Основы кадровой работы

ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

 

 

ОСНОВЫ  КАДРОВОЙ  РАБОТЫ

 

Задачи, функции, структура кадровой службы. Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы.

• Задачи, структура кадровой службы.
• Документы, регламентирующие деятельность службы кадров.
• Основные функции; определение потребности в персонале.
• Положение о структурном подразделении - порядок разработки, согласования, утверждения. Порядок внесения изменений.
• Регламентирующие, распорядительные, справочно-информационные документы.
• Положения об отделах и службах предприятия

Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, организации (далее - предприятие), видов его деятельности и штатной численности работников.

На крупных предприятиях, как правило, кадровой службой руководит  заместитель директора по кадрам (персоналу) или, например, заместитель  председателя правления АО по кадрам, которому подчиняется непосредственно  отдел кадров, административно-хозяйственная  служба с подразделениями и др.

 

Если на предприятии его  структурой предусмотрено, что кадровыми  вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый  начальником отдела кадров, то в  этом случае он всегда подчинен непосредственно  руководителю предприятия, который  через него координирует кадровую работу на предприятии.

Если на предприятии численность  работников небольшая и нет специальной  кадровой службы, то обычно в штатном  расписании предусматривается должность инспектора по кадрам.

 

На некоторых предприятиях, где введение должности инспектора по кадрам нецелесообразно, руководитель предприятия приказом о назначении ответственного за ведение кадровой работы одному из работников (обычно секретарю или специалисту по делопроизводству, а нередко и работникам бухгалтерии) поручает ведение кадрового делопроизводства, трудовых книжек, табельного учета и оформление документов для назначения пенсии (см. также п. 6.2. Инструкции о порядке приема, перевода, увольнения и учета кадров на предприятиях, в организациях, учреждениях потребительской кооперации, утвержденной постановлением Укоопсоюза от 03.04.2003 г.).

При определении численности работников кадровой службы необходимо руководствоваться Межотраслевыми нормативами численности работников, занятых отбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, утвержденными приказом Минтруда от 18.12.2003 г. № 341.

 

Для правильной организации  работы с кадрами на любом предприятии  изначально должны быть составлены и  утверждены в установленном порядке:

-        коллективный договор;

-        правила внутреннего трудового распорядка;

-        штатное расписание;

-        должностные инструкции;

-        положения об отделах и службах предприятия и другие документы.

Прежде чем будут рассмотрены  требования к оформлению тех или  иных внутренних документов работодателя, следует обратить внимание, что общие  требования к составлению таких  документов регулируются Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов ДСТУ 4163-2003, утвержденными приказом Госпотребполитики от 07.04.2003 г. № 55. Согласно этому документу внутренние документы предприятия должны содержать ряд общих реквизитов, к которым относятся:

-        наименование предприятия согласно учредительным документам и данным ЕГР;

-        гриф об утверждении руководителем предприятия;

-        основной текст;

-        подпись лица, с которым документ согласован;

-        подпись работника об ознакомлении с документом и др.

 

Положением  об отделе (службе) предприятия является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура), место и роль в организационной структуре предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.

 

Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой). Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:

-        общие положения - в нем указывается точное название отдела (службы) и его место в организационной структуре предприятия, руководитель отдела (службы), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей деятельности;

-        задачи - данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направлений деятельности) отдела (службы);

-        структура - в нем описывается внутренняя структура отдела (службы), перечень его подразделений и порядок распределения обязанностей между подразделениями и работниками отдела (службы);

-        функции - этот раздел должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень его самостоятельности в решении тех или иных вопросов;

-        взаимосвязь с другими подразделениями - в нем описывается взаимосвязь отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности и взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок ее представления и оформления;

-        обязанности - в нем указывается перечень обязанностей отдела (службы) и его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;

-        права - этот раздел должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;

-        ответственность - в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и его работники несут ответственность за выполнение возложенных на них задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.

Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в Положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.

После утверждения один экземпляр  Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а  второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).

Принципы составления  нормативных документов (положения  о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции)

• Положение: общие цели и задачи подразделения.
• Регламент: акцент на формальные критерии выполнения работы на каждом этапе.
• Персональные должностные инструкции: извлечение, иногда несколько более детализированное, из документов первых двух разновидностей.
• Правила разработки, написания, согласования и утверждения должностной инструкции.
• Нормативные документы: справочник квалификационных характеристик, Государственный классификатор профессий ДК 003.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее  – Отдел) является обособленным  структурным подразделением организации  (далее – Организация). 
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации. 
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации. 
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Украины , другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением. 
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации. 
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет. 
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Подбор и расстановка  кадров. 
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации. 
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда. 
2.4. Повышение квалификации работников. 
2.5. Проведение аттестации. 
2.6. Формирование кадрового резерва. 
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников. 
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Определение текущей  потребности в кадрах, анализ  текучести кадров. 
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений. 
3.3. Разработка штатного расписания. 
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников. 
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. 
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, 
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов. 
3.7. Документальное оформление служебных командировок. 
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков. 
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных. 
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям. 
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности. 
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации. 
3.13. Организация и участие в аттестации работников. 
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников. 
3.15. Составление планов повышения квалификации работников. 
3.16. Организация табельного учета.

4. ПРАВА

Отдел имеет право: 
4.1. Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников. 
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров. 
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами. 
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации. 
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций. 
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями. 
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ответственность за  надлежащее и своевременное выполнение  Отделом функций, предусмотренных  настоящим Положением, несет Руководитель. 
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за: 
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины. 
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности. 
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов. 
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ  СВЯЗИ

Для выполнения функций и  реализации прав кадровая служба взаимодействует: 
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам. 
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов. 
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности. 
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.