Методы управления документооборотом в организации

•доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые  должны с ней работать, кому это  разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”); •поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

•система имеет открытый интерфейс  и может быть интегрирована в  существующие приложения.

Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение  определенного круга задач. В  совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы  является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу “уйти в никуда”.

Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.

Следует отметить модульность предлагаемого  решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у  себя электронный архив, а затем  систему контроля исполнения или  наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие  приложения.

Пакет электронного документооборота Staffware

Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

•поддержка коллективной работы с  множеством заданий большого числа  исполнителей;

•динамическое управление и контроль исполнения работ;

•интегрируемость с разными  приложениями под Windows и Unix; •использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

Используя строгий алгоритм прохождения  документов по рабочим местам, система  электронного документооборота может  быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и  ролевым отношениям.

Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем  разработки новых процедур.

Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:

процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}

шаг::=адресат+форма+действие

адресат - пользователь (группа)/роль/переменная

форма - совокупность полей для  заполнения + сопроводительный текст +

помощь + выполнение внешних процедур

действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,

сценарии) + выполнение внешних процедур

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

Каждая процедура связывает  совокупность документов, из которых  одни являются родителями, другие - потомками.

Отдельный документ может быть родителем  одних документов и потомком других. Отношения между документами, с  одной стороны, их связь с процедурами  и внутреннее описание каждого документа  с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Документы-потомки порождаются  при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая  следующим требованиям:

•поддержка иерархического построения, включая распределение на различных  серверах с ограничением прав доступа;

•классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); •ведение истории жизни документа  в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда  и что делал с данным документом); •возможность получения информации о других документах, связанных с  конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

•объединение документов во временные  иерархические группы с различным  уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического  размещения документа в архиве.

Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры  документооборота.

В заключении можно сказать, что  комбинация методов и средств  офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск  структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

Список литературы