Изъятие отдельных документов из личного  дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей  записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

     В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

3.3 Оформление личных дел работников при передаче в архив

     Оформление  личных дел для передачи в архив  производится кадровой службой при  методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

     С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

     Передача  личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и  правильность подготовки личных дел  к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом  предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок  о наличии личных дел.[2]

     Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в  этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила  не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная  папка», «личный файл» или «досье»  вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Оформление  дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации  документов. Кроме того, в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета, их необходимо намного больше. Это особенность  связана с разнообразием и  множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения  при работе с ним. Личное дело дает необходимую информацию о работнике, что может облегчить работу, не прибегая к другим источникам информации о сотруднике.

     Руководители  предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Москва. ЗАО «Бизнес-школа. Интел-Синтез» 2000.

2.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.

3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник – М.: Издательский центр «Академия», 2005.

4. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. М., 2003

5.Журнал «Кадровые решения» №9 2005