Оперативное управление кадровой документацией организации

• распределение исполненных документов между делами; «систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел;
• организация учетно-справочной картотеки (базы данных) по делам и документам кадровой службы.

         Кроме того, на основе номенклатуры дел кадровой службы составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты уничтожения дел с истекшими сроками хранения и не представляющими более практической или научно-исторической ценности.

         Номенклатура дел кадровой службы формируется на основе номенклатур дел структурных подразделений в составе службы. В свою очередь, номенклатура дел кадровой службы является неотъемлемой частью сводной номенклатуры дел. Подготовка проекта номенклатуры дел кадровой службы осуществляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к разработке аналогичных документов предприятия, и с учетом особенностей, обусловленных спецификой организации и содержания деятельности службы.

         Как правило, подготовка проекта номенклатуры дел кадровой службы на предстоящий календарный год производится в последнем квартале предшествующего года. При составлении проекта, помимо номенклатур дел структурных подразделений службы, учитывается содержание:

• соответствующих положений устава (положения)предприятия;
• штатного расписания предприятия;
• положения о службе и ее структурных подразделений;
• документов планирования и отчетности предприятия;
• типовых и примерных номенклатур дел;
• типовых и ведомственных перечней документов, образующихся в процессе деятельности предприятия с указанием сроков их хранения (с учетом решений ЦЭПК  Рос-архива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов по кадровой
• работе);
• номенклатур дел кадровой службы за предыдущие годы;
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, принимаются во внимание результаты анализа документооборота кадровой службы за текущий год.

         Непосредственное руководство подготовкой проекта номенклатуры дел кадровой службы осуществляет руководитель структурного подразделения службы, в ведении которой находятся вопросы кадрового делопроизводства. Указанная работа организуется о взаимодействии со службой делопроизводства предприятия, ведомственным архивом и ними соответствующими органами (должностными лицами).

         Проект номенклатуры дел кадровой службы согласуется со службой делопроизводства и ведомственным архивом, подписывается руководителем кадровой службы, после чего представляется на утверждение руководителю предприятия. Утвержденная номенклатура дел службы тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются по назначению (в виде копий или выписок).

         Специфической чертой управления кадровой документацией является повышенная значимость документов по учету, в том числе содержащих персональные данные работников. Это, с одной стороны, вызывает необходимость в ведении значительного числа учетных документов, а с другой — требует более тщательной регламентации порядка обращения с указанными документами и содержащимися в них учетными данными.

         документы по учету могут быть условно разделены на две функциональные группы: документы первичного и вторичного учета. К первой группе, в частности, относятся личная карточка работника, учетная карточка научно-педагогического работника, личное дело работника, личный листок по учету кадров (с соответствующими дополнениями к нему), а также документация по учету перемещения персонала предприятия (картотеки, журналы, книги и т. п.). Ко второй группе относятся приказы и распоряжения по кадрам, трудовые договоры с работниками предприятия.

4. Особенности организации хранения документов по кадровой работе

         Основные вопросы:

• оперативного хранения указанных документов;
• подготовки документов с истекшими сроками оперативного хранения и не представляющие практической (научно-исторической) ценности к передаче на постоянное хранение;
• постоянного хранения указанных документов в ведомственном (государственном) архиве.

         Как правило, оперативное хранение документов по кадровой работе осуществляется по месту их формирования в дела, т. е. в структурном подразделении кадровой службы, в ведении которого находятся вопросы кадрового делопроизводства. Обеспечению сохранности документов в процессе оперативного хранения способствуют создание оптимальных условий хранения документов и дел, их рациональное размещение, соблюдение установленного порядка выдачи документов и дел во временное пользование, а также систематический контроль за их наличием и состоянием. В целях надлежащей организации оперативного хранения документов по кадровой работе следует придерживаться общих требований, предъявляемых к организации оперативного хранения управленческой документации предприятия, принимая при этом во внимание:

         специфику функционального назначения документов по кадровой работе;

         особенности содержания отдельных видов указанных документов, обусловленных, помимо прочего, присутствием в них персональных данных о работниках предприятия.

         Подготовка документов по кадровой работе с истекшими сроками оперативного хранения и не представляющими практической (научно-исторической) ценности в обязательном порядке предшествует их передаче на постоянное хранение — в ведомственный или государственный архив — как правило, в составе соответствующих дел. Подготовительная процедура включает проведение экспертизы ценности дед, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел

         Передача в ведомственный архив дел с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится по истечении не менее двух лет после перевода указанных документов на режим оперативного хранения. При этом дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и хранятся в кадровой службе, а по истечении указанного срока хранения — уничтожаются в установленном порядке.

         Порядок приема-передачи документов по кадровой работе при реорганизации

         предприятия определяется приказом о проведении реорганизационных мероприятия. При выделении из состава реорганизуемого предприятия структурного подразделения со статусом предприятия последнему передаются относящиеся к его деятельности не завершенные делопроизводством дела кадровой службы, в том числе личные дела и лицевые счета работников, перешедших на данное предприятие. Передаче дел и документов по кадровой работе предшествуют:

         • проверка наличия и состояния дел и документов, подлежащих передаче предприятию-правопреемнику;

         • научно-техническая обработка указанных дел и документов.

         По завершении проверки наличия и состояния, а также научно-технической обработки указанных дел и документов по кадровой работе они передаются предприятию-правопреемнику по акту.

         В отсутствие предприятия-правопреемника дела и документы, подлежащие передаче в государственный архив, до истечения сроков оперативного и ведомственного хранения передаются в архив соответствующего отраслевого (ведомственного) органа управления. В случае невозможности передачи указанных дел и документов в архив соответствующего отраслевого (ведомственного) органа управления по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества реорганизуемого предприятия, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти дела и документы передаются на хранение непосредственно в государственный архив.

         При ликвидации предприятия решение о передаче дел и документов по кадровой работе принимает ликвидационная комиссия, в состав которой в обязательном порядке включается представитель ФААС РФ. Для принятия мотивированного решения о передаче дел и документов на хранения ( на уничтожение дел и документов с истекшими сроками хранения, не представляющими практической и (или) научно-исторической ценности), ликвидационная комиссия вправе привлекать к работе по упорядочению соответствующих дел и документов организации или отдельных специалистов (экспертов и т.п.), имеющих лицензии на производство такой работы, на договорной основе.

         Как правило, в отсутствие правопреемника и соответствующего органа отраслевого (ведомственного) управления дела и документы по кадровой работе ликвидированного предприятия, подлежащие хранению, передаются в специализированный архив (центр) документов, либо — в отсутствие такого архива ярким (центра)- непосредственно в государственный архив. Уничтожение дел и документов по кадровой работе с неистекшими сроками временного хранения ликвидируемого без правопреемника предприятия производится только на основании решения  соответствующего органа исполнительной власти субъекта Федерации (муниципального образования)  и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых дел и документов. Дела и документы ликвидируемого без правопреемника предприятия с истекшими сроками хранения уничтожаются в порядке, установленном Основными правилами работы архивов.

         Порядок передачи дел и документов по кадровой работе в государственный(муниципальный) архив при ликвидации предприятия в ходе банкротства определяет конкурсный управляющий, руководствуясь соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами. Дела и документы ликвидируемого в ходе банкротства государственного предприятия принимаются государственным архивом  в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов. При этом прием дел и документов с неистекшими сроками временного хранения производится архивом  в случае отказа от их временного хранения соответствующего органа управления и только при наличии для этого свободных помещений.

         Документы ликвидируемого в ходе банкротства негосударственного предприятия принимаются на хранение государственным архивом в соответствии с условиями его соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора между архивом и ликвидационной комиссией. При ликвидации негосударственного предприятия с которым не было заключено соответствующее соглашение (договор), документы принимаются в установленном порядке в государственный архив после проведения экспертизы их ценности.

         Государственный архив может за плату и на основании договора (с собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками)) принять на временное хранение от ликвидируемого без правопреемника предприятия, как отнесенного, так и отнесенного к числу источников комплектования архива, деда и покупали по кадровой работе с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении соответствующих сроков. Приему дел и документов по кадровой работе должно предшествовать принятие соответствующего решения тем органом исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссий или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа от оплаты хранения учредителей (участников) ликвидируемо предприятия или органов управления, ведающих вопросами распоряжения движимым имуществом данного предприятия.

         Дела и документы с истекшими сроками хранения, не представляющие практической (научно-исторической) ценности, на архивное хранение не передаются и подлежат  уничтожению после проведения экспертизы их ценности. Уничтожение указанных дел и документов оформляется соответствующим актом с приложением описи уничтоженных дел (документов). Акт утверждается конкурсным управляющим и является приложением к отчету конкурсного управляющего.

         Последующие хранение и использование дел и документов по кадровой работе, переданных ликвидируемыми в ходе банкротства предприятиями на хранение в государственные и муниципальные архивы, осуществляются в порядке, установленном соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами, отдельно от дел действующих предприятий, организаций и учреждений.

         В заключение остановимся на основных вопросах передачи в государственный (муниципальный) архив дел и документов по кадровой работе из ведомственного архива (архива действующего предприятия). На постоянное государственное хранение передаются только дела и документы кадровой службы, отнесенные к составу государственной части Архивного фонда РФ, временно находящиеся на хранении в ведомственном архиве (архиве действующего предприятия). Вместе с делами и документами передается и соответствующий научно-справочный аппарат.

         Предприятия, дела и документы по кадровой работе которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают их по истечении сроков хранения, если последние не представляют более практической (научно-исторической) ценности. Срок временного хранения дел и документов по кадровой работе составляет 75 лет. В необходимых случаях сроки временного хранения дел и документов могут быть изменены по согласованию с государственным архивом и соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением. При этом досрочная передача дел и документов по кадровой работе на государственное хранение может быть осуществлена при возникновении угрозы их утраты (уничтожения), а также по иным основаниям — по представлению предприятия - на договорной основе. Продление сроков временного хранения дел и документов по кадровой работе допускается в виде исключения — на основании представления предприятия — по письменному разрешению государственного архива.