсту документа, граматично узгоджуватися  з назвою документа, формуватися  за допомогою вiддiєслiвного iменника й вiдповiдати на питання "про що?".

Текст наказу викладається державною мовою.

Текст наказу складається  з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючiй  частинi викладаються факти й обставини, якi є пiдставою для видання  наказу; у розпорядчiй - перелiчуються  заходи, якi належить здiйснити.

Розпорядча  частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується з  нульової позицiї та окремо вiд наступного тексту. Текст цiєї частини викладається в наказовiй формi та при потребi подiляється на пункти, якi нумеруються  арабськими цифрами.

Якщо наказ видається на пiдставi нормативно-правового акта або розпорядчого документа органу вищого рiвня, то в констатуючій частині зазначаються найменування виду цього документа, його дата, номер i назва.

Кожний пункт  наказу визначає будь-яке конкретне  завдання, при цьому, як правило, зазначаються посадова особа, вiдповiдальна за виконання цього завдання, та термiн виконання. Виконавцями також можуть бути митнi органи або їх структурнi пiдроздiли. Кожний пункт наказу повинен мати повний i закiнчений змiст. Якщо в наказi потрiбно навести перелiки осiб, органiв, робiт, таблицi, зразки документiв, бланкiв, схем, то їх, як правило, розмiщують у додатках. У вiдповiдних пунктах наказу на цi додатки даються посилання.

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів.

Список використаних джерел

 

1. Конституція України: Прийнята на п'ятий сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року // Голос України, 1996, 13 липня.
2. ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.
3. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.
4. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94.— [Чинний від 1995-07-01]. — К.: Держстандарт України, 1994.
5. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення: ДСТУ 2737-94. — [Чинний від 1995-07-01]. — К.: Держстандарт України, 1994.
6. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94. — [Чинний від 1995-01-01]. — К.: Держстандарт України, 1994.
7. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги: ДСТУ 2395-94. — [Чинний від 1995-01-01]. — К.: Держстандарт України, 1994.
8. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення: ДСТУ 2628-94. — [Чинний від 1995-01-07]. — К.: Держстандарт України, 1994.
9. Закон України «Про підприємства в Україні» від 27.03.91, зі змін. І допов.
10. Наказ Головархіву України «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20 липня 1998 р. № 41 // Офіційний вісник України. - 1998. - № 38. - Ст. 1414.
11. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст. 1764.
12. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. - Ст. 50.
13. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» // Офіційний вісник України. - 1997. - № 4. - Ст. 202.
14. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153.
15. Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави: Постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.98.
16. Блощинська В.А., Сучасне діловодство. Навчальний посібник. Видавництво: ЦУЛ, 2005 р.
17. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-е вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.
18. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / М. Ю. Демин. — СПб.: Питер, 2008.
19. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — М.: ТЕ Велби, Проспект, 2009.
20. Дубов Д.В., Основи електронного урядування. Навчальний посібник рекомендовано МОН України. Видавництво: ЦУЛ, 2006 р., 176 cтр.
21. Іванова Т.В.,  Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навчальний посібник рекомендовано МОН України. Видавництво: ЦУЛ, 2007 рік, 360 с.
22. Козоріз В. П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посібник. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.
23. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.
24. Л. В. Щур-Труханович Организация труда кадровиков Серия: Библиотека журнала «Кадры  предприятия»,  2008
25. Л. К. Радзієвська, С.Г. Пасічник-НОТАРІАТ В УКРАЇНІ,2007
26. Лень В.С., Звітність підприємств. Підручник затверджено МОН України Видавництво: ЦУЛ, 2006 р., 612 cтр.
27. Макух Я. Д., Залуцький І. Р.  Кадрове діловодство Навч. посіб. - К.: Знання, 2006. - 143 с.
28. Матвєєва В. Кадрова документація. — Х.: Фактор, 2003.
29. Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. - К., 1997 - 18 с.
30. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». - К.: УНДІАСД, 2004. - 62 с.
31. Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. - К., 1997 - 18 с.
32. Павлик П.М., Процесуальна документація. Навчальний посібник рекомендовано МОН України. Видавництво: ЦУЛ, 2007 р., 464 cтр.
33. Палеха Ю.І. Управлінське документування. — Ч. 2. Організація кадрового діловодства. — К.: Європейський ун-т, 2003.
34. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. — К.: КНТ, 2004.
35. Російсько-український словник: Сфера ділового спілкування / Уклад.: В. М. Брицин, О. О. Тараненко. — К.: Пожінформтехніка, 2007. — 448 с.
36. Скібіцька Л.І.  Діловодство. Навчальний посібник  Видавництво: ЦУЛ 2006 р, .c. 224,
37. Тугаєнко-Сєряк С.М. Довідник службовця. — К.: А. С. К., 2000.
38. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. — К.: Довіра, 2003.
39. Шиманський Ф.В. Діловодство в правоохоронних органах України: Навч. посіб. — Одеса: Юрид. літ., 2003.

 

Додаток 1.

Зразок наказу із загальних питань:

Додаток 2.

Зразок наказу про особовий склад:

Додаток 3.

 

 

Наприклад:

 

На період створення  Київського міського управління в справах  захисту прав споживачів у м. Києві налічувалося близько 3 тис. торговельних підприємств, які перебували в державній власності. Із розвитком ринкових відносин почали з'являтися нові суб'єкти підприємницької діяльності з різноманітними формами власності, серед них спільні з іноземними інвестиціями. На цей час кількість суб'єктів підприємницької діяльності в м. Києві налічується понад 100 тис. Великого розвитку досягли форми і методи управління цими суб'єктами, що потребує від Київського міського управління в справах захисту прав споживачів нових підходів до вирішення поставлених державою завдань та пошуку нових відносин з іншими місцевими органами виконавчої влади. Оскільки управління розміщується в столиці України та щороку збільшується його вплив щодо вирішення соціальних проблем у м. Києві, Київська міська державна адміністрація звернулася з проханням до Держспоживзахисту про надання Київському управлінню у справах захисту прав споживачів статусу Головного.

З огляду на викладене  вище

НАКАЗУЮ:

Утім, констатуючої частини може не бути, якщо дії, пропоновані до виконання, не потребують роз'яснення.