Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

       Номенклатура  составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

       Номенклатура  дел структурного подразделения  должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

       Номенклатура  дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

       Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

       Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они  помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента  появления в нем первого исполненного документа.

       Правильное  распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

       Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

       Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой  последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой  информации.

       Документы систематизируются в делах в  соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

       Чаще  других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

       При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

       В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

       Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и  т.д. в личное дело не подшивают, так  ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

       Наряду  с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

•   в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

•   каждый  документ,   помещенный  в  дело,  должен  быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов  и других  нормативных актов.  Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

•   в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

•   документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

•   в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

•   документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

       Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется  на тома. Количество томов каждого  дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. 

3. Правила хранения дел.

       Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

       Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света.

       Дела  располагаются на полках вертикально  в последовательности, которая соответствует  последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

       Для быстрого поиска документа сначала  находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

       Для учета документов определенных категорий  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

       Внутренняя  опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. 
 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ документов дела №

№ п/п		Индекс  документа		Дата Документа		Заголовок документа		Номера  листов дела		Примечание
1		2		3		4		5		6

       Внутренняя  опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы  ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

       Внутренняя  опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи: 

Итого_____________________________ документов.                     (цифрами и прописью) Количество  листов внутренней описи_____________________                                                                        (цифрами и прописью) Наименование  должности лица,составившего внутреннюю опись документов дела Подпись  _____________________                                                      (Расшифровка подписи) Дата

       Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику  учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

       После завершения делопроизводственного  года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

       Если  требуется выдать целиком все  дело, заполняется карт3 заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела.

       Разрешение  на выдачу дел в другие организации  может быть дано только руководителем  учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и  т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.  

4. Экспертиза ценности документов.

       Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

       Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят  в следующем:

•   отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные  архивы Российской Федерации;

•   отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

•   выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

•   установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

       Экспертные  комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

       Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

       ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

       Проведение  экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.