Понятие «документ» и его развитие

В последнее  время, когда широко используются фотографические, киносъемочные, звукозаписывающие аппараты и иные технические средства для отображения, запечатления фактов, сохранения и передачи различной информации, документом перестало считаться только то, что именно представлено в письменной форме. Документы, таким образом, стали представлять собой предметы материального мира, на которых или с помощью которых искусственно закрепляются (фиксируются) сведения об определенных фактах. По способу фиксации таких сведений документы могут быть письменные (протоколы, справки), графические (карта, чертеж), фотографические (фотодокументы), кинематографические (кинохроника) и иные (слепки со следов, оттиски пальцев рук и т. д.). При традиционном определении документа как письменного акта объективно суживаются возможности установления истины, не учитываются новейшие научно-технические достижения, позволяющие разными способами фиксировать информацию.

Однако  данные нововведения в понятия «документ» ни коем образом не могут соотноситься с правовой отраслью. Следует обратить внимание и на то, что в нормативных  актах термин «документ» не применяется  к предметам без письменного  текста, к различного рода вещам и явлениям, выступающим в роли искусственных или естественных знаков, а также к письменным актам, которые закон (уже по другим основаниям) не считает документами. В документе излагаются сведения о фактах, удостоверяются факты, имеющие юридическое значение, подтверждаются права и обязанности учреждений, организаций, граждан. Поэтому необходимо, чтобы определенная мысль, выраженная в документе, была правильно понята всеми, для кого документ предназначен.

Фотографии  различных объектов, видео с запечатленными на них событиями или действиями, предметы и вещи со следами или их копии и т. п., представляют собой не сведения, не сообщения человека, не изложение его мыслей о свойствах объектов, а отображения объектов, предметов, событий, действий или сами предметы, вещи с присущими им свойствами. Взятые сами по себе (в отрыве от множества их состояний и вне организованной системы) предметы и их отображения ничего не доказывают, не удостоверяют каких-либо фактов, не подтверждают прав и обязанностей. К тому же их свойства могут по-разному восприниматься и неоднозначно истолковываться различными лицами.

Фотографические, кинематографические, графические  и другие подобного рода способы  «фиксации информации» используются (часто широко) предприятиями, учреждениями, организациями в их оперативной деятельности (запись речей, сведений, переговоров на магнитную ленту; фотографирование объектов, предметов, лиц; киносъемка технологических процессов; изготовление чертежей, схем, графиков и др.), а также гражданами (изготовление фотоальбомов; запись на магнитофоне и отправление «говорящего письма» и др.). Однако применение названных способов не порождает документов. Сохраненная такими способами информация имеет значение для строго определенного круга лиц и непонятна без дополнительных пояснений другим лицам. Документом применительно к этим случаям явится письменный акт (докладная записка, протокол, справка), в котором будет «расшифрована» полученная информация путем письменного изложения сведений об определенных фактах либо их удостоверения.

Использование в необходимых случаях в документах планов, схем, чертежей, фотоснимков  делает предметным излагаемые сведения, повышает удостоверительную ценность документа. По тем же соображениям иногда план, чертеж, фотография становятся обязательным реквизитом документа: фотокарточка лица на паспорте, план передаваемого во временное пользование участка земли в договоре, чертеж возводимого строения в договоре подряда и др. Они составят часть документа независимо от того, что в одних случаях будут помещены вместе с письменным текстом, тогда как в других — приложены к нему. Вместе с тем графические, фотографические изображения, взятые сами по себе, документами не являются. В свою очередь и письменное изложение сведений об объекте или личности, рассматриваемое изолированно, нельзя признать документом, поскольку оно становится или беспредметным, или непонятным, или бездоказательным. Ни чертеж, ни пояснительная к нему записка, взятые отдельно документами не являются, так же как и фотография лица и сведения о личности в отрыве друг от друга не образуют документа (паспорта).

В сфере  управления документ исследуется главным  образом как средство фиксации и  передачи управленческих решений. От государственных и общественных организаций и их должностных лиц могут исходить документы, в которых излагаются сведения об их деятельности и ее результатах и о деятельности иных организаций, а также граждан, на которых эта деятельность распространяется или в которой последние принимают участие, а также документы о тех или иных фактах, удостоверение которых входит в их компетенцию.¹⁰ Компетенция государственных и общественных организаций по изложению сведений и удостоверению фактов очерчивается, как правило, пределами их функций. Письменный акт, исходящий от некомпетентного органа, документом не является.

Большинство документов правового характера  составляется государственными и общественными  организациями, должностными лицами и  представителями общественности. Круг видов документов, исходящих от граждан, сравнительно небольшой. В него входят различные договоры, деловые бумаги, доверенности, завещания и другие аналогичные документы, которые составлялись гражданами или в составлении которых они принимали участие. В этих документах фиксируются действия, волеизъявления граждан, направленные на возникновение, развитие и прекращение правоотношений. На документы частного характера также распространяется требование компетентности их авторов: письменный акт, составленный ненадлежащим лицом или лицом, превысившим свои правомочия, не приобретает значения документа. От граждан не могут исходить документы, в которых бы они удостоверяли любые факты, не связанные непосредственно с реализацией их прав и обязанностей.

Требование  компетентности автора документа предполагает определенность, известность органа или лица, от которого документ исходит. Поэтому письменный акт анонимного характера, никем не подписанный, не может признаваться документом.

Все названные  требования, предъявляемые к форме  и автору документа, оправдываются  и определяются специфическим содержанием  документа, его целевым назначением. Они призваны обеспечить выражение  действительного содержания документа, цели его составления.

Письменный  акт определенной формы, исходящий  от компетентных органов или надлежащих лиц, становится документом, если в  нем излагаются сведения о фактах или удостоверяются факты, имеющие  юридическое значение. Документ предназначен фиксировать или удостоверять такие  факты и тем самым свидетельствовать  о них. Предназначенность документа  — обязательный его признак.

Такого  понимание документа в правовой сфере. Исходя из всего этого нужно четко понимать границу в употреблении и понимания термина «документ» в различных отраслях, потому что то, что считается документом в широком смысле его понимания, уже не считается таковым применительно к отдельной отрасли (например, к отрасли права).

В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. Основным дискуссионным вопросом в данном случае является определение того момента, когда документ становится историческим источником. Большинство ученых рассматривают архивный документ как исторический источник, независимо от того, востребован он историком или нет, аргументируя это тем, что ретроспективная информация существует объективно, и в противном случае деятельность архивиста становится бессмысленной. С другой стороны, некоторые из ученых считают, что «архивный документ становится историческим источником только тогда, когда он становится публичным, т. е. известным и равнодоступным»¹¹.

В специальной  литературе 60-70-х годов можно найти  суждения, высказанные (прямо или  косвенно) по этому вопросу известными источниковедами и архивистами. Вот, что писал К. Г. Митяев: "Основную массу исторических источников обычно собирают и хранят архивы. Они же организуют источники для использования, создают необходимый аппарат  розыскания и атрибутации документов. До того, как источники попадают в руки исследователей, становятся объектом источниковедческого анализа, они проходят через руки, мозг архивиста. Архивист в силу своей специальности  всегда историк, историк-источниковед, служащий и настоящему и будущему». Несмотря на то, что сам источниковедческий анализ архивного документа выделяется здесь как особая стадия его существования, постулируется положение, что до этой стадии он является источником. Этому  способствовало также утверждение, распространенное в среде архивистов, что экспертиза ценности документальных материалов, их отбор на государственное  хранение является начальной стадией  источниковедческого исследования. Иная точка зрения была высказана  С. О. Шмидтом и заключалась в том, что исторический источник становится собственно историческим источником лишь тогда, когда делается объектом изучения. Для предшествующей этому фазы им используется понятие потенциального исторического источника или «предысточника». Эти мысли поддержал В. Н. Автократов, заметив также, что вне источниковедческого исследования документ — «мертвый» реликт, вещь ничего не говорящая об отраженных в нем событиях прошлого.

Архивный  документ — «предысточник» и архивный документ — исторический источник являются состояниями одного и того же объекта с одинаковыми свойствами. Главным из них является свойство отражения в документе информации о прошлом. Архивный документ — «предысточник» имеет лишь свойства исторического  источника, однако до реализации их исследователем таковым не является. Только в результате источниковедческого изучения архивного  документа раскрываются его свойства как исторического источника и формулируется характеристика этих свойств.

Собственно  любой документ может стать источником информации о прошлом, учитывая неопределенность в разделении времени на «прошлое»  и «настоящее». В этом контексте  понятие «ретроспективная документная  информация» является весьма условным. И все же для документальных систем есть критерий, который (возможно также  с определенной долей условности) проводит такую границу. Это время, когда документ (имеется в виду конкретный документ) перестает выполнять ту основную функцию, ради которой он был создан.

Рассматривая  эти ситуации в коммуникативном  аспекте, В. Н. Автократов обозначает данные превращения документа как «вещи  для нас» (фаза использования по целевому назначения) в «вещь в  себе» (фаза архивного хранения) и  снова в «вещь для нас» (фаза использования как исторического  источника). Разделение документов на «динамические» и «статические» по состоянию выполнения целевого назначения создает две концепции документа как источника информации и соответственно две группы научных дисциплин, каждая из которых рассматривает документы с позиций соответствующей концепции. Так, «динамические» документы изучают информатика, документоведение, теория делопроизводства, журналистика, библиотековедение, библиографоведение, книговедение (кроме тех направлений, которые связаны с изучением истории объектов их исследования). «Статические» документы выступают как объекты исследования архивоведения, кодикологии, археографии, палеографии, дипломатики, текстологии и других специальных исторических дисциплин. В тоже время, в документ заложены оба свойства — быть источником оперативной и источником ретроспективной информации. В начальной стадии функционирования документа превалирует реализация первого свойства, а по мере старения документной информации все более возрастает потенциал второго. Завершение активного жизненного цикла документа характеризуется переводом его в состояние «предысточника».

Как мы уже  указывали, аргументом того, что архивный документ является историческим источником еще до его источниковедческого  исследования историком, выступает  утверждение об объективном существовании  ретроспективной документной информации. Во-первых, эта информация при источниковедческом исследовании часто требует интерпретации, поскольку существует в «неявном», «скрытом» виде и формулирование нового исторического факта есть следствие такой интерпретации.¹² Информация же документа в целом включает не только документную (т. е. содержание, текст документа), но и внетекстовые элементы — резолюции, маргиналии, оттиски печатей, филиграни, индексы, реквизиты бланка и др. Эти элементы часто являются составляющей объекта источниковедческого анализа или выступают самостоятельным объектом изучения. Во-вторых, архивный документ в процессе своего хранения может быть так и не использован как исторический источник, но, с другой стороны, служить основанием для решения юридических вопросов (например, связанных с правонаследием, правами собственности, выплатами компенсаций, пенсий и т. д.), привлекаться при проведении патентных исследований на научную новизну (анализ аналогов в архивных фондах научно-технической документации) или для анализа тенденции развития вопроса, составления научно-технических или управленческих прогнозов. Кстати, данные примеры показывают возможности кратковременного выполнения «статичным» документом функций «динамичного». В-третьих, следует учесть, что документ — это материальный объект, основной социальной функцией которого в обществе является хранение и передача информации в пространстве и времени. Понятие источника этимологически определяется через процесс «взятия», потребления информации, которое не мыслиться без читателя документа. Говоря об объективном существовании информации в документе, мы подразумеваем процесс ее хранения, т. е. реализацию первой составляющей основной социальной функции документа. Использование архивного документа как исторического источника — это реализация второй составляющей, т. е. процесса передачи информации (так и музейный экспонат становится таковым только в результате экспонирования, в запаснике он — музейный предмет — единица хранения).

Работа  историка в архиве с документом фиксирует  лишь первый этап источниковедческого  исследования, на котором он выявляет информацию о прошлом, зафиксированную  в источнике. Состояние информационной связи исследователя и источника  фиксируется только в его записях  и формально сам факт — в  листке использования дела. Собственно на данном этапе, как и на остальных  этапах исторического исследования, завершающегося научным описанием, все содержание работы с источником, характеристика документа как источника, содержание использованной информации остается скрытым, на уровне индивидуального  знания историка. Поэтому кроме факта  работы исследователя с архивным документом какие-либо данные, что он исторический источник, отсутствуют. Официально статус исторического источника  архивный документ получает, когда  информация о нем включается в каналы научной коммуникации (т. е. в публикацию научной статьи, монографии, материалов научной конференции, археографическую или же в текст доклада, сообщения на научной конференции). Однако следует отметить, что при изложении результатов исторического исследования автор научной публикации, как правило, лишь раскрывает содержание документной информации и обязательно дает ссылку с указанием поисковых данных (архив — фонд — опись - дело — страница).

Таким образом, архивы хранят документы как «предысточники», обладающие свойствами исторического  источника. Архивный документ прибывает  в состоянии исторического источника  в процессе его изучения для решения  задач исторического исследования. В фондах архивов также находятся  документы, имеющие официальный статус исторического источника после отражения информации о них в каналах научных коммуникаций.

В связи  с этим перед документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности  документов, стоит важная задача –  дать наиболее точное, обобщающее определение  понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чем свидетельствует  имеющееся многообразие дефиниций  и продолжающаяся дискуссия на эту  тему.

Сопоставив  и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной  литературе, можно остановиться на следующем определении понятия  документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам  документоведческой науки: Документ –  это информация, закрепленная на материальном носителе созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Ученые  будут и далее продолжать дискуссии  относительно содержания понятия документа  и более точного его определения. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе таких, как информация и документ.