Организация службы делопроизводство

      Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой.

      В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

      1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

      2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

      3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

      4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

      5) организация  машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

      6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

      7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

      8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

      9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

      10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

      11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

      12) организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

      13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

      14) организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

4. Регламентация деятельности  службы документационного обеспечения управления

      Служба  документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляют свою деятельность на основании следующих  организационно-правовых документов (рис. 4):

• положения о структурном подразделении;
• должностных инструкций;
• инструкции по делопроизводству.

      Создание  положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

      Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.

      Раздел  устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление  о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота. 

Рис. 4. Организационные  документы, закрепляющие статус работников службы ДОУ

      Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые  в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение  о службе и организации разрабатывается  на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

      Положение о службе документационного обеспечения  подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации (см. ниже). Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Пересмотр положении следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

     Таблица 2 - Структура положения о службе ДОУ

      Основной  организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой  для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей, - должностная инструкция.

      Служебная должность является первичным элементом  управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых  в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

      Первым  источником для разработки должностных  инструкций является такой нормативный  документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

      Второй  источник при составлении должностных  инструкций - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

      Третьим документом, который используется при  разработке должностных инструкций, является положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

      К тексту должностной инструкции предъявляются  требования полноты определения  задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к  нестабильности и несогласованности  действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «инспектор выполняет», «секретарь организует» «референт составляет» и т.д. При этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

      В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника  данной должности, предмет ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

      В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

      В разделе «Ответственность» формулируются  содержание и формы ответственности  должностного лица за результаты и  последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.