Оперативное управление кадровой документацией организации

• эмблема предприятия;
• код формы документа;
• наименование предприятия;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления (издания) документа;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

         Инструкция по кадровому делопроизводству — это документ, устанавливающий

         единый порядок осуществления указанной деятельности и применения положений нормативных правовых актов по ее отдельным вопросам соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия. Функциональное назначение документа состоит в:

• установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в процессе ведения кадрового делопроизводства;
• установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативных правовых актов по вопросам указанной

         деятельности.

         Оформление документа производится с соблюдением требований, предусмотренных для инструкции об организации управления персоналом.

         Положение о кадровой службе — это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы. В дополнение к данному положению, утвержденному руководителем предприятия, разрабатываются положения о структурных подразделениях кадровой службы, которые утверждаются ее руководителем.

         Содержание положения о кадровой службе предприятия излагается в последовательности «от главного к второстепенному». При этом центральное место в содержании документа отводится вопросам статуса кадровой службы в интегрированной системе кадровой работы, раскрытию основных направлений ее деятельности, общей организации руководства службой. Соответственно в содержании положения о структурном подразделении службы основное внимание уделяется освещению таких вопросов, как место подразделения в ее структуре, ключевые направления его деятельности, организация взаимодействия подразделения с другими подразделениями кадровой службы и др.

         Должностная инструкция — это документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории работников — руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Соответственно функциональное назначение должностных инструкций работников кадровой службы заключается в:

         • регламентации повседневной деятельности соответствующих (категорий) должностных лиц службы;

         • установлении порядка применения указанными должностными лицами положений

         законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

         Содержание документа формулируется таким образом, чтобы ясно, точно и кратко осветить ключевые вопросы деятельности работника. Так, в разделе «Общие положения» устанавливаются пределы должностных полномочий работника (то, за что он отвечает в процессе повседневной деятельности), порядок замещения должности (кем он назначается и освобождается от должности), квалификационные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.), основные документы, которыми обязан руководствоваться работник.

         Должностная инструкция руководителя кадровой службы утверждается руководителем предприятия, а должностные инструкции других работников службы — руководителем службы. Оформление документа производится с соблюдением требований, предусмотренных для инструкции об организации кадровой работы.

         Заключение

         Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

         Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово- хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

         Не менее важным для администрации предприятия  является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

         Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. 
 
 
 
 

         Список  использованной литературы

1. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций:уч.пособие.- М.: ТК Велби, Из-во Проспект 2008.
2. 3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 
   2, переработанное и дополненное). 1998.
3. 6.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: 
   ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
4. 9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА 
   –М,2000.