Методы управления документооборотом в организации

Методы связей с внешним  миром

Выше была описана работа централизованной канцелярии организации. В принципе в крупной организации с большим  документопотоком работа канцелярии может  быть построена по децентрализованному  принципу. При этом каждое подразделение  предприятия получает свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящей корреспонденции осуществляется децентрализовано. Номера входящей корреспонденции создаются или в едином нумераторе (кто первый получил номер, тот и хорош) или в номер входящего документа включается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо. Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через одно место (по крайней мере пока не известны предприятия с другой схемой обработки исходящей корреспонденции).

Организация децентрализованного  приема входящих документов достаточно распространена и во всем мире. Достаточно привести пример газеты Times. При реорганизации отдела обработки писем граждан в конце 80-ых годов (тоже канцелярия, но специализированная) значительная часть работы по сортировке корреспонденции была передана Британскому почтовому ведомству. Для этого газета стала принимать корреспонденцию в несколько абонентских почтовых ящиков (до этого она имела один адрес для всей корреспонденции). После двух лет эксплуатации выяснилось, что число ошибок в адресах (отправлено не в тот абонентский ящик) составляет меньше 2%. Данная реорганизация позволила сократить количество сотрудников отдела обработки входящей корреспонденции в 2 раза (или в 6 в сравнении с конкурирующим вариантом). К стати, это яркий пример, что процесс анализа документопотоков может принести значительный результат не только если он заканчивается полной автоматизацией предприятия.

В работе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами граждан. В большинстве случаев  это относиться к общему делопроизводству. Исключение составляют организации для которых работа с письмами составляет основную производственную деятельность (Телерадиокомпании, газеты, журналы, информационные агентства и другие средства массовой информации). При обработке писем граждан применяются несколько другие классификаторы. Важна развернутая статистика по атрибутам писем. Это основывается на опыте разработки Автоматизированной Системы Обработки Корреспонденции (АСОК) Гостелерадио России (тога еще СССР). Кстати эта система до сих пор находится в эксплуатации, хотя и выполняет несколько иные задачи, чем ранее. В крупных государственных организациях тоже существует специальный учет писем граждан и строгий контроль за их выполнением (примеры - Государственная дума России, Национальный банк Украины). Таким образом блок обработки писем граждан еще нуждается в исследовании и описании.

Оценки объемов документооборота

Данный пункт является достаточно коротким. Приведены некоторые оценки объемов корреспонденции для  различных организаций. Так например через канцелярию центрального офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Документооборот Государственной  думы имеет несколько больший  объем - 90-120 тыс. документов в год. Документооборот  Дома правительства Российской федерации  составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета  писем граждан). Характерные сроки  хранения перечня документов для  этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.

Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов  документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная  для сложной карточки документа  в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

Отчетность канцелярии о проделанной работе

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет  руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно  можно разделить на две большие  группы:

•Оперативные. Они выводятся или  ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную  картину информации для оперативного управления.

•Аналитические. Они служат для  анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие  отчеты, которые присутствуют практически  в каждой канцелярии.

Оперативные отчеты

Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся  на различную глубину - от одного дня  и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные  исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой  сводку работ, находящихся в компетенции  того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.

При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов  может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого  оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который  происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок  отчета. Типичными примерами таких  отчетов могут являться:

•Завершающиеся работы по исполнителям

•Сводный отчет по подразделениям организации

•Сводный отчет по контрагентам

•и т.д.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные формы отчетов каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и понятный интервал времени:

•За месяц (указывается месяц и  год, по умолчанию текущий).

•За квартал (по умолчанию текущий  квартал).

•За год (по умолчанию текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с  этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:

•Исполненные документы по исполнителям

•Исполненные документы по контрагентам

•Исполненные документы по номенклатуре

Взаимосвязи системы автоматизации  документооборота канцелярии

Канцелярия крупного предприятия  является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом  подразделений предприятия, с системами  поддержки принятия решений и  с архивом предприятия. В общем  случае можно рассматривать систему  автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем  документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

На одном уровне с канцелярией  стоит архив предприятия, который  служит для накопления документов долговременного  хранения и их поиска.

Рис. 4. Взаимосвязи канцелярии и  остальных подразделений организации

Канцелярия и архив  предприятия

Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.

Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы  за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы  хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для  больших дел вводятся несколько  томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.

Дела в архив передаются в  архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию  года. В любом случае дело закрывается  в конце года. При этом проверяется  полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого  готовиться опись дел, в которой  указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления  описи дел за конкретный год они  поступают на хранение.

Сроки хранения для разных позиций  номенклатуры различны. Типовые сроки  хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения  срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для  государственных организаций). Для  частных компаний после истечения  срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется  соответствующими актами. Дела в архив  или на уничтожения поступают  как единое целое, т.е. в отличие  от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

Канцелярия и документооборот  уровня отдела

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением  не волнует документооборот в  отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют “вешать  собак” за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.

На уровне подразделений документооборот  должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот  уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.

Канцелярия и специализированное делопроизводство

Специализированным делопроизводством  можно считать любую специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота, как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например - бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами:

•Они связаны с основной производственной деятельностью организации.

•На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и  нужно применять системы жесткой  маршрутизации).

•Они работаю с структурированными документами.

•Документы подвергаются сложной  и специфической обработке или  имеют развитую семантику, которую  нужно программно проверять и  поддерживать (контракт-счет-накладная).

С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему  делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для  получения справок из других отделов  или подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и  документами - это свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена информацией.