Методы управления документооборотом в организации

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными системы Lotus Notes являются:

1.Единый, постоянный пользовательский  интерфейс для обращения ко  всем другим пользователям, сетевым  ресурсам и информации.

2.Гибкость при обработке сложных  документов, содержащих данные различного  рода от таких источников, как  компьютерные приложения, новостные  каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

3.Среда быстрой разработки прикладных  программ для рабочих групп. 4.Развитая  система защиты доступом к  информации на всех уровнях,  вплоть до уровня отдельного  документа. 

5.Применение тиражирования для  предоставления всем пользователям  доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении  предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

6.Открытость, заключающаяся в поддержке  множества сетевых и компьютерных  операционных систем, компьютерных  приложений, внешних источников  данных, систем передачи сообщений  и прикладных программных интерфейсов  API.

7.Масштабируемость - возможность поддерживать  организации любого размера, от  рабочей группы из двух пользователей  до корпоративной сети с десятками  тысяч пользователей. 

8.Полная интеграция набора разнообразных  элементов клиентских и серверных  программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и  среда разработки), необходимая для  создания технологии бизнес-процесса  заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Пользователь может располагать  окна на экране по своему усмотрению.

База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются  при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.

Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

Средства управления электронными документами

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения  порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся  в процессе работы над ними и где  они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных  средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним  из систем управления электронными документами. Электронные документы – это  все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или  графических файлов.

Система управления документами DOCS OPEN

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной  архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Сервер документов может строиться  на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет  поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать  по следующим критериям:

Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.

Документы хранятся в файлах, которые  размещаются на файловом сервере.

Предусмотрена возможность полуавтоматического  удаления редко используемых документов.

Документы редактируются непосредственно  по месту хранения.

Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.

Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Для интеграции с приложениями в  состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого  поиска к ошибкам при вводе, распознавании  текста и при формировании поискового запроса.

Система управления документами  Excalibur EFS

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

•нечеткий поиск по названиям документов;

•ассоциативный поиск по всему  тексту с заданными синонимами;

•прямой доступ к файлам по пиктограммам;

•запросы в стиле обычной  базы данных;

•поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;

•логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс  и позволяет работать с русским  текстом.

Данный продукт хорошо интегрируется  с системой документооборота Staffware.

К недостаткам пакета следует отнести  то, что рабочее место оператора  ввода документов в архив работает под управлением операционной системы  Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

Средства автоматизации  документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью  автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в  организациях. С помощью таких  систем можно организовать систему  электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

Пакет управления документооборотом  Action Workflow

Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность  в организации определенных маршрутов  работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов  обработки информации и желательно осуществить последовательную или  параллельную рассылку необходимой  документации, в ваше распоряжение предоставляется “свободный маршрутизатор”, созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Самое сложное и ответственное  в данном направлении - это выбор  инструментария, который позволит перенести  существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и  просто будет описать с помощью  терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это  определяется той методологией, которая  закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или  использование ошибочной методологии  часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может  непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и  на конечный результат. В отличие  от “графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций , в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

Основные особенности Action Workflow:

•методология учитывает “человеческий  фактор”;

•в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а  их должности (роли), что является серьезным  подспорьем в организации производства;

•созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

•четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции  к провинившемуся сотруднику и реакцию  системы на подобное нарушение;

•на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей  отрасли производства терминами - в  процессе создания карты вы сами определяете  “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;