Отчет по производственной практике в ООО «Советник»

    Документы, направленные руководству без указания структурного подразделения.

    Обращения граждан, в том числе и адресованные структурным подразделениям.

    Документы, адресованные структурным подразделениям.

    Руководитель  канцелярии (секретарь-референт) знакомится с содержанием и распределяет документы в зависимости от их содержания и классификации.

    Руководителю  же организации и его заместителям направляются наиболее важные и срочные документы по наиболее принципиальным, сложным и приоритетным вопросам основной деятельности. Обращения (заявления, письма) граждан — должностному лицу, компетентному в решении отражаемого в документе вопроса.

    Документы, не требующие решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям с пометой (индекс подразделения, фамилия специалиста-исполнителя), которая идентична резолюции руководителя.

    В подразделении предварительное  рассмотрение и распределение поступивших документов ведется ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем, техником по учету), ответственным за их обработку.

Предварительное рассмотрение и диспетчеризация  документов осуществляется в автоматизированных системах с помощью дисплея на базе ПО в режиме задачи «прокладка маршрута» путем внесения в базу данных отметок (команд) о направлении передачи документа.  Порядок работы с документами, так же, как и их составление, и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах.

-Информационные  системы, применяемые в ООО «Советник»

    В настоящее время службы ДОУ приняли  эстафету у бухгалтерских служб, становясь основными проводниками идей информатизации в организациях. Специфика работы служб ДОУ предполагает вовлечение в единый информационный обмен всех ключевых сотрудников организации, что придает информатизации новые перспективы.

    Локальная сеть организации. Несомненно, для эффективного использования дорогостоящей компьютерной техники необходимо, чтобы все  компьютеры организации были включены в единую сеть. Обмен информацией, единые файловые хранилища, совместное использование дорогих внешних устройств, совместных доступ к базам данных - далеко не полный перечень преимуществ, которые с лихвой покрывают затраты на монтаж сети.

    Трудно  переоценить информационные возможности, которые дает подключение к сети Интернет. Но одну из услуг Интернет - электронную почту - переоценить  просто невозможно. На сегодняшний  момент, электронная почта - один из самых недорогих средств обмена информацией.

  Непосредственно в ООО «Советник»

    Сканер. Перевод документов с печатного  носителя в электронный вид позволяет  организовать совместную работу с ним, при хранении в базах данных или  системах электронного делопроизводства осуществлять поиск, как самого документа, так и контекста в нем, осуществлять рассылку документа по электронной почте.

    Сетевой принтер. Хоть идеалом для современного офиса является безбумажная технология, как и всякий идеал, он не достижим. Повысить же эффективность использования  дорогостоящего, качественного и быстрого принтера можно, сделав его доступным из сети. При этом, возможен контроль над расходованием бумаги - весомой статьи в затратах на офисную деятельность.

    Факс-модем. При помощи факс-модема можно подключить компьютер к обычной телефонной линии для организации электронной почты, приема и рассылки факсов непосредственно из электронного вида, минуя распечатку на бумаге. Кроме того, современные программные средства позволяют создавать списки рассылки, что существенно снижает рутинные затраты времени на рассылку факсов.

  Программное обеспечение 

    Документационное  обеспечение управления, с точки  зрения программной реализации, можно  рассматривать по трем основным направлениям:

• документирование и работа с документами (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, работа с ними);
• отработка документов (резолюция, исполнение и контроль исполнения, оперативное и архивное хранение информации, поиск и использование для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур);
• организация служебной переписки.

    Для составления и редактирования документов существует целый ряд программ называемых текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Наибольшее распространение  получил текстовый процессор Word из комплекса офисных приложений MS Office фирмы Microsoft.

    Вот информационные системы, которые применяются  в ООО «Советник» для автоматизации документооборота. 

VII ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ

             Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1. Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2. Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3. Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)
4. Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

   Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

       Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в1996 году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала  ООО «Советник». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

1. Быстро производить переустановку программного обеспечения
2. Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков
3. Посылать и получать электронную почту
4. Получать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.
5. Сократить обслуживаемый персонал

             Были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота ООО «Советник» на основе локально-вычислительной сети. 
 
 

VIII РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ДАЛНЕЙШЕМУ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ

       Персональные  компьютеры и компьютерные сети стали  важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

       Основной рекомендацией по усовершенствованию компьютерных технологий в ООО «Советник» является:

         – модернизация персональных  компьютеров