Личный  листок учета кадров представляет собой  перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о  выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о  месте проживания, паспортные данные и др.

     Личный  листок учета кадров заполняется  от руки самим работником при поступлении  на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

     Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень - не имею).

     Ответы  на вопросы в личном листке учета  кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При  заполнении используются следующие  личные документы:

     - паспорт;

     - трудовая книжка;

     - военный билет;

     - документы об образовании;

     - документы о наградах;

     - документы об изобретениях;

     - документы ВАК о присуждении  ученых степеней и прочих льгот.

     Особенно  важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.).

     Личный  листок учета кадров имеет место  для фотографии работника.

     Личный  листок учета кадров подписывается  работником организации.

     Наряду  с личным листком учета кадров применяется аналогичная учетная  форма - анкета. Она имеет расширенные  вопросы по некоторым пунктам (вопросы  об изменении фамилии и пр.). Кроме  того, анкета подписывается после  проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.

     Сведения  об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного  листка учета кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку учета кадров.

     Дополнения  к личному листку учета кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих  табличную форму.

     В первом разделе указываются перемещения  по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении  и освобождении работника.

     Во  втором разделе указывают изменения  других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).

     Все изменения указанные в Дополнении к личному листку учета кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

     Обязательным  реквизитом Дополнения к личному  листку учета кадров отметки о  проведении проверок наличия и состояния  личных дел. Отметки состоят из надписи  «Личное дело проверено», даты и  подписи.

     Таким образом, личный листок учета кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике  и формирующим первичную базу данных о персонале организации. [4]

2.6 Анкета

 

     Анкета - методическое средство для получения  первичной социологической и социально-психологической. При приеме на работу потенциальный работник обычно проходит собеседование и самостоятельно заполняет анкету. Как правило, анкеты для отбора персонала занимают 3-4 машинописных страницы. Полный образец подобной анкеты приводится в конце данной брошюры.

     К составлению анкеты для отбора персонала  необходимо подходить творчески, учитывая специфику Вашего вида бизнеса. Часто  она используется с единственной целью: установить контакт с потенциальными сотрудниками. Тем не менее, очень  важно грамотно составить такую  анкету.

     Поскольку анкета для отбора сотрудников отражает особенности определенного вида бизнеса, единого образца такой  анкеты практически не существует.

 

3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

 

     Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами  конкретной компании). Ведение личного  дела предусматривает:

• ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел ;
• изъятие документов, надобность в которых миновала;
• периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов .

     Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые  детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих  записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или  шариковой ручкой черного, синего или  фиолетового цвета, разборчиво и  без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей  в документах личного дела допускается  использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются  в хронологической последовательности .

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи [10]. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

     Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением  подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях  с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые  к личному делу.

3.1 Хранение и учет личных дел работников

 

     Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника[3].

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда  как личные дела уволенных сотрудников  передаются установленным порядком на хранение в архив организации  или в территориальный архив.

     Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в  вертикальном положении, корешками  наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные  описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные  лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном  журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

     В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному  в наряд, предшествует чистый лист с  фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также  группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная  опись включенных в него личных дел[2]. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником. 

3.2 Выдача личных дел работников во временное пользование

 

     Выдача  личных дел работникам организации  во временное пользование для  ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться  с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю  запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия  до возвращения дела (документа) в  место хранения. Выдача во временное  пользование для включения в  личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

     Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В  конце рабочего дня лицо, ответственное  за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что  все личные дела, выданные во временное  пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к  их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в  присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

     При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник  вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению  целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в  ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).