Организация документирования предоставления основного ежегодно оплачиваемого отпуска в ДРО ООО «ВОИ»

     Руководящие органы ВОИ и их компетенция.

     Высшим  руководящим органом местной  организации ВОИ является конференция:

     Конференция местной организации ВОИ:

• в случаях, предусмотренных настоящим Уставом и уставом региональной организации, принимает, изменяет и дополняет устав своей организации ВОИ;
• определяет приоритетные направления деятельности своей организации;
• заслушивает отчеты правления, своей организации и ее контрольно-ревизионного органа и принимает по ним решения;
• избирает председателя своей организации ВОИ;
• из числа членов ВОИ избирает делегатов на съезд ВОИ, конференцию вышестоящей организации ВОИ;
• решает другие вопросы, определяемые уставом региональной организации.

     Служба  кадров не представлена специальным структурным подразделением и состоит из одного сотрудника представленным заместителем председателя, который выполняет функции работника кадров и подчиняется председателю ВОИ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Анализ документирования предоставления основного ежегодно оплачиваемого отпуска в ДРО ООО ВОИ

     Рассмотрим  процесс документирования предоставления основного ежегодно оплачиваемого  отпуска в ДРО ООО ВОИ.

     Документированием предоставления отпусков в организации  занимается заместитель председателя, в обязанности которого не входит выполнение данной работы, согласно должностной  инструкции.

     Алгоритм  документирования предоставления основных ежегодно оплачиваемых отпусков в организации:

1.написание работником заявление о предоставлении отпуска;

2.составление и оформление распоряжения о предоставлении отпуска.

     Согласно  приведенному алгоритму можно сделать вывод, что в организации  не составляется сводный график отпусков. Отсутствие данного графика не дает возможности наглядного отслеживания очередности отпусков, мешает стабильности работы организации. В связи с этим, можно предложить введение в процесс документирования график отпусков по унифицированной форме Т-7 (Приложение А)

     Первым  этапом документирования отпуска является написание работником заявления о предоставлении отпуска.

     Проанализируем  заявление заместителя председателя о предоставлении основного ежегодно оплачиваемого отпуска от 04.08.2011 (Приложение Б)

     Заявление составлено и оформлено на белом  листе бумаги формата А4, рукописным способом, не соблюдены стандарты полей, предназначенные для оформления документа. Согласно ГОСТ Р6.30 – 2003 , верхнее, левое, нижнее поля должны быть не менее 20 мм, а правое поле не менее 10 мм.

     Заявление имеет следующие реквизиты:

1. адресат;
2. резолюция;
3. наименование вида документа;
4. текст;
5. дата ;
6. подпись;

     На  данном заявлении отсутствует отметка  о поступлении документа, что  означает, что в организации документ не зарегистрирован. Отметка о поступлении  документа включает в себя регистрационный  номер и дату поступления документа.

     В реквизите «адресат» указывается кому адресовано заявление (должность, наименование организации, ф.и.о.) и от кого написано (должность, ф.и.о.). В данном заявлении в реквизите «адресат» необходимо указать должность исполнителя, его фамилию имя и отчество полностью, либо инициалы написать перед фамилией. Таким же способом необходимо написать и кому адресовано заявление.

     В реквизите «резолюция» даются указания руководителя организации включающие в себя: должность, фамилию, инициалы исполнителя; содержание поручения; срок исполнения; личную подпись; дату. Руководитель должен рассмотреть данное заявление и дать указание (если он согласен)  исполнителю на составление и оформление приказа о предоставлении ежегодно оплачиваемого отпуска. Если же руководитель не согласен со сроками отпуска он может указать свой срок предоставления отпуска. В данном заявлении в реквизите «резолюция» дается разрешение председателя на отпуск, указывается с какого по какое число дается отпуск, указана дата и подпись. В резолюции возможно было бы не указывать период предоставления отпуска, так как председатель уже дал разрешение на отпуск. Дата резолюции (так же период предоставления отпуска указанный в тексте, и дата составления заявления) написана не верно, так как существует два способа написания даты: словесно – цифровой (8 августа 2011 г.) и цифровой (08.08.2011), а так же в последовательности: год, месяц, число(2011.08.08). Дата ставится после личной подписи руководителя. В данном реквизите не указано составление приказа так как работой по документированию отпусков занимается заместитель председателя, являющийся исполнителем данного заявления и нет надобности это указывать.

     Наименование  вида документа, такие как приказ, распоряжения, акт и др. пишутся прописными буквами, заявление же пишется строчными буквами, централизовано и в конце точка не ставится. На данном заявлении после наименования вида документа стоит точка, что является ошибкой.

     Реквизит  «подпись» включает в себя должность, личную подпись и расшифровку подписи. В заявлении необходимо только поставить личную подпись, так как в адресате уже указано от кого заявление.

     Правильное  оформление заявления о предоставлении основного оплачиваемого отпуска  предоставлено в Приложении В.

     Трафарет  заявления о предоставлении основного  оплачиваемого отпуска  предоставлено  в Приложении Г.

     Все заявления о предоставлении отпусков хранятся в папках с твердой обложкой (дело), помещенные в сейфе (Приложение Д).

   Дело  имеет обложку с реквизитами:

• наименование организации;
• заголовок (заявления о предоставлении основных ежегодно оплачиваемых отпусков);
• дата ( за какой календарный год)

     Вторым  этапом документирования отпусков является составление и оформление распоряжения о предоставлении отпуска.

     Для предоставления отпуска можно выбрать  приказ, форма которого унифицирована  Т-6 (Приложение Ж), либо же составить традиционным способом.

     Проанализируем  составление и оформление распоряжения о предоставлении основного ежегодно оплачиваемого отпуска в организации. (приложение К)

     Распоряжение  составлено и оформлено на общем бланке организации.

     Распоряжение  имеет следующие реквизиты:

1. наименование организации автора документа;
2. юридический адрес организации;
3. идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
5. наименование вида документа;
6. дата документа;
7. номер документа;
8. текст;
9. подпись;
10. оттиск печати

Распоряжение  не имеет следующих реквизитов:

1. место издания;
2. заголовок к тексту

     Реквизит  « наименование организации автора документа» напечатан 24 размером шрифта, полужирным начертанием, что является ошибкой. Весь документ должен быть напечатан 14 шрифтом Times New Roman; с 1,5 интервалами; красной строкой 1,25 см.

     Данный  документ является внутренним, поэтому  реквизиты: юридический адрес организации; идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП); основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, не проставляются. В связи с этим можно предложить разработать бланк конкретного вида док-та «Распоряжение» для данной организации (Приложение Л)

     Реквизит  «наименование вида документа» должен печататься прописными буквами.

     В реквизите «дата» дата напечатана так же не правильно как и в заявлении о предоставлении отпуска.

     Сокращенное наименование организации необходимо писать в реквизите « наименование организации автора документа».

     Номер документа, в центрированном расположении, должен быть напечатан справа напротив даты документа.

     После даты и номера по центру необходимо указать место издания документа, так как оно не отражено в наименовании организации.

     Ниже  от места издания, по центру с маленькой  буквы печатается заголовок к  тексту «о предоставлении основного  ежегодно оплачиваемого отпуска».

     Текст распоряжения должен состоять из констатирующей и распорядительной частей, которые  отделяются ключевым словом «Обязываю:»

     В тексте указано: что необходимо сделать, должность, ф.и.о., согласно какому документу, и  период отпуска. В тексте распоряжения не нужно указывать: наименование организации, в которой работает работник; согласно какому документу предоставляется  отпуск (заявление), так как документ (заявление) является основанием для предоставления отпуска и указан в констатирующей части. Так же допущена очередная ошибка с датами.

     В реквизите «Подпись»  указана должность, личная подпись, расшифровка подписи председателя. Наименование организации в реквизите «подпись» не указывается.

     Оттиск  печати должен захватывать не только личную подпись председателя, но и должность.

     В распоряжении отсутствует ознакомление работника, что является грубой ошибкой. Для ознакомления с распоряжением, после подписи председателя, необходимо напечатать: «С распоряжением ознакомлен:», где рядом должна быть проставлена личная подпись работника, расшифровка подписи, а ниже дата ознакомления.

         Правильное оформление распоряжения предоставлено традиционным способом в Приложении М.

     В ДРО ОО «ВОИ» распоряжения о предоставлении отпуска составляется в одном  экземпляре. Документ хранится в папке  с твердой обложкой (дело), в сейфе (Приложение Н).

     Дело  имеет обложку с реквизитами:

• наименование организации;
• заголовок (распоряжения о предоставлении основных ежегодно   оплачиваемых отпусков);
• дата ( за какой календарный  год)

     Все распоряжения  должны быть составлены не менее двух экземплярах:

     Первый идет в дело «распоряжения руководителя предприятия о предоставлении основного ежегодно оплачиваемого отпуска за такой то календарный год»;

     Второй - в бухгалтерию для начисления отпускных;

     Третий- в отдел кадров

     В ДРО ООО «ВОИ»  основной ежегодно оплачиваемый отпуск дается работникам, согласно ТК РФ, в количестве 28 календарных  дней (рабочие дни +выходные дни). Праздничные  дни в количество дней отпуска  не входят и прибавляются, увеличивая на это количество дней отпуск. Отпуск предоставляется и оплачивается работодателем. 
 

 

    Заключение

     При анализе организации документирования предоставления основного ежегодно оплачиваемого отпуска в Дзержинской районной организации всероссийского общества инвалидов цель была полностью достигнута. Для ее достижения  был выполнен:

• сбор, обработка, обобщение необходимой информации;
• анализ технологии документирования предоставления основного ежегодно оплачиваемого отпуска в исследуемой организации