Понятие «документ» и его развитие

В настоящее  время объемы информации удваиваются  каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек  в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В  нынешних экономических условиях, когда  очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

Создание  законодательной основы использования  информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

В статье 2 действующего с 1995 г. Федерального закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации»¹³ информация рассматривается как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечественные  Государственные стандарты терминов и определений.

Первый  государственный стандарт такого рода у нас в стране был утвержден  еще в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)¹⁴. В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т.п.

После переработки  в 1983 г . появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)¹⁵, в котором было записано, что «документ – материальный объект, с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие  социально-политические и экономические  преобразования в России в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТе (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)¹⁶ определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.

Здесь нашла  отражение прежде всего информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. В результате документирования происходит как бы материализация, освещение информации. Будучи закрепленной на материальном носителе или даже привязанной к нему, информация тем самым обособляется от его создателя. «Документированная информация есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности»¹⁷.

В законах  РФ «Об обязательном экземпляре документов»  и «О библиотечном деле» документ определяется как материальный объект с зафиксированной на нем информацией  в виде текста, звукозаписи или  изображения, предназначенный для  передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования. В законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется термин «архивный документ». Это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению с силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Определения документа в отечественных законодательных  и нормативных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность. В другом случае документ определяется как записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций.

В законе США «Об электронных подписях в международной и национальной коммерции» под документом понимается информация, которая начертана на осязаемом носителе и представлена в постижимой форме. Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительствующих и судебных учреждений США следующего определения: «Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретенной в будущем»¹⁸.

Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уделяется достаточно внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться нежелательными юридическими, экономическими и иными последствиями для участников коммуникативного процесса, прежде всего в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих практических сферах деятельности (делопроизводственной, архивной, библиотечной).

Вместе  с тем нельзя не заметить, что  ориентация терминологических стандартов на практику работы с документами  потребовала известного сужения  границ понятия документа. В частности, в стандартизованном определении  документа, предназначенном для  отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен еще и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как обязательный элемент оформления официального документа. Тем саамы была проведена четкая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Теперь  стоит подробнее поговорить о  том, что же представляет собой документ на современном этапе. Мы уже определили, что документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹⁹.

Это же определение  дано и в государственном стандарте  на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.²⁰

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.¹

Среди них  особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ  возник, прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого  определения следует, что орган  управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать  при его подготовке действующие  нормы законодательства;

- издавать  документы только в пределах  своей компетенции;

- соблюдать  действующие в определенное время  общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу  наиболее юридически значимых реквизитов относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения  юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово  «заявление», текст (предмет или  причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.²¹

И наконец, стоит поговорить о самом новом, еще почти незнакомом понятии как электронный документ.

Пропорционально  развитию, расширению и увеличению влияния сети Интернет на внесетевую деятельность, возрастает значение размещенных  в Интернет материалов. Все чаще виртуальные документы становятся предметом обсуждения и источником аргументации: на них постоянно ссылаются  печатные и электронные средства массовой информации, почерпнутыми в  Интернет данными все чаще оперируют  авторы публицистических статей и научных  монографий. Однако сам статус, описание и корректное цитирование размещенных  в сети источников до настоящего времени  является одной из наиболее сложных  задач. Правильное оформление ссылок на ресурсы сети является серьезной  проблемой.

Трудности обусловлены несколькими причинами. Во-первых, в Интернет возникли совершенно новые виды документов. Благодаря  сети, в обиход человечества, помимо привычных печатных книг, журналов и газет, прочно вошли web-страницы, сообщения  в форумах и группах новостей по интересам, электронные письма. Главная  особенность всех этих типов документов - цифровая природа. Большая часть  из них не существует в виде бумажных версий, что создает недоверие  к ним, несмотря на то, что многие из этих документы представляют немалый  интерес.