Понятие «документ» и его развитие

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова «docere» - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века – и в русский язык.

На разных этапах истории и в разных странах  термину «документ» приписывалось  разное содержание. Как известно, любое  понятие – это представление  о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах  и явлениях, поскольку невозможно охватить все их признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений  происходит уточнение, расширение наших  представлений о них, а следовательно, происходит расширение, изменение, развитие самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.

В Древнем  Риме словом documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства.⁵ Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX века.

В России он был переведен Петром I именно как «письменное свидетельство», и на всем протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Можно сказать, что именно с Петра I в России нормализуется система документационного обеспечения и «дается жизнь» документам в общем смысле этого слова, при этом они в большинстве своем ассоциируются именно с делопроизводством. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами. Он подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Существенные изменения претерпевают в этот период и сами формы документов.

Петр I вместо столбцовой формы документов ввел тетрадную, которой мы продолжаем пользоваться и сегодня. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие. Для многих типовых документов разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало составлять документы.⁶

Постепенное накопление знаний о документах привело  в XIX веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине XX столетия в отечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954г., выделили исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе.

Между тем  за рубежом еще в начале XX века было предложено гораздо более широкое толкование понятия «документ». Бельгийский ученый Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культорологическом контексте. Документом он называл все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки, письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ, как пишет ученый, - кристаллизованная мысль⁷.

Следует отметить, что такое понимание документа нашло положительный отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале XX века Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном, в соответствующей статье было сформулировано определение «понятия» документ не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.

В некоторых  работах исследуется понятие  «научный документ», которое авторами часто трактуется расширительно. Так, у Г. Г. Фирсова в «Книгоописании и организации алфавитного каталога»  под «научным документом» понимался  материальный объект, содержащий закрепленную научную информацию, предназначенную  для ее передачи во времени и пространстве, и используемой в общественной практике. Более детализированное определение  было дано в монографии А. И. Михайлова, А. И. Черного, Р. С. Гиляревского «Научные коммуникации и информатика». Научный  документ выступает здесь как  исторически обусловленная разновидность  материального носителя, на котором  тем или иным способом закреплены (записаны) научные сведения (данные) или научная информация, причем научный  документ должен быть снабжен указанием  кем, где и когда он должен быть создан. В тоже время авторы отмечают, что в фактографических информационно-поисковых  системах под документом как объектом сбора, систематизации, хранения, поиска и выдачи можно понимать надлежащим образом оформленный текст или  его фрагмент. Позже родилась трактовка, в соответствии с которой научный документ — это любое сообщение о содержании и/или результатах научной и практической деятельности, обладающие определенной целостностью, логической завершенностью и носящие более или менее официальный характер (исходя от конкретного издателя, исследовательской организации и т.д.), с большим или меньшим применением приемов и изобразительных элементов и зафиксированные на каком-либо носителе с расчетом на непосредственное визуальное восприятие человека.

Между тем  в первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия информация. До этого времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые видели самое главное, существенное в документе – его информационную составляющую.

Однако  незавершенность научных представлений  об информации и, как следствие, наличие  многочисленных и разнообразных  суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться и на определении понятия  «документ».

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в  течение нескольких десятков лет  идет спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают ее наличие  в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том  числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получила название атрибутивной.

Другие  полагают, что информация появилась  лишь с возникновением жизни и  связывают ее с функционированием  самоорганизующихся систем, не признавая  наличия информации в неживой  природе (функциональная концепция). В  свою очередь, среди сторонников  второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых  системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю.Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутри вещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимается органами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно сознается как информация. Информация в сущности есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность»⁸. Однако информация может быть объективирована – в случае, если она фиксируется в знаковой форме на внешнем носителе.

Такое представление  объясняет, почему одно и то же сообщение  по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе. Антропоцентристы фактически отождествляют понятия  «информация» и «социальная информация».

Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного  и устоявшегося определения понятия  информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики  представлено четыре наиболее распространенных толкований этого понятия:

1) Информация  – это смысл полученного сообщения,  его интерпретация;

2) Информация  – это содержание сообщений,  а также само сообщение, данные;

3) Информация  – это третья составляющая  трех основ мироздания (материя,  энергия и информация);

4) Информация  – это то, что уменьшает неопределенность  события.

Однако  все авторы, в конечном счете, сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного  и технического процесса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В.Г. Афанасьева, представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлеченным в орбиту общественной жизни.

В свою очередь  социальную информацию обычно подразделяют на:

- массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);

- специальную  (научную, техническую, производственную, управленческую);

- личную (межличностную).

Именно  социальная информация связывается  с понятием документа.

Таким образом, из данной главы можно сделать вывод, что появление документов было необходимостью и социальной потребностью развивающегося человечества. К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.

Глава 2. Понятие «документ» на современном этапе развития

Задача  данной главы – рассмотреть разнородность  понятия современного документа, показать разные сферы употребления и применения документов, что повлекли за собой  и изменения в понятии «документ».

Вместе  с тем определения понятия  «документ» в различных науках имеют  существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее  широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как  материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. В результате под это определение подпадало  необъятное множество объектов, так  как в природе фактически любой  материал содержит какую-либо информацию.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении  понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. К примеру, применительно к административному делопроизводству, документами признаются только письменные акты определенного содержания и назначения (законы, акты управления, протоколы, письма, донесения и др.). Из них выделяются «служебные документы» - соответствующим образом оформленные акты, создающиеся в процессе и с целью осуществления государственным учреждением своих функций и обладающие обязательной силой для своего аппарата, подведомственных учреждений, предприятий и соприкасающихся с этим учреждением граждан. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

Документы основаны на нормах права, соответствуют  им, но нормативными актами не являются. Документы — акты применения права, способы удостоверения или изложения  фактов, имеющих юридическое значение. Они содержат индивидуальные предписания органов государства (решения и приговоры суда, приказы и распоряжения руководителей ведомств, учреждений по конкретно-индивидуальному делу и др.), волеизъявления юридических лиц и граждан, направленные на установление, изменение и прекращение определенного правоотношения (завещания, договоры подряда, комиссии, займа и др.), сведения о личности (паспорта, свидетельства о рождении, справки о составе семьи и др.), сведения о наличии или отсутствии событий, обстоятельств, фактов (справки о состоянии дел, платежные ведомости, протоколы заседаний, акты ревизий, техническая документация строящегося объекта и др.).

Для правоприменительной  деятельности особое значение имеет  разграничение документов и нормативных  актов. Без четкого определения  нормативных актов правоприменительная  деятельность не может осуществляться в полном соответствии с принципом  социалистической законности. Значительно  сложнее отграничить документы в их правовом смысле от всех других предметов и письменных актов, также содержащих ту или иную информацию.⁹

В законодательстве признаки документа описываются  различно, и выделяются такие, с которыми связывается их использование в  той или иной отрасли права. Один и тот же документ может выступать  в различных аспектах, играть разную роль в ряде отраслей права. Так, трудовая книжка при различных обстоятельствах  может играть роль: основного официального документа, удостоверяющего трудовую деятельность рабочего или служащего (в трудовом праве); предмета преступления или средства совершения преступления (в уголовном праве); вещественного  доказательства или иного документа (в уголовно-процессуальном праве); письменного или вещественного доказательства (в гражданско-процессуальном праве). Соответственно будут иметь значение: для трудового права — все признаки, определяющие содержание и форму трудовой книжки; для уголовного права — характеристика трудовой книжки как важного личного документа; для уголовно-процессуального права — принадлежность трудовой книжки определенному лицу, если она обнаружена на месте происшествия и выступает в качестве вещественного доказательства, или некоторые (или все) сделанные в ней записи, надлежащим образом оформленные, если трудовая книжка имеет значение доказательства-документа, и т. д.