Отчет по практике в ОАО «Нижегородоблгаз»

     Все документы, поступившие к секретарю  регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер  и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.

    Рабочее место секретаря оборудовано  современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием «ДЕЛО». Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО «Нижегородоблгаза». Документы присылаются «сверху» высшим руководством(директором, генеральным директором) для их дальнейшего рассмотрения исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении, что позволяет оперативной работе и контролю исполнения приказа, распоряжения и т.д. 

     Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства

     Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или  документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

     Данное  регулирование осуществляется с  помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой  невозможно:

     1. правильно создать и оформить  документы, придав им юридическую  силу;

     2. организовать документооборот; 

     3. обеспечить хранение и использование  документов в текущей деятельности.

     Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

     Нормативную базу делопроизводства составляют:

     1. законодательные акты Российской  Федерации в сфере документации  и информации;

     2. указы и распоряжения Президента  Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

     3. нормативные правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств,  комитетов, служб, агентств и  др.), регламентирующие вопросы документационного  обеспечения; 

     4. технические регламенты и национальные  стандарты в области документационного обеспечения управления;

     5. унифицированные системы документации;

     7. нормативные правовые акты, издаваемые  руководством учреждений, организаций  и предприятий. 

     В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации  и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

     В данной организации присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ, Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". 
 
 
 
 
 
 
 

     III. СБОР И АНАЛИЗОВ ДОКУМЕНТОВ

     В СООТВЕТСТВИИ С ТЕМАТИКОЙ

     ДАННОЙ  РАБОТЫ 

     Системы электронного документооборота (СЭД) на текущий день способны обеспечить решение значительного числа задач современной компании. Эти задачи уже давно не ограничиваются созданием электронных копий бумажного оригинала документа, т.е. электронного документа. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.¹ Сегодня с помощью СЭД и интернета можно, не выходя из офиса и не потратив ни одного листа бумаги, сдать налоговую декларацию или поучаствовать в тендере на получение государственного заказа. И это далеко не полный перечень возможностей электронного документооборота.

     Электронный документооборот - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. ОАО «Нижегородоблгаз» представляет собой сложную иерархическую структуру, состоящую из головного центра, пяти филиалов и подразделений (см. Приложение А). Для улучшения работы с документами и была создана внутри организации электронная система Citrix. Она позволила автоматизировать основные делопроизводственные процессы, такие как регистрация, передача, постановка документов на контроль, поиск, хранение документов. При этом используется единый формат обмена документами, что позволяет пересылку документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей.²

     Задача  организации – постепенно перейти  от бумажного документооборота к электронному.

     С помощью электронного документооборота у бухгалтеров появилась возможность  отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места. Сегодня  через интернет можно сдавать  отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам. Здесь как раз и необходимо наличие сертифицированных средств электронно-цифровой подписи. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. ³При наличии электронного документа подписанного ЭЦП, данный документ имеет юридическую силу и не требует дублирования на бумажном носителе. Закон «Об ЭЦП» как раз и регулирует все процессы, касающиеся получения ключа электронной подписи. Эта система работы с государственными органами существует в ОАО «Нижегородоблгазе» более восьми лет. Данная система передачи данных постоянно совершенствуется и практически отлажена. Это говорит о том, что и внутри организации можно добиться таких же положительных результатов.

     Для внедрения электронного документооборота внутри организации генеральным  директором ОАО «Нижегородоблгаза» был издан приказ о создании положения об электронном документообороте, а также инструкции по работе с исходящими, внутренними, входящими документами, в которых описывается последовательность действий при создании документов в электронном виде, т.е. так называемое руководство пользователя (где, какие кнопки располагаются и как ими пользоваться).

     Главным организационным документом, регулирующим электронный документооборот, является «Положение об электронном документе  и документообороте», утвержденным генеральным директором. Положение включает в себя:

• Сферу применения Положения;
• Термины и определения, которые применяются в Положении;
• Раскрывается понятие электронный документ;
• Действительность электронного документа, т.е. данный документ имеет юридическую силу одинаковой с письменным документом;
• Расшифровывается понятие «подпись электронного документа»;
• Защита электронных документов;
• Подлинность электронного документа;
• Удостоверение копий документа;
• Регулирует процесс отправки электронного документа, время и место его отправления и получения;
• Хранение и уничтожение информации и носителей информации.

     Согласно  этому Положению информация, зафиксированная  на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

     - создается, обрабатывается, хранится  и передается с помощью электронных технических средств;      

           - подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;  
       - может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;      

     - если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

     Электронный документ обладает юридической силой  одинаковой с письменным документом; считается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронно-технических средств с соблюдением необходимой степени защиты. Защита информации, передаваемая с помощью электронного документа, гарантируется федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». Электронный документ, согласно этому Положению, считается подлинным,  если он в действительности создан тем лицом, которое считается его автором либо в него не вносились изменения с момента его регистрации, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа. Также раскрывается понятие оригинал электронного документа – это все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.  Копией электронного документа может быть надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Удостоверение внешней формы может осуществляться нотариусом.

     Отправление электронного документа осуществляется автором данного документа либо лицом, уполномоченным действовать  от имени составителя. Момент отправления электронного документа является момент его поступления в информационную систему. Хранение документа осуществляется в виде записи информации на машинном носителе. Уничтожение осуществляется путем физического уничтожения самого носителя документа, а именно: измельчением дискеты, флэш-карты, форматированием жесткого диска. Контроль за уничтожением документа осуществляет комиссия, создаваемая специально для данного конкретного случая.

     При этом во внутреннем документообороте не требуется сложных ключей электронно-цифровой подписи, как, например, в финансовой отчетности. Для того чтобы прочитать документ или создать его, лишь необходимо знать пароль программы электронного документооборота. Никаких специальных шифров не требуется.

       Основными видами документации, которые обрабатываются электронной системой, являются  распоряжения, служебные записки внутри организации, акты различных обследований газовых систем, уведомления о состоянии газовых сетей, на отключения и т.д. Основным источником документов является «головной» филиал ОАО «Нижегородоблгаз» г.Бор.  В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении. Правильность документов не всегда соответствует стандартам и ГОСТам, так например достаточно часто нарушается ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Реквизиты расположены не по стандарту, что является грубым нарушением ГОСТа. Как изначально был забит шаблон, не соответствующий ГОСТу, так он за все время работы организации существенно не менялся. В основном нарушены правила расположения реквизитов в документе.