Научная организация труда офисного работника

Для экономии офисных площадей созданы и офисные шкафы. Удобные офисные шкафы предоставляют возможность сотрудникам построить правильный механизм обращения и хранения документации. Как правило, офисные шкафы изготавливаются из устойчивых к повышенной влажности и колебаниям температуры материалов. Применение новейших технологий производства офисных шкафов делает этот предмет прочным, исходя из возможности многочисленных актов сборки и разборки.

Особое внимание заслуживает мебель для руководителя, которая является своего рода визитной карточкой фирмы. Мебель для руководителя должна выполнять следующие основные требования: независимо от возможностей помещения, делать визуально кабинет руководителя стильным, просторным, респектабельным. Серьезный подход в выборе мебели, как для персонала, так и для руководителя позволит многократно увеличить эффективность работы офиса в целом, повысить статус вашего предприятия. [10]

На рабочем столе должны находиться только те предметы и  средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол  руководителя  или  специалиста,  заваленный  документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке. Все документы (папки, бумаги) надо  располагать  таким  образом,  чтобы  они  имели  постоянное место  и  их  можно  было  легко  найти.  Папки  с  постоянными  документами  должны  быть  внесены  в  номенклатуру  делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным  доступом  сотрудников.  Папки,  которыми  часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит — само в руки бежит», — гласит украинская пословица.

Все  технические  средства  для  ручных  и механизированных  работ (ручки,  скрепки,  карандаши,  ластики,  скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе — органайзере. Это  экономит  много  времени  по  сравнению  с  традиционным хранением средств труда в ящике.

Офис должен  содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка  администрация  должна  запретить  в Правилах  внутреннего  трудового распорядка  курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных  напитков  на  рабочем месте и  хранение продуктов питания. В противном случае Вас ждут мыши, тараканы, мухи,  грязь и снижение производительности труда сотрудников на 15—20%.

Правильная  освещенность  помещений — фактор  создания  комфортных  условий,  благоприятного  климата  и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный  свет  от  полированных  поверхностей  стола  и шкафов действует  раздражающе.  Лучше  всего  располагать  столы  так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо  на  него.  В  темное  время  суток  помогают  правильно подобранные светильники или настольные лампы.[11]

Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния  и  уменьшает  опасность  распространения  инфекционных заболеваний.  Оптимальным  вариантом  является  оборудование каждого  помещения  кондиционером  или  принудительной  вентиляцией.  При  их  отсутствии  необходимо  проветривать  помещение каждые 2 часа. Кроме того, очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность  труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний.  Кроме  того,  происходит  перегрев  организма,  что ведет  к  увеличению  заболеваемости  сотрудников.  Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников  и  времени  года  она  может  подбираться  в  указанном выше  диапазоне.  Отопительная  система  должна  распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время  года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.

Часть  сотрудников,  особенно  тех,  труд  которых  монотонен,  предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти  вопросы  должны  быть  согласованы  внутри  коллектива  и  регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник  или магнитофон  в  течение  всего  рабочего  времени  негативно действует на психику всех работников.

Одним  из  больных  вопросов  в коллективе является использование служебного телефона для личных  бесед.  Особенно  грешат  этим  некоторые  женщины,  которые, придя  на  работу,  начинают  инструктировать  домашних,  как  готовить пищу, уроки,  затем переходят к откровенным беседам  с подругами  и  т.п.  В  любом  случае  администрация  должна  рекомендовать  сотрудникам  непродолжительные  и  нечастые  личные  телефонные  переговоры,  иначе  телефон  будет  закрыт  для  клиентов  и внешней среды.

Заключение

В результате проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Под научной следует понимать такую организацию труда офисных работников, которая осно­вывается на использовании достижений науки и передового опы­та, прогрессивных форм хозяйствования, применении техниче­ских средств и позволяет наилучшим образом устанавливать и постоянно совершенствовать взаимодействие служащих между собой и с рабочими, а также с используемыми техническими средствами в процессе осуществления функций управления и инженерно-технического и экономического обеспечения произ­водства (коммерции).

Основными целями научной организации труда являются: повышение производительности труда; сохранение здоровья работающих.

Эффективность труда во многом зависит от организации рабочих мест.

Рабочее место – часть производственного пространства со всем расположенном на нем основным и вспомогательным технологическим оборудованием, оснасткой, инвентарем, инструментом, рабочей мебелью и специальными приспособлениями, необходимыми для выполнения определенного вида работ.

Организация рабочих мест неразрывно связана с формами и методами организации труда. Рационально организовать рабочее место — это значит обеспечить его основным оборудованием, комплектом необходимого инструмента и приспособлений, технической и инструктивной документацией, удобной производственной мебелью; наладить бесперебойное обслуживание рабочего места вспомогательными службами; создать благоприятные условия труда. При организации рабочих мест следует соблюдать санитарные нормы, инструкции по эксплуатации оборудования, технику безопасности и др.

Вопросы организации труда, его высокой культуры и правильной постановки имеют особую значимость для современного общества, потому что задачи управления внутренними процессами компании становятся все более и более сложными, повышается социальная ответственность каждого работника. В связи с этим в обеспечении оптимально необходимого уровня научной организации труда повышается значимость таких внутриличностных качеств работника, как сознательность, дисциплинированность и ответственность, связанные с его личной культурой, квалификацией, четким представлением каждого о конвергенции своей жизненной позиции и корпоративной цели, уверенности в пользе конечного ее результата. Осознание необходимости интенсификации производительности труда, уплотнения рабочего времени, соблюдения распорядка и режима работы, учета проделанной работы стимулирует творческую активность персонала.

В заключение необходимо отметить, что стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень, осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе и поставить новые, ранее недостижимые цели.

Список использованных источников

1.                  Гаврилова СВ. Организация труда персонала: Учеб. пособие. М.: МЭСИ, 2004

2.                  Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация  труда  персонала:  Учебник. —  М:  ИНФРА-М, 2008.

3.                  Как офисная мебель может помочь в организации труда. / http://www.mebel-otido.ru/about/

4.                  Советский энциклопедический словарь / Научно-редакционный совет: А.М.Прохоров (пред.). – М.: «Советская энциклопедия», 1981.

5.                  Управление персоналом организации Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2005.

6.                  Царенко Ю. Эффективная организация рабочего места. Полезные советы. / Электронный журнал «Помощник кадровика» / http://www.help-hr.ru/catalog/likbez/element.php?ID=1187

7.                  Экономика и социология труда. Электронный учебник. / Под общ. ред. Попова Л.А. / http://www.elective.ru/arts/eko01-k0246-p14331.phtml

[1] Советский энциклопедический словарь / Научно-редакционный совет: А.М.Прохоров (пред.). – М.: «Советская энциклопедия», 1981.

[2] Экономика и социология труда. Электронный учебник. / Под общ. ред. Попова Л.А. / http://www.elective.ru/arts/eko01-k0246-p14331.phtml

[3] Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация  труда  персонала:  Учебник. —  М:  ИНФРА-М, 2008.

[4] Гаврилова СВ. Организация труда персонала: Учеб. пособие. М.: МЭСИ, 2004

[5] Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация  труда  персонала:  Учебник. —  М:  ИНФРА-М, 2008.

[6] Управление персоналом организации Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2005.

[7] Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация  труда  персонала:  Учебник. —  М:  ИНФРА-М, 2008.

[8] Управление персоналом организации Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2005.

[9] Царенко Ю. Эффективная организация рабочего места. Полезные советы. / Электронный журнал «Помощник кадровика» / http://www.help-hr.ru/catalog/likbez/element.php?ID=1187

[10] Как офисная мебель может помочь в организации труда. / http://www.mebel-otido.ru/about/

[11] Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация  труда  персонала:  Учебник. —  М:  ИНФРА-М, 2008.