Научно-справочный аппарат архива

 

 К основным справочникам  по содержанию относятся описи,  путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.

 

Таким образом, в системе  НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

В систему научно – справочного  аппарата архива входят:

1. Архивная опись –  это архивный справочник, в котором  содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым  архивным справочником, к ним в  первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных  справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В  связи с этим при создании описи  определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные  описи:

• Дел постоянного срока хранения;

• Дел временного срока хранения

• Дел по личному составу;

• Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Правила составления  архивной описи:

При составлении описи  первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

• при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их дан­ные в опись вносятся полностью;

 

• на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

 

• графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

 

• опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры едино­го фонда учреждения;

 

• документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

 

• нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;

 

• систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;

 

• каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

 

При составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются:

 

• экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи,  
• составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;                             
• при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
• личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

 

Правила (основные требования) оформления описи:

• нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае много томности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;

 

• систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

 

• описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

 

• описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

 

Структура составления  описи учреждения:

 

• годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;

 

• годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

 

• на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.

 

Опись содержит:

 

• титульный лист;

 

• оглавление;

 

• предисловие;

 

• собственно опись;

 

• список сокращений;

 

• указатели;

 

• переводные таблицы;

 

• библиографию;

 

• терминологический словарь;

 

• лист-заверитель.

 

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

 

В оглавлении перечисляются  разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.

 

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

 

Основной текст описи  содержит ее описательная статья. В  ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

 

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

 

Переводные таблицы используются при переработке описи для  перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

 

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

 

Терминологический словарь  вводится в случае специальных для  фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

 

Лист-заверитель сообщает суммарные  сведения описи, число ее пронумерованных  листов, количество находящихся в  ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

 

2. Каталоги. Они бывают:

-  систематические. К  нему нужно обращаться в том  случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.

Название каталога говорит  о том, что карточки с описанием  произведений печати сгруппированы  по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таки образом, собраны вместе.

Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована  в особом документе — схеме  классификации. За многовековую историю  существования библиотек создано  немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.

-  методических пособий.

3. Картотека – справочник, который содержит сведения о  содержании документов на карточках.  Карточки располагают в картотеках  в зависимости от потребностей  организации в информации. Как  показывает практика работы  архивов  организаций, наиболее употребляемой  является информация по содержанию  организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

 Она бывает:

- именная; 

- именная бойцов-минёров; 

- по предоставлению гражданам  жилплощади;

- метрических книг.

4. Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационном изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

5. Указатель - архивный  справочник, представляющий собой  алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве организации  могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без  их просмотра) или к документам (с  просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

 

6. Обзор документов  - архивный  справочник, включающий систематизированные  сведения о составе и содержании  отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда  и тематический обзор.

Объектом описания для  обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица  хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору

 

7. Перечни – это архивные  справочники, которые создаются  на основе описания архивных  документов, т.е. на основе создания  вторичной информации о составе,  содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее – машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры – номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей