Поняття документаційного забезпечення установи

У проектах наказів (розпоряджень), що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація  сторінок, яка охоплює основний текст і всі додатки. Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати  відповідні назви (список, перелік, план заходів, графік тощо).

Кожен додаток на останньому аркуші додатка візує керівник підрозділу, що готував додаток до проекту  документа, або його вищий керівник;

• підпис (реквізит 23) оформлюють згідно з вимогами засвідчення документів за ДСТУ 4163-2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівникові організації, що діє на засадах єдиноначальності, а в разі його тривалої відсутності – особі, що виконує обов'язки керівника. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

Підпис може бути оформлено одним із таких способів:

Генеральний директор                     Підпис                           П. О. Любенко 

 або:

В. о. генерального

Директора                                         Підпис                       Д. В. Лопушний

 

Не допускається, щоб підписувала документ інша посадова особа, проставляючи перед назвою посади прийменник «за» або правобічну похилу риску;

• зовнішнє погодження (реквізит 24) здійснюється в разі потреби, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не лише однієї організації. Зовнішнє погодження може провадитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою в розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифа погодження;
• візи (реквізит 25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицевому, так і зворотному (якщо нема місця на лицевому) боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за потреби, додаткову оцінку: Зауваження і пропозиції додаю; Заперечую, що, в разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші додатка;

• прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону (реквізит 28), містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку в нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, окрім прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службового телефону, може містити інформацію про спрямування наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа можна оформляти й на окремому аркуші – «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, яким спрямовується примірник наказу. Цей реквізит можна не проставляти, якщо проект наказу зініціював та склав керівник підприємства;
• відмітка про виконання документа та направлення його до справи (реквізит 29), проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи;
• відмітка про наявність документа в електронній формі (реквізит 30), у разі потреби проставляють за допомогою нижнього колонтитула (команди: «Вид – Колонтитули – Нижній колонтитул – Вставити автотекст – Повна назва файлу») у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа;
• запис про державну реєстрацію (реквізит 32), оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади, щоб унести до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.

Для ознайомлення з наказом оформлюється список надсилань  у структурні підрозділи, який відповідальний виконавець має подати разом із проектом цього документа.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Візи треба  розташовувати нижче від підпису  керівника так:

 

Проект наказу внесено: начальник виробничого  відділу

    _____________________ І.К. Білоконь

Проект наказу погоджено:

 

Головний інженер         _____________________ М.В. Іллюшин

Головний юрисконсульт  ____________________ Л.Б. Чумак

 

У наказах з  основної діяльності, на відміну від  наказів з особового складу, зазвичай немає запису «З наказом ознайомлені». Свідченням цього є те, що задля погодження розробники візують проект документа, відповідальні ж виконавці одержують згідно з реєстром тиражований примірник наказу.

Лише в окремих  випадках, скажімо, з техніки безпеки  тощо, виникає потреба оформити окремий  аркуш ознайомлення. За взірець у  такому разі може прислужитися оформлювання аркуша погодження.

Варто також  пам'ятати, що керівники підприємств  персонально відповідають за склад, зберігання і правильне оформлення службових документів.

 

 

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗУВАННЯ ТЕКСТУ НАКАЗІВ

 

Чіткість організації  текстової частини виявляється  на всіх рівнях. Показовим у розпорядчих  документах є членування тексту, а  саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово виокремленні, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю від тексту загалом.

Тексти наказів мають бути пiдготовленi в редакторi WORD з використанням шрифту Times New Roman Cyr, розмiр 14, на бланках установленої форми формату А4.

Текст наказу з  основної діяльності складається з  двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина містить такі елементи:

• вступ - називаються причини видання наказу;
• доведення – переказано основі факти;
• висновок – викладено мету видання наказу.

Якщо підставою  для видання наказу є розпорядчий  документ вищої установи, то в констатуючій частині вказують назву , номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передають зміст того документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу.

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень.

У наказах  із різнопланових питань, з особового складу констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядчу  частину позначають словом «Наказую», вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія,  термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають особи, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Текст повинен  мати наказову форму викладу розпорядчої  частини. Зокрема, пропоновані до виконання  дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на…); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (Серйозні порушення виявлено…); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов’язаний…).

Як виконавці  звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст.. інженерові управління Бондаренку Г.О.).

Вступ спрямовує  думку реципієнта, дає обґрунтування  пропонованих дій, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення, одначе основної інформації не розкриває.

Структура вступу:

• анотація – перелік проблем, викладених в основному тексті;
• прагматичність – опис цільової установки наказу;
• концептуальність – деякі теоретичні і методологічні та інші положення, покладені в основу документа;
• енциклопедичність – опис робіт, що передували цій роботі, – на змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових аспектів констатуючої частини: підстави, мети, причини видання наказу.

Обґрунтуванням  дій може виступати:

• посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту;
• формулювання мети і завдань, що потребують вирішення підприємством;
• опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність  усіх названих вище ознак – підстави, мети, причини видання наказу –  у вступі не обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правові або організаційні документи: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції тощо. Мета та причини видання наказу зумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких створено документ.

Зв'язок між  повідомлюваними подіями у констатуючій частині здебільшого виявляється  усталеними прийменниковими конструкціями, дієприслівниковими зворотами тощо. Серед прийменникових конструкцій найуживанішими є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на впровадження тощо.

Позиційне (на початку  речення) розташування стандартних  дієприслівникових зворотів і дієприслівників, що також досить часто слугує для  зв'язку частин тексту розпорядчих документів, можемо проілюструвати такими прикладами: Виконуючи... Впроваджуючи... Вивчивши та узагальнивши... Заслухавши й обговоривши... Розглянувши... Виконуючи вимоги... Беручи до уваги... Враховуючи... Посилаючись... тощо.

Наприклад:

Розглянувши заяви та документи, подані до Державної  комісії з цінних паперів та фондового  ринку на видачу ліцензії на здійснення професійної діяльності на ринку  цінних паперів відповідно до Ліцензійних  умов провадження професійної діяльності на ринку цінних паперів, затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики та підприємництва від 14 березня 2001 року № 49 та рішенням Комісії від 14 березня 2001 року № 60,

НАКАЗУЮ:

Більше  того, текстоутворювальна функція може реалізуватися графічно – розбиттям одного речення на абзаци, кожен із яких розпочинається дієприслівниковим зворотом та поєднанням цих двох мовних засобів.

Заслуговує  на увагу організація тексту у  формі розповіді про події, явища, факти об'єктивної дійсності із збереженням причинно-наслідкових зв'язків.

Організацію констатуючої частини як розповідь обирають тоді, коли треба повідомити, зберігаючи хронологічний перебіг подій, про  певну складну управлінську ситуацію, подію, що сталася, встановити причинно-наслідкові зв'язки, що зумовили подію, факт, явище. У цьому разі сполучними елементами констатуючої та розпорядчої частин знову ж таки є прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду на викладене вище, зважаючи на викладене вище тощо, – які оформлюють з абзацного відступу (приклад див. Додаток 3).

Розділовий  знак на межі констатуючої та розпорядчої  частин не проставляють, окрім випадків, коли це додатково зумовлюється правилами  пунктуації (скажімо, відокремлення  дієприслівникового звороту, що виступає єднальним елементом двох складових тексту).

Виокремленні нами три змістових ключових аспекти констатуючої частини – підстава, мета, причини видання наказу, – що реалізуються знову ж таки трьома способами організації констатуючої частини – за допомогою прийменникових конструкцій, дієприслівникових зворотів, а також тексту, організованого як розповідь, поєднуються своєрідним структурно-логічним сполучним елементом двох складових тексту розпорядчих документів, заразом – найбільшим виразником їх директивності: ключовими словами. Їх змінюють залежно від номіналу та виду номіналу розпорядчого документа.

Так, тексти наказів  підприємств, які діють на засадах одно осібності ухвалення рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини («НАКАЗУЮ:»).

На просторовому рівні ключові слова відокремлюються  двома міжрядковими інтервалами, окремим  рядком (від межі лівого берега), логічно  ж є продовженням мовленого в  констатуючій частині та першопочатком  розпорядчої частини. Доказовим  у цьому разі є аналіз пунктуації: немає жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова, двокрапка на межі ключове слово – розпорядча (основна) частина, що потребує додаткового пояснення (а саме? що?).

Розпорядча  частина має бути чітко структурована.

Рубрикація  тексту – неодмінна умова розпорядчих  документів. Кожний пункт наказу нумерується  арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується – назвою дії (в  інфінітиві) та строком виконання (за десятинною системою):

І. Відділові стилістики та культури української мови провести атестацію співробітників до 17.10.2009 року. 

 

Значна за кількістю  пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

Супроводжувана  подвійними чи й потрійними арабськими цифровими позначеннями, рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин висловлювання. І хоч на перший погляд кожен із пунктів розпорядчої частини здається авто семантичним, утім у такому членуванні чітко, як і має бути, простежується концепція укладача щодо підпорядкованості рубрик. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних повідомлень властиво вкласти якомога більше логічно структурованої інформації в найменшу кількість рядків.

Пункти розпорядчої  частини можуть містити конкретні доручення або положення організаційного характеру.

Доручення формулюють у такий спосіб:

– доручається (що зробити?);

– термін виконання доручення (коли?);

– назва  посади, прізвище, ініціали виконавця  або виконавців (хто має виконати доручення?).

 

НАКАЗУЮ:

1. Провести  документальну планову перевірку  фінансово-господарської діяльності  підприємства за період з 1 січня 2009 року по 31 грудня 2009 року (відповідальний – заступник директора департаменту Возій О. Л.).

Відповіді на три  ключових аспекти кожного пункту розпорядчої частини: зміст завдання (що зробити?), термін виконання (до якого часу, коли?), відповідальний виконавець (хто має зробити?) можуть реалізуватися за іншою структурно-логічною схемою.