Поняття документаційного забезпечення установи

На підставі зазначеного вище, з урахуванням  меж груп, застосовуваних для реєстрації документів, унормованих підпунктом 3.3.5 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі – Інструкція № 1153), та наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 9 жовтня 1995 року № 253, можемо констатувати, що до наказів з особового складу належать накази:

• про прийняття на роботу;
• переведення на іншу роботу;
• сумісництво працівників;
• звільнення (припинення трудового договору);
• надання відпустки;
• заохочення;
• накладення дисциплінарного стягнення;
• матеріальну допомогу.

Наказами з  основної діяльності документують питання:

• фінансово-господарської діяльності підприємств;
• відкриття філій;
• організації структурних підрозділів, розподіл посадових обов'язків;
• режим роботи підприємства;
• фінансування певних програм, проектів;
• внесення змін та доповнень до штатного розпису та безліч інших управлінських ситуацій, які потребують документного вирішення.

Отже, накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення  і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються. У наказах з особового складу (оформлення відряджень, відпусток, призначень, переміщень і т. ін.) міститься посилання на документи, які стали приводом до складання наказу. Накази записують у книгу наказів чи передруковують у кількох примірниках, оригінал підшивають у спеціальну папку, а копії передають усім зацікавленим службам господарства.

Накази з  основної діяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про  ухвали вищестоящих органів повинні  видаватися лише тоді, коли необхідно  накреслити конкретні заходи, визначити  відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він  загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок.

Накази можуть бути нормативними індивідуальними, та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний  безособовий (оскільки маються на увазі  не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Наказ про преміювання  однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Отже, наказ  є важливішим розпорядчим документом, який застосовується частіше інших документів на практиці  управління. Накази видаються керівниками підприємств та діють на основі єдино начала.

2.2. Складання наказів

 

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов’язково погоджується з усіма  зацікавленими особами даної  установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу.

До проекту  наказу додаються документи обґрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов’язків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники  підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких ґрунтується на принципі єдиноначальності.

У відповідності  до законодавства накази видають  міністри керівники центральних  галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад  народних депутатів, а також промислових виробничих об’єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов’язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Таким чином, наказ  має не тільки адміністративно-правове, але й виховне значення, тому його формулювання повинні відрізнятися точністю й високим рівнем культури вислову.

 

2.2.1. Складання наказів з основної діяльності

 

Накази з основної діяльності видають (додаток 1):

• на виконання нормативно-правових актів вищих органів влади і управління;
• для здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані ініціативні накази. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у межах самого підприємства.

Складаючи проект наказу, потрібно:

• погоджувати пропозиції, що утримуються в ньому, з раніше виданими із цього питання документами, щоб уникнути повторень або протиріч;
• викладати текст коротко, послідовно, чітко, не допускаючи можливості його подвійного тлумачення;
• призначати конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень;
• забезпечувати юридично правильне (однозначне) написання назв підприємств і посад, що згадуються в ньому;
• зазначати посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження);
• дотримувати терміни підготовки проектів розпорядчих документів, установлені керівництвом організації;
• вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили чинність.

Проект наказу погоджується із заступником керівника  організації, куратором питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосується пункти наказу, із юристом організації, що засвідчує узгодження цього документика з правовими актами та розпорядженнями вищих установ.

Накази з основної діяльності видаються при реорганізації, ліквідації установи, твердженні й зміні структури й штатів, з метою твердження й (або) введення в дію документа (положень, інструкцій, правил, регламентів і ін.), при необхідності регулювання питань фінансування, матеріально-технічного забезпечення, науково-технічної політики, інформаційного й документаційного забезпечення.

2.2.2. Складання наказів з особового  складу

 

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо (додаток 2).

Рекомендується  починати кожний пункт наказу словами, які позначають конкретну дію, спрямовану наказом:

«Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку»,

«Надати відпустку»

 Далі, щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їх посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд та інше), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їх прізвища називаються в алфавітному порядку.

Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочення працівників.

2.3. Оформлення наказів

 

Накази оформлюють за допомогою друкарських засобів  на загальному чи спеціальному бланку установи або ж чистих аркушах паперу формату А4. Переважне розміщення реквізитів – поздовжнє центроване.

До їх складу належать:

• зображення Державного герба України (для державних установ) – реквізит 01;
• зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) – реквізит 02;
• назва організації вищого рівня (реквізит 06), оформлюють залежно від відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб – за рішенням установи;
• назва організації – автора документа (повна чи скорочена) (реквізит 07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);
• назва структурного підрозділу або територіального відділення філії (реквізит 08), посадової особи – зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа;
• назва виду документа (реквізит 10), оформлюють великими літерами, не роблячи відступу від межі лівого берега;
• дата (реквізит 11) наказу має бути проставлена від руки в день, коли його підписав керівник, затверджуючи розпорядчий документ, під час заповнення трафаретної форми, поданої від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці. В організаціях з великим обсягом документообігу і великою кількістю документів, що проходять через керівництво, дату на наказах дозволено проставляти працівникові служби діловодства під час їхньої реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, щоб дата наказу відповідала дневі, коли його було фактично підписано, а отже, нагальною є вимога реєструвати документ того самого дня;
• реєстраційний індекс (реквізит 12) складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.

Наприклад:

№ 171 або № 171/01, де 171 – порядковий номер наказу, 01 – індекс структурного підрозділу («Адміністрація», «Загальний відділ» тощо) відповідно до номенклатури справ чи переліку структурних підрозділів;

• місце складення або видання документа (реквізит 14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому – без відступу, тобто від межі лівого берега;
• заголовок до тексту (реквізит 19) стисло відтворює основний зміст наказу. Граматична конструкція заголовку до тексту, даючи відповідь на запитання «про що?», розпочинається з прийменника «Про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад: Про надання... Про звільнення... Про затвердження... Про впровадження... Про створення... або іменника, що вказує на предмет (наприклад: Про звіт... Про заходи...), оформлюється від межі лівого берега. Зверніть увагу: неконкретні, занадто стислі заголовки до тексту не виконують своєї функції, адже не забезпечують у разі потреби ефективного пошуку документів;
• відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється в разі потреби від руки буквеним позначенням «К» чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;
• текст документа (реквізит 21);
• відмітка про наявність додатків до тексту (реквізит 22) проставляється в разі потреби. Коли обсяг інформації великий, у проекті наказу (розпорядженні) викладають лише основні питання, а конкретизовану інформацію подають у додатках до документа. Якщо є додатки (графіки, схеми, таблиці, списки, організаційно-правові документи – положення, інструкції, правила, регламенти тощо), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини роблять посилання: (додаток 1); (додаток 2) або: відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.

На документах-додатках у правому верхньому куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу (розпорядження) або окремого пункту документа належить додаток:

Додаток 2

до наказу генерального директора

від 5 жовтня 2009 року № 308

Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини роблять позначку: ...додається, а на самому додатку у верхньому правому куті розміщують гриф затвердження документа за формою, встановленою за Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003».