Научно-справочный аппарат архива

 

АНОО «Нижегородский колледж  теплоснабжения и автоматических систем управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Научно-справочный аппарат архива

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 

3 курса, ДО-3А группы,

Травкина Алина Сергеевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижний Новгород – 2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение............................................................................................................3

Глава 1 Характеристика научно-справочного аппарата ………………........4

1. Развитие системы научно-справочного аппарата ………………………..5

 

2. Обзор - один из элементов научно-справочного аппарата……………….5

Глава 2 Эволюция научно-справочного аппарата к документам архивного фонда РФ (1991-2005 гг)……………………………………………………………………..7

2.1. Система научно-справочного аппарата…………………………………..12

Заключение………………………………………………………………………19

Списки литературы…………………………………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Целью создания моей курсовой работы является описание системы научно-справочного  аппарата, его развития.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат

2. Изучить  его развитие.

Учет документов необходим  для:

1. обеспечения сохранности документов и ведения контроля за их наличием;

2. создания систем оперативного  поиска документов, в том числе  и с применением персональных компьютеров;

3.наиболее эффективного  использования документов. 

При наличии в архиве организации  одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При  существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации  и преемственности. Это значит, что  в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных  архивах применяются единые формы  единиц учета (дело) и единые формы  учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена  группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для  архива организации:  

1. книга учета поступления и выбытия документов;

2. список фондов;

3. листы фондов;

4. описи дел.

Основными видами научно-справочного  аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и  содержанию документов архива организации  включают:

1. описи дел;

2. номенклатуры дел;

3. картотеки;

4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами  архива и предназначен также для  более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи  дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных  картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика научно-справочного аппарата

Система научно-справочного  аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о  составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники  предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах.

Они могут  быть:

• межархивными (Росархив – архивы);
• внутриархивными (архив – фонд);
• межфондовыми (фонд – дело);
• внутрифондовыми (дело – документ).

 Заложенная в основу  создания научно-справочного аппарата  документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находиться в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных  шифров и кодов. В совокупности они  составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники  могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Принципы  построения научно-справочного аппарата:

1. взаимосвязь и взаимодополняемостью информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2. не повторяемость и не дублированность информации различных видов справочников;

3. преемственность научно-справочного  аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

4. единство методики создания  научно-справочного аппарата;

5. применение архивных  справочников ко всем видам  документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

 

1.1 Развитие системы научно-справочного аппарата

В связи с демократическими переменами в обществе, возрастанием интереса к историческому прошлому страны, восстановлением утраченных традиций изменилась тематика использования архивных документов в читальных залах архивов. Значительное место стали занимать исследования по истории массовых репрессий 1920-50-х годов, деятельности административных и правоохранительных органов, истории религиозных конфессий в Российской империи и СССР, о гонениях на церковь в советский период, по истории науки, образования, культуры и искусства. В большей степени, чем в предыдущие годы, проявился интерес к истории своей малой родины. В связи с процессом градостроительства и восстановления архитектурного облика городов востребованы документы по истории планировки и застройки населенных пунктов, о памятниках истории и архитектуры, церковных и монастырских строениях.

Усовершенствованием описей в настоящее время занято большинство  архивов федерального и регионального  уровней (72 %). Усовершенствование и  переработка описей проводится преимущественно  по фондам органов государственной  власти и управления, местного самоуправления, партийных органов всех уровней, отдельных министерств и ведомств, отраслевых органов управления, а  также по комплексам документов, переведенных на открытое хранение, что в целом  соответствует актуальным задачам использования. Всего за эти годы усовершенствовано около 27 тыс. описей на 6 млн. ед. хр.

Развитие и совершенствование  научно-справочного аппарата тесно  связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата , сделать его гибким, точным и удобным в использовании. В автоматизации научно-справочного аппарата все более важную роль играет сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учета архивных документов, содержащая описания на уровне фонда и предоставляющая возможность формировать тексты путеводителя по фондам практически в автоматическом режиме. В последние годы все большее развитие получает представление НСА в сети Интернет.

 

 

 

 

 

 

1.2. Обзор – один из элементов научно-справочного аппарата

 

Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.

Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ. Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных. Основной частью обзора являются аннотации документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем – на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений – фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда:

• структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;
• отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;
• тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;
• хронологическая – группировка и изложение содержания документов по хронологии;
• номинальная – группировка и изложение содержания документов по их видам.

 Схема построения тематического обзора документов:

• отраслевая (функциональная);
• тематическая;
• хронологическая;
• аннотация документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.

В обзоре фонда поисковые  данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный  аппарата обзора состоит:

• из титульного листа;
• оглавления;
• предисловия ( в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя).

 Тематическому обзору составляются:

• список фондов, использовавшихся при его составлении;
• библиография;
• сведения о наличии документов по теме в других архивах.

 

 

 

 

Глава 3. Эволюция научно-справочного аппарата к документам архивного фонда РФ (1991-2005 гг)

    Время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и   во многом уникальный в развитии  научно-справочного  аппарата (НСА)  к документам Архивного  фонда  Российской Федерации (АФ РФ).

В эти годы интенсивно создавались  архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. Приводимые ниже сведения по объемам и типам изданных традиционных справочников основаны на библиографической базе данных (БД) по архивным справочникам, которую ведет Росар-хив. БД содержит информацию о 658 изданиях и охватывает период с 1939 по 2006 год.

За  последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных  и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.