Новые требования инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

2 Правила оформления реквизитов

Вопрос №2. Какие реквизиты относятся к постоянным? В соответствии с каким документом оформляется реквизит «Наименование организации»? Какова структура оформления почтового адреса? В чем сущность флагового и центрованного расположения реквизитов?

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2). Эмблема организации (размер 17 мм), зарегистрированная в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

Автор документа (5,6,7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6) пишутся в строгом соответствии  с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например, в уставе. Наименование структурного подразделения (7) печатается на бланке машинописным способом под названием организации.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый индекс. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой, например 15б. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указывается цифрами без других обозначений.

Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

Название вида документа (10). Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

Место составления или издания документа (14) указывается на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Могилев.

Реквизиты располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

3 Правила подготовки организационно-распорядительных документов

Вопрос №2. Положение об организации. Когда возникает необходимость в его разработке? Состав реквизитов положения об организации. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.

В Законе Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее — Закон) приведено следующее определение такого документа, как положение. Устав (положение) — нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа (организации), а также порядок деятельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности.

В целях унификации организационно-распорядительных документов на общереспубликанском уровне положение об организации входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста. В УСОРД приведена унифицированная

форма положения об организации:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Руководство.

Взаимоотношения. Связи.

Контроль, проверка и ревизия деятельности.

Реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения об организации может отличаться от приведенной в зависимости от требований законодательства в соответствующей области и практической необходимости.

В разделе «Общие положения» содержатся полное и сокращенное наименования организации, определяются цели ее создания, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется.

Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация. В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» регулируются контакты между должностными лицами данной организации. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем

осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» определяется, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Текст положения делится на пункты. В свою очередь пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему положениях пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих

Текст положения об организации излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например, директор имеет право; в состав учреждения входят и др.

Положение оформляется на общем бланке формата А4 (210 _ 297 мм) с угловым вариантом  расположения реквизитов.

Не допускается оформление утверждаемых документов на бланках в государственных организациях, поскольку бланки в таких организациях содержат изображение Государственного герба Республики Беларусь и в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» оформляются на двух языках с продольным расположением реквизитов.

При оформлении положения название вида документа пишется прописными буквами без разрядки. Заголовок формулируется с помощью предлога «о» («об») и наименования организации (учреждения) в предложном падеже, например, О Департаменте.., О Министерстве… и т.п. Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов, в число которых входит и положение.

Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения.

В соответствии со ст. 8 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, положения об организациях по месту их составления, утверждения и регистрации в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, хранятся постоянно, а в не являющихся источниками комплектования государственных архивов — 10 лет (при условии замены новыми положениями). В других организациях положения хранятся до минования надобности.

4 Студенческие документы

ФМк, 5-й курс, ДММ-2                                                                      Декану ФМк

                                                                                                                В.А. Бородене

ЗАЯВЛЕНИЕ

15.10.2011 №___

Прошу освободить меня от занятий по семейным обстоятельствам.

Студент                                          Подпись                                          А.В.Ворошуха