Особенности организации документооборота

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой  должности, места проживания и  т.д. их выдают по запросам  заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Переменные  и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и  печатью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

         Процесс принятия управленческих  решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди низ занимают информационно - справочные документы.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, все разновидности переписки,  акт, протокол, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

        Особенность этих документов  в том, что в процессе документооборота  учреждения они идут от работника к руководителю подразделения (снизу вверх по системе управления), от подведомственной организации к вышестоящую.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемых источников и литературы:

1. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2006.-624 с.
2. Государственный стандарт Российской Федерации.  «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ 6.30-2003
3. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 1998. -96 с.
4. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство. Справочное пособие . - М.: Экономика, 1991. - 271 с.
5. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.-176 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

                           Пример оформления докладной  записки      

Контрольно-ревизионный отдел                                   Управляющей магазина

  «Стильпарк» ТЦ «Вэймарт»

Корноуховой Т.И

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

05.05.2009                                                                             №4/06-14

                                                                                              Поповой В.Г

Люмовой А.Н

 

Москва

 

Прошу подготовить  проект

Приказа и доложить к

О назначении документальной                                           10.09.2009

ревизии в магазине № 67                                                                    В.Н. Голов

                                                                    06.05.2009

 

 

 

          При инвентаризации товарных фондов магазина №67 09.04.90. обнаружена недостача различных товаров на сумму 2305 руб.

          Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина  № 67 с 10.05.2009 по 21.06.2009.

 

 

 

 

 

 

Главный бухгалтер                    Личная подпись                      М.А.Вишнякова

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2.

                    Пример оформления объяснительной записки

 

Бухгалтерия                                                                             Директору ЗАО

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА                                            «Электрон»

17.12.2009                     №6/01-11                                                  В.Н.Петрову

 

                  Москва

 

О графике отпусков

 

 

        В соответствии с Вашим распоряжением  от 10.09.2010 №51 бухгалтерия должна  была до 16.12.2009 представить в отдел  кадров сведения для составления  графика отпусков на 2010 г. Сведения были представлены с опозданием (17.12.2009) в связи с болезнью двух работников и служебной командировкой главного бухгалтера.

 

 

Зам.главного бухгалтера              Личная подпись                          А.А.Липкина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример оформления акта                    Приложение 3

Открытое акционерное                       УТВЕРЖДАЮ

Общество «Заря»

                                                          Генеральный директор

                     АКТ                              Личная подпись     А.В.Гуськов

 

19.11.2010                                           №15    20.11.2010

 

                     Москва

 

О проверки сохранности

документов  в ОАО «Заря»

 

Основание: Приказ генерального директора от 13.11.2010  №24 «О проверке сохранности управленческих документов»

 

Составлен комиссией:

Председатель  – Зам диктора по режиму Авакян С.С

Члены комиссии: Заведующий общим отделом Волгина  Т.И.

                           Инспектор отдела кадров Кузьминова  Е.А

                           Референт Маркушов А.И

 

        В период с 14 по 19 ноября 2010 комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов ОАО «Заря». Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

       Документы, предусмотренные номенклатурой дел, обрабатываются и хранятся в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».

       Фактов гибели, утраты, порчи или  незаконного уничтожения документов  не установлено.

        Комиссия рекомендует выделить  и оборудовать специальное помещение для архива ОАО «Заря».

 

Составлен в 3 экз.:

1 экз.- ген.директору  (в дело 1-15);

2 экз.-зав.архивом;

3 экз.- зав. Общим  отделом.

 

Председатель  комиссии                Личная подпись                      С.С. Авакян

 

Члены комиссии                           Личная подпись                      Т.И Волгина

                                                      Личная подпись               Е.А. Кузьминова

                                                      Личная подпись                  А.И Маркушов

 

Приложение 4

Пример оформления протокола

Закрытое акционерное  общество «Вымпел»

 

ПРОТОКОЛ

01.02.2009    №9

Москва

Собрание производственного

Отдела

 

Председатель  – Пирагова О.Ю

Секретарь      – Малышева Е.В

 

Присутствовали 8 человек (список прилагается)

 

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

1. Об уточнения расчетных коэффициентов определения себестоимости

продукции массового  спроса.Доклад главного экономиста Мун.И.И.

СЛУШАЛИ:

          Доклад главного экономиста Мун И.И.(текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

          Главный технолог Пахомов А.В.- поддержал основные положения доклада. Предложил уточнить отдельные коэффициенты (текст выступления прилагается).

         Начальник прессового цеха Галкин  М.Л.- провел конкретные примеры  необходимости внедрения новых  коэффициентов для определения себестоимости.

ПОСТАНОВИЛИ:

Применять с 01.03.2009 новые  расчетные коэффициеты определения  себестоимости продукции.

 

Председатель                                 Личная подпись                        О.Ю Пирагова

 Секретарь                                      Личная подпись                      Е.В. Малышева