Отчет по практике в ОАО «Нижегородоблгаз»

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"НИЖЕГОРОДСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ ИМ.Р.Е.АЛЕКСЕЕВА" (НГТУ) 

Факультет коммуникативных технологий

Кафедра истории и документоведения 

ОТЧЕТ

о преддипломной практике

в Семеновской  районной эксплуатационной газовой службе

филиала № 4 ОАО «Нижегородоблгаз» 
 
 
 

                                                               Студент__ курса д/о

                                                     Гульнева  А.В.

                                                                      Руководители

                                                                                   от организации

                                                                                  Малышев С.А.

                                                                                          Руководитель       

                                                                            от кафедры

                                                                                       Александрова А.Я 
 
 
 

Нижний  Новгород

2011

СОДЕРЖАНИЕ

 Введение………….……………………………………………………………....4

II История, современные задачи, функции и структура организации………...7

III Сбор и анализ документов в соответствии с тематикой данной работы.…8

1.    Текстовый анализ документов созданных в ОАО «Нижегородоблгаз»…………………………………………………………………....15

IV Оптимизация деятельности организации…………………………….…….17

V Заключение……………………………………………………………………19

VI Список использованных источников……………………...………………..22

VII Приложения………………………………………………………………….23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Тема  «Электронный документооборот в  организации» актуальна тем, что в каждой крупной организации существует огромное количество различных приказов, служебных записок, отчетов, инструкций, актов и т.д., которые требуют регистрации, контроля исполнения, архивного хранения, быстрого поиска. Чтобы проконтролировать весь процесс «хождения» документов нужна развитая система документооборота. А чтобы облегчить весь процесс документационной деятельности предприятия и были созданы современные технологии, а именно электронный документооборот.

     Актуальность  практики состоит в том, что документационное обеспечение управления, делопроизводство является одним из основных направлений деятельности любой организации. Поэтому прохождение практики для студента имеет практическую значимость: учит студента данной работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущей специальностью; подготавливает студента к дальнейшей трудовой деятельности после окончания учебного процесса.

     Ее  практическое и научное значение состоит в том, что автор данной работы на примере конкретной организации  показывает  процесс работы, функционирования электронного документооборота. 

     Цель  работы  - подготовка и сбор практического  материала для написания дипломной работы, а также внесение предложений по оптимизации системы документационного обеспечения управления конкретной организации; изучить организацию электронного документооборота на примере конкретной  организации, а именно ОАО «Нижегородоблгаза».

     Задачи  работы:

     - познакомиться с организацией  и ее структурой;

     - изучить и проанализировать нормативно-правовые  документы и нормативно- методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства (документационного обеспечения управления - ДОУ) в организации (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и т.п.);

     -выявить  системы документации, функционирующие  в организации;

     -изучить  особенности отдельных видов  документов, использование унифицированных  форм, трафаретных текстов и т.д.

     -проанализировать  бланки организации.

     - составить представление о системе  делопроизводства той организации, в которой они проходят практику;

     - ознакомиться с содержанием конкретных  делопроизводственных работ непосредственно на рабочем месте;

     - получить навыки работы с документами  на всех стадиях их движения (первичная обработка документов  в экспедиции, работа с документами  в канцелярии, регистрация, контроль, исполнение документов в структурных  подразделениях, их отправка, организация  хранения, подготовка документов  к сдаче в архив и т.д.);

     - внести предложения по оптимизации  организации системы документационного обеспечения управления.

     Объекты исследования практики: это организация электронного документооборота на коммерческом предприятии. Субъекты исследования: это должностные лица, занимающиеся работой с электронным документооборотом. К ним относятся: работники канцелярии, различных отделов, т.е. все те, кто непосредственно соприкасается с документационной деятельностью организации. 

     Методы  исследования:  наблюдение за работой  сотрудников организации, а именно секретаря, делопроизводственной службы;  опрос;  сбор информации; анализ их деятельности;  оценка.

     Практическая  значимость работы состоит в том, что позволяет получить новые знания в области электронного документооборота, применить эти знания на практике.

     Анализ  источников литературы и их значимость:

     Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной  подписи" – законодательный источник, который регулирует отношения в области использования электронно-цифровой подписи, придает юридический статус электронным документам. Закон определяет понятие электронной подписи и электронного документа.  В этом законе были выделены варианты электронной подписи: простая подпись (различные ключи, пароли и другие средства идентификации), неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная подпись. Также обозначены принципы использования электронной подписи, работы удостоверяющих центров. Значение этого источника для данной работы – позволяет раскрыть понятие электронно-цифровой подписи, которая широко используется в электронном документообороте.

     Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", с изменениями от 11.07.2011 г. – законодательный источник, раскрывающий понятие информации, информационных систем, электронное сообщение, электронный документ, т.е. все что касается защиты информации, ее получение, поиск, передачу, производство и распространение.

     ГОСТ  Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»- нормативный документ, устанавливающий формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей. Значение для данной работы этого источника – раскрывает модель передачи сообщения между электронными системами.

     ГОСТ  Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации» - нормативный документ, содержащий требования к оформлению документации, правила расположения реквизитов. На его основе в данной работе произведен анализ документов, предоставленных автору в организации, и выявлены основные нарушения в области их оформления.

     Были  использованы также «Делопроизводство», «Секретарское дело», которые содержат различные статьи на тему документационного обеспечения управления и учебник Быковой Т.А. «Документационное обеспечение управления негосударственных организаций» описывающий процесс ДОУ в негосударственных организациях. Все это позволило рассмотреть данную тему еще и с научной точки зрения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     II.  ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ,

     ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ 

     В 2011 году Нижегородская область отметила дату - 54 года назад в Нижний Новгород пришёл газ. Тогда же был образован трест "Горгаз", позже переименованый в ТПП "Нижегородскоблгаз", который в 1994 году был преобразован в ОАО "Нижегородоблгаз".

     В настоящее время ОАО "Нижегородоблгаз" выполняет функции эксплуатационной организации.

     Подразделение ОАО "Нижегородоблгаз" - аварийно-диспетчерская  служба "04" - осуществляет круглосуточное оперативное обслуживание газовых сетей и газового оборудования. Большое внимание уделяется работе с персоналом. В ОАО "Нижегородоблгаз" работает учебный центр для молодых  специалистов и повышения квалификации.

       Для удобства потребителей в ОАО "Нижегородоблгаз" организована группа единого заказчика, которая выполняет все работы по подготовке проектно-сметной документации и согласовании "под ключ".

     С вхождением в состав газового холдинга предприятие возрождает былую силу. Два года подряд ОАО "Нижегородоблгаз" награждалось дипломом ОАО "Росгазификация" II и III степени как лучшее предприятие газового хозяйства России.

     Одна  из приоритетных задач предприятия  – газификация Нижегородской области.

     Предприятие также отмечено Свидетельством добросовестного  налогоплательщика Министерства по налогам и сборам РФ, а также Штандартом губернатора.

     В состав предприятия входит пять филиалов по всей Нижегородской области, в  том числе филиал №4 г.Бор. (см. Приложение А). В этот филиал входят Семеновская районная эксплуатационная газовая служба, а также Краснобаковская, Воскресенская, Городецкая служба. 
 

 
            
 

     Рисунок 1 - Графическая схема делопроизводственной службы Семеновской районной газового участка 

     Численный состав делопроизводственной службы составляет один человек. Так как штат рассматриваемой  организация составляет сорок пять человек, что позволяет секретарю справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.

     Рабочее место секретаря оборудовано  современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером  со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника  находится под рукой. У секретаря  есть электронная почта, текстовый  редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием «Citrix». Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО «Нижегородоблгаз». Документы присылаются «Сверху» для их дальнейшего исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении.