Основы кадровой работы

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ  И ДОПОЛНЕНИЙ

7.1. Изменения и дополнения  в Положение вносятся приказом  генерального директора по представлению  Руководителя.

Регламент – свод правил. 

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также  согласования с заинтересованными  подразделениями и юридической  службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или  руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется  на общем бланке организации.

Как правило, регламент нужен, когда есть необходимость описать взаи-

модействие нескольких подразделений. Цель регламента – описать какой-либо бизнес-процесс в ком-

пании. Любой регламент создается на основе следующих вопросов:

• последовательность действий по процессу;
• участники, их роли;
• ответственность участников;
• сроки предпринимаемых действий;
• принципы корректировки процесса.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) организации при осуществлении ими служебной (трудовой) деятельности согласно занимаемой должности. Должностная инструкция разрабатывается, исходя из задач, возложенных на каждую конкретную должность в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними нормативными актами, с соблюдением требований Трудового Кодекса РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Структура текста должностной инструкции:

1. Общая часть (общие положения).  
2. Функции.  
3. Должностные обязанности.  
4. Права.  
5. Ответственность.  
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого  раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "... выполняет", "... организует", "... составляет " и т. д

Штатное расписание предприятия как нормативно-правовой (локальный) документ: практика составления, внесения изменений и применения.

• Необходимость разработки штатного расписания (п. 3 ст. 64 ХКУ).
• Фиксация и закрепление структурной и штатной численности работников.
• Установление размера основной заработной платы, фонда месячной оплаты труда.
• Конкретизация перечня названий должностей и профессий.
• Размер надбавок (доплат).

Штатное расписание — форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности.

Документы

ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

Классификатор профессий — Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2005 г. № 375.

Постановление № 228 — постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений».

Письмо № 162 — письмо Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07.

Что представляет собой штатное расписание

Согласно разъяснениям Минтруда, предоставленным в письме № 162, «штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников». Штатное расписание представляет собой перечень должностей на предприятии с указанием их количества и размеров должностных окладов.

На основании  штатного расписания, Правил внутреннего  трудового распорядка, а также  должностных (рабочих) инструкций руководитель предприятия принимает решения  по кадровым вопросам, в частности  относительно приема граждан на работу, перевода работников на другую работу, установления должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника  в соответствии с его должностью (квалификацией).

Кадровая служба, в свою очередь, руководствуясь штатным  расписанием, осуществляет набор персонала, оформляет необходимые кадровые документы, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует  качественный состав работников и вносит предложения по поводу его улучшения, в установленном порядке подготавливает информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.

Обязательно ли составлять штатное  расписание?

В соответствии со ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Как видим, данная норма ХКУ предоставляет предприятию свободу в принятии решения относительно составления штатного расписания, но вместе с тем указывает на его необходимость.

Предприятие определяет формы и системы оплаты труда, ориентируясь на минимальные государственные  гарантии, генеральное и отраслевые соглашения, устанавливает схемы  должностных окладов, условия применения и размеры надбавок, доплат, премий, указывая все это в коллективном договоре. Но в коллективном договоре не отражается соответствие должностей и должностных окладов. Такое  соответствие можно установить, составив и утвердив штатное расписание.

Относительно вопроса  о необходимости составления  штатного расписания Минтруда разъясняет в письме № 162.

Так, по мнению Минтруда, с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным. Его отсутствие считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, а именно: наложение штрафа на должностных лиц от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 255 до 850 ннмдг).

Какие правила нужно соблюдать  при составлении штатного расписания?

Штатное расписание разрабатывается на основе внутренних организационно-нормативных документов, таких как организационная структура  и численность, Положение по оплате труда.

Что касается наименования структурных подразделений, то для  коммерческих предприятий нет каких-либо ограничений в их определении. Как  правило, структурные подразделения  делятся на группы: административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.), производственные подразделения, обслуживающие  подразделения (хозяйственный отдел, отдел охраны и т. п.).

А вот при указании наименования должности в штатном  расписании необходимо учитывать требования нормативно-правовых актов, в частности  руководствоваться Классификатором профессий. Названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе профессий. В штатном расписании должны быть утверждены все возможные на предприятии должности, т. е. утверждаются как должности основных работников, так и должности, на которые принимаются совместители.

В штатном расписание следует указывать и вакантные должности, поскольку на основании этого документа планируется необходимая численность работников

В штатном расписании могут устанавливаться надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы оплаты труда и должны иметь постоянный характер. Перечень возможных доплат и надбавок к тарифным ставкам (должностным окладам, окладам) приведен в п.п. 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Доплаты и надбавки могут быть установлены в процентах  от должностного оклада (тарифной ставки) или в фиксированной сумме. В  первом случае при изменении размера  должностного оклада (тарифной ставки) размер доплаты или надбавки будет  соответственно изменяться, а во втором случае сумма доплаты (надбавки) остается постоянной независимо от изменения  должностного оклада (тарифной ставки).

По какой форме должно быть составлено штатное расписание?

На сегодняшний  день типовой формы штатного расписания нет. Исключение составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых постановлением № 228 определено, что типовая форма штатного расписания утверждается Министерством финансов Украины. Форма штатного расписания для бюджетных учреждений и организаций утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

Предприятия и организации  других форм собственности вправе составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Штатное расписание должно содержать  такие составляющие, как гриф утверждения, заголовок и текст. Кроме того, в штатное расписание вносят такие сведения: наименование структурного подразделения, перечень должностей, количество штатных единиц, размер (суммы) должностных окладов и надбавок, месячный фонд оплаты труда.

Целесообразно составлять штатное расписание таким образом, чтобы должности соответствовали  структуре предприятия в порядке  подчиненности подразделений и  при этом учитывалась бы подчиненность  внутри структурного подразделения.

Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда можно составлять таким образом. В случае если в штатном расписании нужно утвердить одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, то по каждой штатной единице в отдельной строке указывается профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад). Если в пределах структурного подразделения для одинаковых должностей установлены одинаковые оклады, в одной строке устанавливаются количество штатных единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для работников со сдельной оплатой труда в штатном  расписании, как правило, устанавливается  тарифная ставка или оклад, которые  рассчитываются по определенным методикам  на основании Положения об оплате труда и других документов, касающихся оплаты труда.

Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или  должностей, изменения оклада, штатное  расписание может изменяться во время  реорганизации предприятия, при  сокращении численности или штата  работников. При сокращении численности  исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Работников, которых  затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под  роспись.

Правила внутреннего  трудового распорядка: разработка, согласование, утверждение.

• Разработка правил внутреннего трудового распорядка в соответствии со статьей 21 КЗоТ, согласование с коллективом.
• Должны содержать информацию:
• порядок приема на работу работников и увольнения их с работы;
• права и обязанности работодателя;
• права и обязанности работников;
• режим работы;
• порядок поощрения за работу;
• увольнение сотрудников за нарушение правил внутреннего трудового распорядка (п. 3 ст. 40 КЗоТ).