Организация работы с обращениями граждан в государственных учреждениях

    Руководитель  должен рассматривать документы  в день их поступления (как нежелательное  исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту  или помощнику с резолюцией. Поступать  к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:

    Г.В. Иванову

    Прошу подготовить ответ

    _____________________

    Подпись

    Дата

    Руководитель  не должен задерживать документы, а  тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

    Согласно  резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии—другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:

    И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

    Прошу подготовить ответ

    _______________________

    Подпись руководителя

    Дата

    Затем на оборотной стороне заполняются  следующие разделы карточки: «Дата  передачи на исполнение» — 15.01.2000; «Кому  направлен документ» — Г.В. Иванову; «Расписка в получении» — роспись  Иванова Г.В., дата.

    В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я — справочная (по порядку номеров); 2-я — контрольная (по срокам исполнения); 3-я — основные вопросы деятельности организации; 4-я — переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям.²¹ Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

    От  момента поступления к исполнителю  до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

    При поступлении документа может  быть несколько вариантов их исполнения.

    На  основании поступившего инициативного  документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.

    Документы, которые поступают для использования  в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем  в деле структурного подразделения  или в канцелярии.²²

    Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:

    • отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).

    Например:

    Отправлена  справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;

    • указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

    Например:

    Председатель  комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;

    • дату возврата, расписку принявшего документ. Например:

    20.01.2010____________________

    Подпись

    • номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.

    Например:

    Д № 02-36.

    Приведем  пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:

 

    Оборотная сторона

 

 

     2.2. Подготовка и регистрация отправляемых документов 

    Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта  документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.²³

    В начале составляется рукописный вариант  проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись  руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

    После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется  на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:

    20.01.2000 №259-02/36

    На  № 2054-02/5 от 05.01.2000

    Первый  экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

    На  отправляемый документ заводится регистрационная  карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный  номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра - дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.²⁴

    Приведем  пример правильной регистрации отправляемого  документа:

 

 

     2.3. Прохождение внутренних документов 

    Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.²⁵

    После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической  службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем  учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях — за его пределы.

    Протоколы, содержащие поручения должностным  лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок  из протокола.

    Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.²⁶

    Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией  по делопроизводству организаций.

    Приведем  пример регистрации постановления  или распоряжения главы администрации  области:

    Карточка  регистрации постановления главы  администрации области (района и т.д.)

    ________________ №________

    Дата 

    _____________________________________________________

    Кто вносил проект

    По  вопросу______________________________________________

    Кем подписано __________________________________________

    Ф.И.О.

    5. Учет объема документооборота.

    Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.