Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Содержание:

Введение............................................................................................................................. 2

1. Структура и назначение номенклатурных дел  .…………………………………………………….. 7
2. Требования к формированию дел ..………………………………………………………………………… 8
3. Правила хранения дел …………………………………………………..………………………………..….... 15
4. Экспертиза ценности документов…………………………..………….…………………………………. 17
5. Оформление дел……………………..………………………………………...………………………………..... 19
6. Составление описей дел ……………………………………………………………..………………………... 20
7. Порядок передачи дел в архив .................................................................................. 21
8. Архивное хранение документов в электронной форме........................................... 22

Заключение ...................................................................................................................... 24

Приложения ..................................................................................................................... 27

Библиографический список литературы..........................................................................33 

 

Введение

       Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

     Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Современное делопроизводство включает:

•    обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

•    организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация,  подготовка документов для сдачи  в архив, уничтожение).

     Параллельно с термином «делопроизводство» в  последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

     Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

     Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

       Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

       Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

•    прием и первичная обработка документов;

•    их предварительное рассмотрение и распределение;

•    регистрация документов;

•    контроль исполнения документов;

•    информационно-справочная работа;

•    исполнение документов;

•    их отправка;

•    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

       Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

       «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

       В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику  и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

       В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

       Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

       Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Только тогда она становится документом.

       В документоведении документ рассматривается  как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной  действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

       Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

       Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов:

       Распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;

       Планирование — посредством подготовки различных планов;

       Учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

       Контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

         Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

•   регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

•   распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

•    накопления  и  обобщения  информации  (отчеты,  акты, доклады и др.);

•   передачи  информации  (письма,  телеграммы,  телефонограммы и др.).

       Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

       Документ  возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

       Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

•   соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

•    издавать документы только в пределах своей компетенции;

•   соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

       К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

       В управленческой практике принято различать  документы по степени их подлинности  на черновые, беловые, подлинники, копии.

       Черновой  документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

       Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

       Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени  и месте создания) считается подлинным. 

       Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

       Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Устаревшее название копий — отпуск. Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

       Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

       Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

       Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование.

       Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

       Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

       Унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.

       Унифицированная система документации (УСД)  — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

       Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

 
1. Структура и назначение номенклатурных дел.

       После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

       Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.