Отчет по практике на МДОУ № 14

Непосредственное руководство  МДОУ №14 осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги. Текущей деятельностью руководит прошедший аттестацию заведующий.

Ответственность за правильность документирования и оформление соответствующих  документов несет заведующий детским  садом, который в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях органа управления образованием и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде³.

1.2. Нормативные  документы, регламентирующие документационное  обеспечение управления в МДОУ  № 14.

Дошкольные образовательные  учреждения в соответствии с Законом  РФ «Об образовании» получили широкие  права в самостоятельном  осуществлении  образовательного процесса, подборе  и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем  и его заместителями решения  фиксируются в определенном порядке  и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией⁴ – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

В управленческой деятельности МДОУ №14 можно выделить следующие  виды документов: организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции), распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения), информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы), документы по личному составу, предложения, заявления, жалобы граждан, финансово-бухгалтерские документы, технико-технологические документы, контрольно-ревизионные документы.

Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного  учреждения, можно разделить на две  большие группы: 1.Организующие деятельность МДОУ №14 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем, устав, свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения)⁵

2.Управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы – письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).

Деятельность любого дошкольного  образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №14 по управлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы с документами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем⁶.

Управление документацией  в детском саду включает в себя следующие направления работы: организация документооборота, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, архивное хранение документов.

Организация делопроизводства в МДОУ №14 имеет  свою специфику, которая определяется: отсутствием службы документационного  обеспечения, незначительным объемом  документооборота, слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной  численностью работников, отсутствием  нормативных документов, непосредственно  регламентирующих работу с документацией  именно в дошкольном образовательном  учреждении, отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

2. ДОКУМЕНТВЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЕ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА № 14

2.1.  Должностные  обязанности делопроизводителя,  ответственного за делопроизводство  МДОУ №14

В настоящее время с  появлением управленческих технологий многократно возрастает роль должностной  инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности  и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Любой  организации требуются четкие формализованные  описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения  этих обязанностей.

Ответственным за ведение  делопроизводства в МДОУ №14 является делопроизводитель, который относится  к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается  от должности и подчиняется заведующему  МДОУ.

Делопроизводитель⁷ – это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- Законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

• Уставом МДОУ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Приказами и распоряжениями заведующего МДОУ.

Делопроизводитель дошкольного  образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового  распорядка. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя составляет 40 часов в неделю. Делопроизводитель  работает по графику, составленному  заместителем заведующего МДОУ по АХР  и утвержденному заведующим. На делопроизводителя  возлагаются функции: обеспечение  учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного  учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

Для выполнения возложенных  на него функций делопроизводитель  обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение  кадровой деятельности дошкольного  учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет  право⁸:

1. Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;
2. Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения поручений.
3. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;
4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;
6. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;
7. На защиту профессиональной чести и достоинства;
8. На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;
9. На ежегодный оплачиваемый отпуск.

Делопроизводитель несет  ответственность:

• за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и граждански законодательством РФ;
• за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;
• за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;
• за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;
• за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;
• за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством⁹.

Таким образом, делопроизводитель  назначается, освобождается и подчиняется  заведующей детского сада, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителем МДОУ.

2.2. Анализ структуры и особенности документооборота в МДОУ №14

1. Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.

Организационная документация¹⁰ — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

В состав организационных  документов МДОУ №14 учреждения входят: устав, договор с учредителем, должностные инструкции сотрудников, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.

Устав является основным организационным  документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, их права  и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности  МДОУ №14, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада¹¹.

Содержательная часть  Устава заключает в себе следующие  основные разделы: общие положения, цели и предмет деятельности, организация образовательного процесса, участники образовательного процесса, управление учреждением, финансовая и хозяйственная деятельность, регламентация деятельности, реорганизация и ликвидация.

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем  определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образовании», в котором  записано: «Отношения между учредителем  и образовательным учреждением  определяются договором между ними в соответствии с законодательством  Российской Федерации».

Постановлением Правительства  Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение  о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения  указывается, что взаимоотношения  между дошкольным образовательным  учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность  сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода  за ними.

В соответствии с Уставом  учреждения разрабатывается его  структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. В этом документе указываются  все структурные подразделения  предприятия, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается  заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения  в структуру и численность  штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности  работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения  нормальных условий для всестороннего  развития и воспитания детей.