Отчет по практике в ОАО «Нижегородоблгаз»

1. Текстовый анализ документов созданных

в ОАО «Нижегородоблгаз». 

     Таблица 1 – Положение ( см. Приложение Б)

 
 

     Таблица 2 – Приказ (см.Приложение В)

 

     Таблица 3 – Распоряжение (см. Приложение Г)

 
 

     Таблица 4 – Распоряжение (см. Приложение Д)

 
 

     Таблица № 4 – Служебная записка (см. Приложение Е)

 
 
 
 

     IV. ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ 

     Эффективный и прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Это касается как коммерческих компаний, так и государственных структур. Повышение эффективности управления за счет внедрения новых технологий работы с документацией сегодня очевидна. До сегодняшнего времени в организации существовал только бумажный документооборот. С появлением новых компьютерных систем появилась возможность не только отправлять документы по факсу, но и сканировать и отправлять их по электронной почте, что позволило ускорить передачу документов между участниками документооборота. Полноценный электронный документооборот использовался только сотрудниками бухгалтерии, которые отправляли свои финансовые документы в налоговые органы, в органы социального страхования, в банки. Для этого была разработана электронно-цифровая подпись, которая дает гарантию подлинности передаваемого документа через компьютерные сети. Внешний документооборот в данной организации отлажен на высоком уровне.

     Что касается внутреннего документооборота осуществляемого через информационные сети, то руководство организации  занимается его внедрением уже больше года. Предварительно программистами была разработана специальная программа Citrix, отлажена внутренняя информационная локальная сеть передачи данных, закуплено соответствующее оборудование, разработано Положение об электронном документе и документообороте.

     Многие  документы стали передаваться из головного филиала своим подразделениям только через эту систему. Каждому  адресату необходимо было открыть программу, прочитать документ, написать срок исполнения. За сроками исполнения следили авторы документа, либо ответственные  лица за исполнение документа. Сотрудников  приучали все больше использовать для  создания документа и его передачи именно электронную систему.

     Целью электронного документооборота было свести к минимуму оборот традиционных, бумажных документов. Т.е. весь процесс «хождения» документа, начиная от его создания и регистрации и заканчивая его направлением в электронный архив должен совершаться внутри программы электронного документооборота. Но на деле сотрудники организации, получив документ через эту систему, распечатывали его, ставили на нем свои резолюции, пересылали обратно через средства факсимильной связи и подшивали его в дело. Т.е. использование электронного документооборота практически не ведется. Все снова возвращается к традиционному делопроизводству. И усилия разработчиков оказываются напрасными.

     В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в  электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми "ипостасями" документа.

     Для того чтобы оптимизировать деятельность электронных систем, руководству организации необходимо полноценно обучить своих сотрудников работать в данной системе, использовать эти системы как можно чаще и постепенно отходить от бумажного документооборота.  Не пускать все на самотек, а контролировать развитие электронного документооборота в организации.

     Не  отработан вопрос о хранении уже исполненного документа. В результате этого исполненные документы просто распечатывают и подшивают его в дело (традиционный способ хранения документов). Поэтому необходимо решить вопрос архивного хранения документов, разработать Положение об архивном хранение электронных документов в системе электронного документооборота.

     Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов. 
 
 

     V.ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В ходе практики были рассмотрены различные вопросы по организации электронного документооборота на примере конкретного предприятия.

     Организация была создана достаточно давно и  за это время успела накопить большой опыт работы с документами. В ней существует делопроизводственная служба – канцелярия, а также разработана электронная система документооборота (СЭД) . Достоинствами СЭД являются:

     Повышение производительности компании - на поиск  нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством.

     Мгновенный  доступ к актуальной информации –  быстрый доступ к последним версиям документа.

     Быстрый поиск «пропавших» документов.

     Уменьшение  материальных издержек.

     Электронные системы управления документооборотом  значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

     Улучшение взаимодействия между филиалами  и другими структурными подразделениями.

     Коллективная  работа с документами – позволяет  одновременно работать разным пользователям с одним и тем же документом.

     Снижение  расходов на архивное хранение документов – пока этот вопрос не достаточно отработан.

     Защита  документов от повреждений – использование  СЭД позволяет снизить риски  вследствие пожара и других форс-мажорных обстоятельств.

     К сожалению, полностью избавиться от бумажных документов пока нет возможности, т.к. государством значимой формой документа  по-прежнему считается бумажная. Но уже то, что в организации начал  работать электронный документооборот говорит о том, что организация стремится сделать все для оптимизации работы над документами.

     В организации было разработано Положение  об электронном документе и документообороте, а также инструкции по работе с внутренними, входящими, исходящими документами. Были разработаны основные маршруты движения документов. Все это позволило организовать электронную систему документооборота. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Но пока некоторые этапы (а именно списание в дело и архивное хранение) недостаточно отработаны и требует дальнейшего совершенствования.

     В ближайшее время экспедиционная обработка будет заключаться  в сортировке электронной почты, регистрация документов будет осуществляться в СЭД

     В ходе практики студент обнаружил  существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.

     Были  выявлены следующие недостатки:

     Неправильное  применение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТ Р6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.

     Номенклатура  дел заполнена не полностью.

     Отсутствует экспертиза ценности документов, документы  не сдаются в архив.

     Нормативно-правовая база по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актов РФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству в Семеновском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ. Но работа по делопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.

     Специфика работы организации предполагает создание актов обследований газовых сетей, который имеет конкретный шаблон написания.

     Чтобы оптимизировать работу данной службы необходимо создать шаблоны написания  приказов, служебных записок и  других документов в соответствии со стандартами и ГОСТами.

     Особое  внимание в процессе работы секретаря  необходимо уделять правильности оформления и расположения реквизитов в документах.

     В ходе практики была достигнута ее цель - подготовка и сбор практического материала для написания дипломной работы, а также внесение предложений по оптимизации системы документационного обеспечения управления конкретной организации; изучить организацию электронного документооборота на примере конкретной  организации, а именно ОАО «Нижегородоблгаза». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     VI. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ