Отчет по производственной практике в ООО «Советник»

    В соответствии с типовой инструкцией  по делопроизводству доставка документов в организации осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

    С помощью почтовой связи в ООО  «Советник» доставляется письменная корреспонденция  в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

    По  каналам электрической связи  поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием, обработка и распределение поступающих  документов

    Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    Прием и первичная обработка документов в ООО «Советник» осуществляется работниками бухгалтерии.

    Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются в бухгалтерии, а затем направляются руководству.

    Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

    Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

    Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

    Поступающие оригиналы документов с электронной  копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном  носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Регистрация документов

    Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

    Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования в справочных целях.

    Регистрируются  документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

    Документы регистрируются независимо от способа  их доставки, передачи или создания.

    Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

    Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

    Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

    Регистрационный номер документа состоит из порядкового  номера, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

    По  типовой инструкции по делопроизводству для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Регистрация документов - ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу - ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

    В ООО «Советник» для достижения информационной совместимости регистрационных  данных и создания поисковых систем не хватает следующих основных реквизитов регистрации:

• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

  Организация контроля исполнения

    По  инструкции по делопроизводству контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

    Контролю  подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем организации.

    При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка  о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

    Контроль  исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

    Сроки исполнения документов определяются руководителем  исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

  Документы подлежат исполнению в следующие  сроки:

  с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

  без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие  пометку "оперативно" - в 10-дневный  срок, остальные - в срок не более  месяца;

    Если  последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

    Дата  исполнения указывается в резолюции  руководителя и фиксируется в  регистрационно-контрольной форме.

    При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя организации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

    О всех случаях изменения срока  исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

    Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие  органы.

    При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

    При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два  экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

    Проверка  хода исполнения осуществляется до истечения  сроков исполнения документов (предварительный  контроль) в следующем порядке: задания  последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

    Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

    Снятие  документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя.

    Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

    На  документе и в РКФ проставляется  отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

    В ООО «Советник» систематический  контроль за исполнением не ведется, наиболее важные документы контролируются лично руководителем организации.

ТЕМА  IV. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Составление номенклатур дел.

    В ООО «Советник» для формирования дел используется номенклатура дел.

    Номенклатура  дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура  дел предназначена для организации  группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета  дел, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Составляет  конкретную (индивидуальную) номенклатуру дул главный бухгалтер. Номенклатура составляется на основе изучения состава, количества и содержания документов, образующихся в процессе деятельности организации. Главный бухгалтер руководствуется при этом уставом организации, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

    Графы конкретной номенклатуры дел в ООО «Советник» 2008 года выглядят следующим образом:

1. индекс дела;
2. заголовок дела;
3. количество дел;
4. срок хранения дела;
5. примечания.

    В начале располагаются заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную документацию,  а потом все  остальные. Номенклатуру дел визирует главный бухгалтер и подписывает  директор организации.

  Хранение документов.

    Общество  обеспечивает учет и сохранность  документов по личному составу, а  также иных документов, предусмотренных  ст.50 ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", Общество обеспечивает своевременную передачу их на государственное  хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации Общества.

    Общество  хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного  органа.

    Директор  несет персональную ответственность  за хранение следующих документов Общества:

    а) учредительные документы Общества, а также внесенные в учредительные документы Общества и зарегистрированные в Установленном порядке изменения и дополнения;