Научно-справочный аппарат архива

В настоящее время идёт работа с программным комплексом «Архивный фонд» (уровень «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении  их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными  документами. Это, прежде всего Положения  об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за  наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу научно-справочного  аппарата архива составляли описи дел  и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора  научно-справочного аппарата направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами  архива и предназначен также для  более оперативного поиска и эффективного использования документов.

Развитие и совершенствование  научно-справочного аппарата тесно  связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата , сделать его гибким, точным и удобным в использовании.

Система научно-справочного  аппарата, основываясь на принципах  историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». – М., 1998.

2. . Автократов В.Н. Общая  теория архивоведения // Вопросы  истории. – 1973. - № 8.

3. Алексеева Е.В. Архивы  и права. – М., 2003

4. Алексеева Е.В., Афанасьева  Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. – М., 2004.

5. Архивоведение: Учебник  для нач. проф. образования: Учебное  пособие для сред.проф. образования  / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофобрИздат, 2002. – 272 с.

6. Бакалинская Г.Г. О пересмотре  отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. – М., 2004  Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987.

7. Банасюкевич В.Д.  Формирование Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2003  Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод.рекомендации. – М., 1994

8. Дифференцированный подход  к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1

9. Крайская З.В.  Архивоведение. – М., 2004

10. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987

11. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002

12.  Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. – М., 1981.

13. Тельчаров  «Архивоведение. Конспект лекций» Москва 2004