Отчет по производственной практике в ООО «Советник»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НИЖНЕТАГИЛЬСКАЯ ГОСУДАРСВЕННАЯ СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Исторический  факультет

ОТЧЕТ

по производственной практике по курсу «Документоведение»

в ООО  «Советник» 
 
 

                                                       Студентки III курса

                                                       Алитдинова М.Ш.

                                                       Руководители:

                                                       от организации

                                                       Тойминцева Э.Г.

                                                       от кафедры

                                                       Пермяков А.А.

г. Нижний Тагил

2011

 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

1. История, функции и структура службы ДОУ  учреждения. Изучение организационных  документов учреждения…………………………….…3
2. Правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации…………..………………….…8
3. Организация документооборота в учреждении…………………….….. 8
4. Организация архивного хранения документов ……………….…….….14 
5. Особенности оформления управленческих документов……………….18
6. Методы анализа и рационализации документооборота……...………...22
7. Средства механизации и автоматизации……………………………..26
8. Рекомендации по дальнейшему совершенствованию информационно- аналитической деятельности в организации……..28

Приложения………………………………………………………………….29

Характеристика………………………………………………………………34

 

ТЕМА  I. ИСТОРИЯ, ФУНКЦИИ И СРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ УЧРЕЖДЕНИЯ. ИЗУЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ УЧРЕЖДЕНИЯ

    Полное  наименование организации ООО «Советник».

    Согласно  Гражданского Кодекса РФ, исходя из организационно-правовой формы общество с ограниченной ответственностью, данное предприятие находится в частной собственности. Дата создания организации 21 июня 2002 года.

    Общество  было создано для полного и  качественного удовлетворения потребностей населения в работах, услугах и товарах, производимых им, а также получения прибыли.

    По  Уставу организации основным направлением деятельности ООО «Советник», является оказание информационно-консультационных услуг. Существуют также такие виды деятельности как:

• Приобретение и продажа интеллектуальной собственности.
• Разработка и создание банка данных, а также программных средств, сборка и наладка ЭВМ и иных технических устройств на базе комплектующих изделий, ремонт и техническое обслуживание этих устройств.
• Консультационные услуги.
• Торгово-закупочная деятельность, в том числе оптовая и розничная торговля.
• Коммерческая и посредническая деятельность всех видов.
• Дилерские услуги всех видов.

    Общество  вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, включая, но, не ограничиваясь вышеуказанными.

    Отдельными  видами деятельности, перечень которых  определяется федеральным законом, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование, осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

    Общество  имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения Общества. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

    Изменения в учредительные документы Общества вносятся по решению общего собрания участников Общества.

    Изменения, внесенные в учредительные документы  Общества, подлежат государственной  регистрации в органе, осуществляющем государственную регистрацию юридических  лиц, в порядке, установленном федеральным  законом о государственной регистрации  юридических лиц.

    Изменения, внесенные в учредительные документы  Общества, приобретают силу для третьих  лиц с момента их государственной  регистрации, а в случаях, установленных  действующим законодательством, с  момента уведомления органа, осуществляющего  государственную регистрацию.

    В случае несоответствия положений учредительного договора и положений устава Общества преимущественную силу для третьих  лиц и участников Общества имеют  положения устава Общества.

    Общество  самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную и иную деятельность. Основу плана составляют договоры, заключенные с потребителями продукции и поставщиками материально-технических и других ресурсов.

    Общество  может выполнять работы, оказывать  услуги в кредит с выплатой покупателями (потребителями) процентов как за пользование заемными средствами. Для оформления таких торговых сделок Общество может применять в хозяйственном обороте векселя.

    Организационная структура ООО «Советник» представлена на схеме (Приложение 1)

    Единоличный исполнительный орган организации – Директор, избирается общим собранием участников сроком на два года. Директор Общества может быть избран также и не из числа его участников. Договор между Обществом и Директором Общества, подписывается от имени Общества лицом, председательствовавшим на общем собрании участников Общества, на котором избран Директор или участником Общества, уполномоченным решением общего собрания участников Общества.

    Директор  общества:

  1)без  доверенности действует от имени  Общества, в том числе представляет  его интересы и совершает сделки и распоряжается имуществом Общества самостоятельно,

  2)выдает  доверенности на право представительства  от имени Общества, в том числе  доверенности с правом передоверия;

  3)издает  приказы о назначении на должности  работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

  4)несет  ответственность за организацию  бухгалтерского учета;

  5)осуществляет  иные полномочия, не отнесенные  законом "Об Обществах с  ограниченной ответственностью" или уставом Общества к компетенции общего собрания участников Общества. Порядок деятельности Директора Общества устанавливается договором, заключаемым между Обществом и Директором Общества.

  Органы  контроля.

    Контроль  за финансово-хозяйственной деятельностью  Общества осуществляет ревизионная комиссия, назначаемая Общим собранием Участников, а также налоговая инспекция и другие государственные органы в пределах своей компетенции.

    Общество  вправе не предоставлять информацию, содержащую коммерческую тайну, а также  не выполнять требования налоговой инспекции и других государственных органов по вопросам, не входящим в их компетенцию, и не знакомит их с материалами, не относящимися к предмету контроля.

    Ревизионная комиссия (ревизор) назначается общим собранием Общества из числа его сотрудников сроком на два года. Количество членов ревизионной комиссии определяется общим собранием Участников в зависимости от количества участников.

    Члены ревизионной комиссии вправе требовать от должностных лиц Общества доставления всех необходимых документов и личных объяснений.

    Ревизионная комиссия (ревизор) представляет результаты проверок  Общему собранию Участников на их утверждение.

    Ревизионная комиссия составляет обязательное заключение по годовым отчетам и балансам, без которого общее собрание Участников не может утвердить счет и балансы.

    Для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности общество вправе привлекать профессионального аудитора, не связанного имущественными с Обществом или его Участниками. Аудиторская проверка годовой финансовой четности может быть проведена по требованию любого из участников. Порядок проведения аудиторских проверок деятельности Общества определяется законом.

    Функции службы ДОУ в организации выполняет  бухгалтерия, которая существует в организации с момента ее создания. Бухгалтерия осуществляет документооборот организации: регистрирует и обрабатывает входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию. Сортирует поступающую документацию, осуществляет контроль за делопроизводством организации.

    Возглавляет бухгалтерию Главный бухгалтер, который занимается проверкой документации, составлением отчетности и несет  ответственность за хранение документов. Бухгалтер1 оформляет документы  на отгрузку работ, услуг и программного обеспечения клиентам и отслеживает их движение, это такие документы как:

• Акт выполненных работ;
• Счет-фактура

    Бухгалтер2,  занимается вводом входящих документов в программу 1С: «Бухгалтерия», например «Счета» поставщиков, «Приходные накладные», «Выписки банка» и т.д.

    Функциональные обязанности работников ООО «Советник» определены их должностными инструкциями. Все работники подчиняются директору.

ТЕМА  II. ПРАВОВЫЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЛУЖБЫ  ДОУ ОРГАНИЗАЦИИ

    ООО «Советник» руководствуется типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р6.30-2003.

ТЕМА  III.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ

    Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

    Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

    В ООО «Советник» как и в любой другой организации, существует 3 группы документов, это:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;

    Приемом и обработкой поступающей корреспонденции  занимаются бухгалтера, они вскрывают  конверты, проставляют отметку о поступлении документа в организацию, заносят сведения о документе в журнал регистрации поступающей корреспонденции.

    Документы, которые подлежат отправке из ООО  «Советник», также осуществляет бухгалтерия. Регистрируются документы бухгалтером по регистрационной форме (шахматке). Сведения о внутренних и исходящих документах также заносятся в журнал регистрации исходящих документов.

  Организация доставки документов