Отчет по практике на МДОУ № 14

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его  особенности и приоритетные направления  работы. Решения педагогических советов  должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений — контролироваться и доводиться до сведения педагогического  коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок  из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных  советов полностью сохраняются.

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.

2.3. Оперативное и архивное хранение документов

 

При работе с документами  делопроизводитель руководствуется  нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления  документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности  наиболее значимых документов.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный  документ, устанавливающий типовой  состав дел, единую их индексацию. Примерная  номенклатура дел устанавливает  состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит  рекомендательный характер¹⁸.

Номенклатура дел¹⁹ – это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».

Номенклатура дел выполняет  целый ряд функций:

1. используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
2. определяет сроки хранения документов;
3. используется для построения информационно-поисковой системы;
4. имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При  наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в  конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или  примерной номенклатурой, переносятся  в конкретную номенклатуру дел без  изменений. В дошкольном образовательном  учреждении имеется утвержденная руководителем  номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения  в номенклатуру дел учреждения в  соответствии со спецификой его деятельности.

Формирование дел²⁰ – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку.

По окончании года в  надписи на обложках дел постоянного  и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих  из нескольких томов, проставляются  крайние даты документов каждого  тома. При обозначении точной календарной  даты указывается число, месяц и  год, или год, месяц, число. Число  и год обозначаются арабскими  цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной  даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет  приводить к неоднозначности  толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

При формировании дел следует  придерживаться определенных правил: в дело подшиваются только исполненные документы, каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.), в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы), документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела, как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов, документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами, толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в  МДОУ №14 на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ – один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных²¹.

Все документы различаются  по своей ценности, следовательно, у  всех документов должны различаться  сроки хранения, причем данное правило  распространяется и на хранение электронных  документов.

Все дела в МДОУ №14 хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

• дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;
• дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);
• для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;
• внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия  документа и дела на его место  закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в  этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер  выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет  остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей  подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с  документами – обработка их дальнейшего  хранения и подготовка документов к  сдаче в архив организации, которая  включает: проведение экспертизы ценности документов. оформление дел, составление описей дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы: отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение, отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ, выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение, установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор  документов на постоянное и временное  хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных  подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости – с  участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие  сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, на основании  результатов преддипломной практики можно сделать следующие выводы:

Документационное обеспечение  управления - это деятельность аппарата явления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами  в процессе осуществления им управленческих функций. Все этапы организационной  работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и  оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости.

Анализ основных управленческих документов, оперативного и архивного  хранения муниципального дошкольного  образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №14 г. Оленегорска позволил определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.

Организация делопроизводства в МДОУ №14 характеризуется: незначительным объемом документооборота; слабо  развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников; отсутствием нормативных  документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в  дошкольном образовательном учреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада. В  связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной  системы информационно-документационного  обеспечения управления в МДОУ №14.

Важнейшим направлением совершенствования  делопроизводства является разработка инструкции по делопроизводству, которая  четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в МДОУ №14, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности. Данные документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью МДОУ.

В решении задач необходимо глубокое изучение и исследование состава  документов, анализ сложившегося порядка  документирования в дошкольном учреждении, выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации  документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада №14 - Центра развития ребенка г. Оленегорска Мурманской области важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.:Изд-во стандартов, 2009. – 15с.

2.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44595 (дата обращения 10.10.2012).

3.Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №14 – г. Оленегорска, 2005. – 22 с.