Научная организация труда офисного работника

Оптимизирующая функция проявляется в обеспечении полного соответствия уровня организации труда прогрессивному уровню технического вооружения производства, в достижении научной обоснованности норм труда и интенсивности труда, в обеспечении соответствия уровня оплаты труда его конечным результатам. Оптимизация в современных условиях - центральное направление в поиске путей решения различных задач в области организации труда.

Функция формирования эффективного работника. Это осуществление на научной основе профессиональной ориентации и профессионального отбора работников, их обучения, систематического повышения квалификации. Требования к качеству подбора работников и к их профессиональному мастерству в условиях перехода к рыночным отношениям существенно возрастают. Увеличение сложности используемой техники ведет к росту ответственности исполнителей за своевременные и правильные решения и действия. Научный подход к формированию кадров и к их подготовке - таково веление времени, и это становится важной функцией НОТ.

Трудощадящая функция проявляется в создании благоприятных, безопасных и здоровых условий труда, в установлении рационального режима труда и отдыха, в использовании режима гибкого рабочего времени, в облегчении тяжелого труда до физиологически нормальной величины.
Забота общества об охране и укреплении здоровья людей - дело первостепенной важности. Проблемы здоровья людей в значительной мере определяются производственными условиями. Одна из функций НОТ в том и состоит, чтобы способствовать сохранению здоровья трудящихся на производстве.

Функция возвышения труда. Это чрезвычайно важная функция организации общественного труда в цивилизованном государстве. Нельзя говорить о НОТ, сколь бы экономичен ни был труд, если при этом забывают о самом человеке, с его социальными запросами и стремлением к высокосодержательному, престижному труду. Возвышает труд создание на производстве условий для гармоничного развития человека, повышение содержательности и привлекательности труда, искоренение рутинных и примитивных трудовых процессов, обеспечение разнообразия труда и его гуманизации.

Воспитательная и активизирующая функции направлены на выработку дисциплины труда, развитие трудовой активности и творческой инициативы. Высокий уровень организации труда способствует формированию этих качеств работника, а чем выше качества исполнителей, тем выше и уровень организации труда.

Понимание функций НОТ позволяет обеспечить всесторонний, комплексный подход к решению проблем организации труда на предприятии, более четко представить механизм воздействия НОТ на работника и само производство. Функции НОТ - это ее свойства и признаки. Для научной организации труда должно быть характерным единство указанных функций.

На основе обобщения достижений современной науки в области организации труда можно сформулировать ряд принципов, которыми следует руководствоваться при решении методических и практических вопросов проектирования и внедрения НОТ.

Это принципы комплексности, системности, регламентации, специализации и целенаправленное творчество.

Сущность принципа комплексности состоит в том, что проблема совершенствования организации труда в управлении персоналом должна решаться всесторонне, т.е. с учетом всех ее аспектов - организационных и правовых, кибернетических и технических, экономических и социальных, психологических и физиологических.

Если принцип комплексности выражает требование полноты рассмотрения объекта во всем многообразии его элементов, т.е. в данном случае совершенствование организации труда служащих по всему управленческому циклу, с охватом всех аспектов, то принцип системности служит их взаимному согласованию, увязке, устранению противоречий, выявляющихся при их совместном, а не изолированном рассмотрении.

Внедрение научной организации труда всегда предполагает большую или меньшую степень регламентации при принятии относящихся к ней решений. Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях. Регламентация затрат труда офисных работников имеет целью установление нормы количества и качества труда, необходимого для выполнения возложенных на них функций, работ и операций, а также для достижения требуемых результатов.

Процессы управления нуждаются в специализации, т.е. в таком их построении, при котором за каждым структурным подразделением предприятия, а, следовательно, за каждым трудовым коллективом постоянно закрепляются определенные объекты деятельности - виды продукции, технологические процессы, функции, работы. В зависимости от характера специализации она может быть функциональной, как, например, у офисных служащих, предметной или технологической.

Принцип целенаправленного творчества преследует достижение двух взаимосвязанных целей: обеспечить творческий подход при внедрении научной организации труда офисных служащих и максимально использовать творческий потенциал офисных служащих в их повседневной деятельности.

Каждый из принципов имеет определенное самостоятельное значение. Вместе с тем они дополняют друг друга, раскрывая соответствующую сторону научного подхода к организации труда. Поэтому наибольшая действенность принципов проявляется при их совокупном использовании. Каждое направление организации труда имеет свою специфику и целевую установку для практического осуществления.[6]

II. КЛАССИФИКАЦИЯ И ПЛАНИРОВКА РАБОЧИХ МЕСТ

2.1. Сущность и классификация организации  рабочего  места 

Важность  правильной  организации  рабочего  места  офисного сотрудника объясняется  тем, что на нем человек проводит  треть  своей  сознательной  жизни.  Поэтому  стоит  подумать  о  планировке,  дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, так как это влияет на производительность  труда, наше настроение и здоровье. Дадим опорные определения. Процесс  труда всегда представляет  собой  совокупность  определенных  действий  работника  на  рабочем  месте.[7]

Производительность  труда  прямо  пропорционально  зависит  от  организации рабочих мест.

Рабочее место — пространственная зона, оснащенная техническими средствами,  в  которой  совершается  трудовая  деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции.

Организация  рабочего  места —  совокупность  мероприятий  по оснащению  рабочего  места  средствами  и  предметами  труда  и  их размещению в определенном порядке.

Рабочая  зона — часть пространства рабочего места, ограниченная крайними точками досягаемости рук и ног работающего со сдвигом на один-два шага от условного центра рабочего места.

Планировка  рабочих  мест  —  схемы  размещения  офисных сотрудников, мебели и технических средств в помещении.

Цель  рационального  размещения  персонала  состоит  в  том,  чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные  перемещения  служащих,  обеспечить  хорошие  условия труда  и  уменьшить  напряжение  и  утомляемость  сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. Выделяют следующие основные системы планировки помещений.

1. Кабинетная, при  которой  структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных  комнатах (от 4  до 30  чел.).  Достоинством  системы  является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп  сотрудников,  а  недостатком —  увеличение  затрат  на отопление  и  освещение  и  удлинение  маршрутов  документопотоков.

2. Зальная,  при  которой  структурные  подразделения размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством  сотрудников более 100. Их достоинством является  снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение  площадей  в  расчете  на 1  служащего,  обеспечение рациональной  технологии  управления.  Главный  недостаток — невозможность  создания  обстановки уединения, особенно для ученых и руководителей, и избыточный шум в зале.

3. Ячеистая,  при  которой  в  большом  зале  размещаются  сотрудники  подразделения,  а  помещения  для  руководителей  отделов  и служб  формируются  с  помощью  специальных  передвижных  перегородок из рифленого  стекла  высотой 1,5—2,0 м. Применение перегородок  создает благоприятную обстановку для  сотрудников отдела,  у  которых  своя «ячейка».  В  то  же  время  руководитель подразделения  может  свободно  наблюдать  за  работой  отделов  и служб,  а  также  и  за  дисциплиной  труда.  Эта  система  широко применяется в крупных западных компаниях.

При  распределении  помещений  рекомендуется  соблюдать  следующие правила. 

В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация,  канцелярия,  бухгалтерия,  отделы  маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

Отделы,  связанные  с  приемом  посетителей (сбыт,  кадры,  бухгалтерия),  должны  размещаться  рядом  со  входом,  лифтом  и  лестничной площадкой.

Складские, множительные  и  транспортные  подразделения  должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

Туалеты и  курительные  комнаты  должны  быть на  каждом  этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка  рабочих  мест  осуществляется  исходя  из  площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на 1 сотрудника и проектируемой мебели и оборудования: общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания; число  сотрудников  определяется штатным  расписанием  предприятия.

При  планировке  целесообразно  сразу  определить,  кто  из  руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты.  Начальникам  отделов  лучше  сидеть  непосредственно  в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Рациональная организация рабочего места занимает ведущее положение в комплексе мероприятий по НОТ, обеспечивающих наиболее целесообразное использование рабочего времени, производственных навыков и творческих способностей работников. Основной задачей совершенствования организации и обслуживания рабочих мест является создание благоприятных условий для качественного и своевременного выполнения производственных заданий при эффективном использовании оборудования и фонда рабочего времени, минимальных физических усилиях работника и его полной безопасности.[8]

Организация рабочих мест неразрывно связана с формами и методами организации труда. Рационально организовать рабочее место — это значит обеспечить его основным оборудованием, комплектом необходимого инструмента и приспособлений, технической и инструктивной документацией, удобной производственной мебелью; наладить бесперебойное обслуживание рабочего места вспомогательными службами; создать благоприятные условия труда.

2.2. Рациональные условия труда

Организация рабочего пространства имеет огромное влияние на качество и скорость работы, то есть на конечный результат сотрудника и на прибыль компании. Бесчисленное множество факторов негативно сказывается на работоспособности и влияет на здоровье – это и недостаточное содержание кислорода в воздухе, и повышенная влажность, повышенная температура среды, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность, неудобство рабочей позы, многое другое.[9]

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за  счет  соблюдения  простых  правил  организации  рабочего  места, планировки  офисных  помещений,  создания  комфортных  условий труда и хорошего психологического климата.

1. Новые веяния продиктовали современные требования к организации труда офисных работников — рабочий процесс должен быть не только динамичным и высокопроизводительным, но и комфортным. Научно доказано, что грамотное расположение и использование рабочих мест в разы повышает эффективность работы офисного персонала.

Рационализаторским решением стало использование таких предметов мебели, как офисные шкафы, компьютерные столы, столы для офиса, перегородки для зонирования территории.

Грамотно разместив в своем офисе мебель для персонала — это и столы для офиса, офисные шкафы, кресла — можно решить массу проблем. Максимального  комфорта  и минимального  утомления  можно  достичь  в  том  случае,  когда  правильно  подобраны  по  размеру  стол  и  стул  для  сотрудника.  Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в  зависимости  от  его  роста  составляет 70-75  см,  соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

Значительно увеличивается темп выполнения поручений руководства, оформления заказов, повышается динамика производства. Созданная профессиональными конструкторами и дизайнерами мебель для персонала и мебель для руководителей различных уровней позволяет каждому заниматься своим делом и не мешать другим.

Мебель для персонала дает возможность не только более продуктивно выполнять проекты, решать поставленные руководством задачи, но и делает весь рабочий процесс менее утомительным для сотрудников, снижается количество допущенных ошибок. Используя в своем офисе специальную мебель для своего персонала, можно повысить и их работоспособность, и статус своей компании.

Специально созданные, продуманные до мелочей столы для офиса помогут разместить все необходимое с минимальными затратами рабочего пространства. Здесь с удобством поместятся и компьютер, и текущая документация, как правило, уже продуманы кабель-каналы для проводов, встроенные розетки. Столы для офиса рассчитаны на вес соответствующей оргтехники.