Оперативное управление кадровой документацией организации

         Дела и документы постоянного хранения государственного предприятия, изменившего форму собственности (акционированного, приватизированного и проч.), хранятся ответствующим новообразованным (реорганизованным) предприятием, а по истечении предельных сроков временного хранения — передаются в государственный архив. Передача документов по кадровой работе постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем предприятия в руководителем соответствующего архива. На предприятиях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов по кадровой работе постоянного хранения их передача по согласованию с государственным архивом может осуществляться один раз в пять лет.

         Передаче указанных дел и документов предшествует проверка правильности их отбора и соответствия описания дел и документов, предназначенных к передаче, установленным требованиям. В частности, описи указанных дел и документов подлежат согласованию с ЭГОС соответствующего архивного органа и утверждению руководителем предприятия.

         При этом сначала в опись, как правило, вносят приказы по кадрам, лицевые счета (ведомости на выдачу зарплаты), списки работников, а затем — в алфавитном или хронологическом порядке — личные дела, личные карточки уволенных работников и проч.

         Кроме того, непосредственно перед передачей на государственное хранение представителем предприятия совместно с представителем государственного архива проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния предназначенных дм передачи дел и документов. Обнаруженные в ходе проверки недостатки в состоянии дел _и документов фиксируются в акте. Устранение указанных недостатков проводится силами предприятия. Передача дел и документов по кадровой работе, прошедших проверку, производится на основании контрольных экземпляров описей. При составлении сводной описи включаемым в нее делам и документам присваивается сквозная нумерация, переходящая при необходимости из года в год. Новая опись и соответственно новая нумерация вводятся, если количество учтенных ранее дел и документов составило 10 ООО единиц (превысило четырехзначное число).

         При наличии большого количества различных по функциональному назначению документов, как то: личные дела, личные карточки, невостребованные трудовые книжки и т.п., они могут описываться отдельно от других документов по персоналу (приказов по кадрам, лицевых счетов и т. п.). Так, личные карточки работников, ведущиеся вместо личных дел, следует вносить в опись в качестве самостоятельных единиц хранения. , Наиболее рациональным является порядок, в соответствии с которым личные карточки подшиваются в тома (не более 250 листов в один том), после чего каждый том вносится в опись как самостоятельная единица хранения. Факт передачи дел и документов фиксируется в соответствующем акте. Вместе с делами и документами в государственный архив передаются, кроме того, три экземпляра описи и один — акта.

5. Особенности документирования кадровой работы, осуществляемой подразделениями и должностными лицами предприятия

         Для документирования мероприятий кадровой работы применяются следующие основные документы:

• устав предприятия (положение о предприятии);
• коллективный договор;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• кадровая политика;
• положение о работниках;
• штатное расписание;
• инструкция об организации кадровой работы;
• инструкция по кадровому делопроизводству;
• положение о кадровой службе и ее структурных подразделениях;
• должностные инструкции работников кадровой службы.

 

         Устав предприятия —это учредительный документ юридического лица, устанавливающий предмет и цели его деятельности. В случаях, предусмотренных законодательством, государственное юридическое лицо, осуществляющее определенные виды деятельности, может действовать на основании положения (в рамках данного пособия не рассматривается). Порядок подготовки устава предприятия в зависимости от формы собственности, регулируется с учетом соответствующих положений Гражданского кодекса РФ:

         • для федеральных и муниципальных предприятий (ФГУП, МТУП) — Федеральным законом от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

         • для акционерных предприятий — Законом РФ от 26 декабря 1995 г.  №208- ФЗ «Об акционерных обществах»;

         • для предприятий, организованных в форме обществ с ограниченной ответственностью, — Федеральным законом от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с последующими изменениями).

         В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О федеральных и муниципальных унитарных предприятиях» в содержании устава ФГУП (МГУП) должны быть отраженье

• полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;
• указание на место нахождения унитарного предприятия;

 
         

• цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

         • сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

         наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор);

         • порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормами трудового права нормативными правовыми актами;

         • перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

         • сведения о размере его уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли.

         Коллективный договор — это особое соглашение, заключаемое в письменной форме между работниками и работодателем в лице их законных полномочных представителей и предназначенное для регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между ними. Порядок подготовки коллективного договора определяется Законом РФ от 11 марта 1992 г. № 2490-1 «О коллективных договорах и соглашениях» (с последующими изменениями с учетом положений главы 7 Трудового кодекса РФ).

         В соответствии со ст. 13 Закона РФ «О коллективных договорах и соглашениях» и ст. 41 ТК РФ в содержании коллективного договора должны быть отражены следующие основные вопросы:

• форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
• механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
• занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

         » продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;

• улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);
• добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование, оздоровление и отдых работников, членов их семей;
• соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
• экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
• гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
• контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон;
• социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
• отказ от забастовок но условиям, включенным в данный коллективный договор при своевременном и полном их выполнении сторонами.

         Кадровая политика — это документ, отражающий взгляды и цели, а также содержащий описание ключевых средств и методов определения и обеспечения потребностей предприятия в работниках определенной численности и квалификации. Соответственно в содержании документа должны быть отражены:

• взгляды руководства на текущие и перспективные потребности предприятия в работниках определенной численности и квалификации;
• цели предприятия по удовлетворению потребностей в соответствующих работниках:

         • важнейшие средства и методы достижения указанной цели.

         Оформление документа производится с соблюдением требований ГОСТ 6.30-2003 и предусматривает наличие следующих реквизитов:

         • эмблема предприятия;

         • наименование предприятия;

         • наименование вида документа;

         • место составления или издания документа;

         • гриф утверждения документа;

         • заголовок к тексту;

         • текст документа;

         • отметка о наличии приложения;

         • подпись;

         • оттиск печати;

         • отметка об исполнителе;

         • идентификатор электронной копии документа. 

         Положение о работниках предприятия — это документ, устанавливающий основополагающие правила их рекрутинга, адаптации, мотивации, тренинга, контроллинга к ротации.

         Штатное расписание — это документ, устанавливающий численность структурных подразделений в составе предприятия, количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по предприятию в целом на календарный год.

         В соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1) проект штатного распивания предприятия ежегодно представляется на утверждение руководителю предприятия (соответствующим приказом по состоянию на 1 января) кадровой службой. Изменения в штатное расписание в течение года вносятся в соответствии с распоряжением руководителя предприятия, издаваемым на основании соответствующего представления кадровой службы. В содержании штатного расписания предприятия отражаются следующие сведения:

• перечень структурных подразделений в составе предприятия;
• перечень должностей работников предприятия;
• сведения о количестве должностей (штатных единиц);
• сведения о должностных окладах работников предприятия;
• сведения о надбавках, установленных к должностным окладам работников предприятия;
• сведения о месячном фонде заработной платы предприятия.

         Оформление штатного расписания производится по форме № Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1) с использованием  следующих реквизитов:

• код формы документа;
• наименование предприятия;

• наименование вида документа; .     

• • дата документа;

• регистрационный номер документа;

• гриф утверждения документа;

      • заголовок к тексту;

• текст документа;
• подпись;
• визы согласования;
• оттиск печати;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

 

         Инструкция об организации кадровой работы — это документ, устанавливающий единый порядок осуществления указанной работы и применения положений нормативных правовых актов по вопросам ее осуществления соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия. Функциональное назначение документа состоит в:

• установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в наиболее типичных управленческих ситуациях, возникающих в процессе кадровой работы;
• установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативных правовых актов по вопросам организации кадровой работы.

         Содержание инструкции об организации кадровой работы формулируется таким образом, чтобы в ясной, краткой, но в то же время достаточно полной форме довести до сведения структурных подразделений (должностных лиц) предприятия информацию о порядке осуществления указанной деятельности исходя из положений нормативных правовых актов по вопросам организации кадровой работы и с учетом особенностей функционирования предприятия. Оформление документа предполагает наличие следующих реквизитов: