Автор: Пользователь скрыл имя, 09 Ноября 2012 в 23:17, контрольная работа
Подавляющее большинство документов, управляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочным. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Введение
Подавляющее большинство документов, управляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочным. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, все разновидности переписки, акт, протокол, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, описательной, излагаются имевшие место факты или описываются ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.
Докладные записки могут быть двух видов:
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем. (см. приложение 1).
Обязательными реквизитами
Объяснительная записка:
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.
Это документ, составляемый работником (должностным лицом)
организации и объясняющий вышестоящему непосредственному
руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения
трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаге. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала.
Пример объяснительной записки приведен в приложении 2.
Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
Во вводной
части указывают основание для
составления акта, перечисляют лиц,
составивших акт и
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают). С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Пример акта приведен в приложении 3.
Формуляр образец объяснительной записки состоит из реквизитов:
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы бывают развернутыми
и краткими. Развернутые протоколы, содержащие
не только суть, но и характер обсуждения.
Первая страница протокола оформляется
на общем бланке организационно-
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.
Переменная- инициалы и фамилии председателя, секретаря,
Присутствующих и приглашенных, информация о которых с указанием должности (для приглашенных специалистов из других организаций – должность и название организации).
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет один интервал. Если членов коллегиального органа больше пятнадцать человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.
(см.приложение 4) К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора).
С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».
Ход обсуждения доклада отражается в разделе –ВЫСТУПИЛИ.
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы И.И фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Клапов сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».
Если выступающий
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ
Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то он делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (17.06.1988 – 20).
Номер протокола – порядковый номер в течении календарного года . Фирма протокола дана в приловении
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки в целом оформляются аналогично докладным запискам.
Справки бывают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.
Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.
В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.
Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.
Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.
Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.
Информация о работе Особенности организации документооборота