Особливості використання інформаційних технологій в документознавстві

      Інструментарій  інформаційної технології - один або  декілька взаємозалежних програмних продуктів  для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких позволяє досягти поставленої  користувачем мети.

      У якості інструментарію можна використовувати  такі поширені види програмних продуктів  для персонального комп'ютера  як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення, експертні системи і т.д.

      Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою  умовою раціональної організації діловодства  в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської  праці.

      Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися  на основі упорядкованої системи  документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості  форм використовуваних документів.

      Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

      Засоби  механізації і автоматизації  діловодних процесів повинні бути сумісними  і передбачати можливість їх об'єднання  в єдину систему.

      Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від  конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній  інформації, ступеня централізації  робіт з документами.

      З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання  їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

      Застосування  обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті  одноманітних і типових управлінських  рішень, але не вплинуло на такі сфери  прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

      Елементи  процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в опрацювання інформації.

      Інформаційна  технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить  продуктивність праці персоналу, звільнить  його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

      Існує декілька особливостей використання інформаційних  технологій в документознавстві  пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від  усіх інших:

      • виконання необхідних підприємству задач по опрацюванню даних. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна  бути інформаційна система опрацювання  даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

      • вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити  алгоритм;

      • виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти  визначають типові процедури опрацювання  даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

      • виконання основного обсягу робіт  в автоматичному режимі з мінімальною  участю людини;

      • використання деталізованих даних;

      • вимога мінімальної допомоги у вирішенні  проблем з боку спеціалістів інших  рівнів.

      Багато  даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього зберігання створюються бази даних.

      Основна функція системи опрацювання  даних – це реалізація таких типових  операцій опрацювання даних, якими  є:

• збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;
• підготовки інформації в місця її зберігання й опрацювання;
• введення інформації в комп’ютер, контроль її введення та компонування в пам'яті комп'ютера;
• створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;
• опрацювання інформації на комп’ютері (накопичення, сортування, редагування, вибірка, арифметична і логічна опрацювання) для вирішення функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом;
• виведення інформації у вигляді табуляграм, відеограм, сигналів для прямого управління технологічними процесами, інформації для зв'язку з іншими системами;

      Практично всі системи опрацювання даних  інформаційних систем незалежно  від сфери їх застосування включають  один і той самий набір складових (компонентів), що називаються видами забезпечення.

      Прийнято  виділяти інформаційне, програмне, технічне, правове, лінгвістичне забезпечення.

      Інформаційне  забезпечення – це сукупність методів  і засобів розміщення й організації  інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми  документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази інформаційної  системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і якість прийнятих  управлінських рішень.

      Програмне забезпечення – сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами інформаційної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні  продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії  людини і комп'ютера, організації  типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД.

      Прикладне програмне забезпечення являє собою  сукупність програмних продуктів, призначених  для автоматизації вирішення  функціональних задач інформаційної  системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) і як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні  підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів  різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

      Технічне  забезпечення – це комплекс технічних  засобів, які застосовуються для  функціонування системи опрацювання  даних, і містить у собі пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацювання даних як поза комп’ютером (периферійні технічні засоби збирання, реєстрації, первинної опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на комп’ютерах різних класів.

      Правове забезпечення – це сукупність правових норм, що регламентують створення  і функціонування інформаційної  системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає  нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем  ІC, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної  чинності документам, отриманим із застосуванням комп’ютерної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією  і порядок вирішення суперечок  щодо її достовірності.

      Лінгвістичне  забезпечення – це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування  людини і комп’ютера.

Розділ 2. Особливості  використання ІТ в  документознавстві

      2.1. Використання ІТ  в документознавстві

      Розвиток  інформаційної діяльності, вихід  до інформаційних мереж світової інформаційної інфраструктури, обмін  інформацією, створення зведених електронних  каталогів, корпоративних інформаційних  мереж значно розширює спектр прикладного  використання автоматизованих документно-інформаційних  систем, робить їх застосування міждисциплінарним  напрямом, необхідним для вивчення спеціалістами, які працюють з інформаційними ресурсами науки, культури, освіти, сфери підприємництва.

      Технологія  баз даних посідає особливе місце  в теорії і практиці автоматизованих  банків інформації, яка включає частину  розділів і термінологію із суміжних галузей інформатики.

      В теорії автоматизованих банків інформації окрема увага приділяється документальним інформаційно-пошуковим системам, які широко використовуються в інформаційному забезпеченні науковців, спеціалістів, управлінських працівників. Документальні системи мають об'єктом пошуку документ (його бібліографічний опис, анотацію, реферат, повний текст), і маючи багато спільного з фактографічними системами, тобто такими, у яких здійснюється пошук різноманітних числових характеристик, фактів, даних, мають ряд суттєвих відмінностей і специфічних вимог, які стосуються стандартизації наданої в них інформації і вимог до програмних засобів.

      Проектування  баз даних є складним творчим  процесом, успішне здійснення якого  вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних прийомів розумової діяльності – аналізу, синтезу, порівняння, абстрагування  й узагальнення. Для успішного, свідомого  і творчого використання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних, спеціалісту  необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володіння прийомами роботи з певним програмним засобом. Унікальні можливості як з практичної, так і з дидактичної точки зору для отримання знань про принципи, на яких ґрунтуються сучасні автоматизовані технології створення документальних баз даних, набуття навичок проектування і використання документальних баз даних (зокрема бібліографічних і повнотекстових), відпрацювання навичок стратегії пошуку з використанням логічних (булевих) операторів, моделювання зведеного електронного каталогу інформаційних ресурсів за допомогою файла обміну ISO 2709, має система CDS/ISIS, яка була спеціально створена і поширюється ЮНЕСКО.

      Хоча  комп’ютерні інформаційні системи  використовують комп’ютерні технології, щоб обробити неперевірені відомості  в значущу інформацію, існує відчутна відмінність між комп’ютером  і комп’ютерною програмою, з одного боку, та інформаційною системою –  з іншого. ПК і програми для них  – технічна база, інструментальні  засоби та матеріали сучасних інформаційних  систем. Комп’ютери забезпечують устаткування для зберігання і виготовлення інформації. Комп’ютерні програми, або програмне  забезпечення, є наборами керівництва  по обслуговуванню, які управляють роботою комп’ютерів. Але комп’ютери є тільки частиною інформаційної  системи.

      Важливе місце у інформаційних технологіях  документознавства посідають технічні засоби: копіювальна техніка, сканери, принтери, ксерокс тощо. Фахівкець  з документознавства має оволодіти  всіма можливими технічними засобами для збирання, накопичення, передавання, опрацювання та використанням інформаційних  ресурсів і застосовувати комплексно. Але ж за таких умов діловодний процес з документами набуває  ефективності в галузі.

      Переважна більшість копіювальних апаратів працює за однаковим принципом дії. Основними  складовими копіювального апарата  є: скляний стіл, дисплей (панель керування), пристрій для розміщення паперу (лоток, касети чи ліфт), елементи вилучення  запнутого паперу (ручки, важелі, кнопки). Оригінал лицевою стороною донизу розміщують на скляному столі і накривають кришкою. Копіювальні апарати використовуються для розмноження документа.

      Сканером  називається пристрій, який забезпечує можливість вводити в комп'ютер двомірне зображення. Перші сканери допускали  вводити тільки чорно-білі зображення. Використання сканерів для введення в ПК текстової і графічної  інформації має, як мінімум, семирічну  історію.

      Нове  покоління таких систем забезпечує можливість за один прохід переглядати  текст, додавати коди управління форматом, виконувати розбиття на сторінки, перевіряти правильність написання тексту, видавати майже готові файли. Усе це здійснюється у фоновому режимі роботи ПК.

      Переважну більшість сканерів використовують для підготовки і видання різних інформаційних матеріалів, тобто  користувачі зацікавлені, в основному, вартістю (ціною) опрацюванню зображень  і текстів.

      Сьогодні  принтери - найбільш масове сімейство  комп'ютерної периферії, яке за кількістю  у багато разів перевищує всі  інші периферійні пристрої. Принтер  підтримує єдиний стандартний шрифт, а моделі з використанням змінних  поворотних головок, наприклад, типу "ромашка", часто вимагали для зміни шрифту складних операцій.