• личному делу присваивается учетный номер;
• производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
• в личное дело вкладывается внутренняя опись.

     Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством.

2. ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ ЛИЧНОЕ ДЕЛО

 

     Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о  работнике и его трудовой деятельности. Чаще всего, оно заводится на руководителей  и ведущих специалистов.

     В состав личного дела должны входить  следующие документы:

     - опись документов, имеющихся в  личном деле;

     - анкета;

     - личное заявление о приеме  на работу (в конце трудовой  деятельности — об увольнении);

     - личный листок по учету кадров  с наклеенной на него фотографией  размером 4 х 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

     - автобиография;

     - копии документов об образовании,  присвоении ученой степени, ученого  звания;

     - характеристики;

     - копии приказов о приеме (в  дальнейшем о переводе, увольнении);

     - трудовой договор;

     - карточки учета поощрений и  взысканий;

     - материалы аттестации;

     - представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении  на учебу;

     - копии наградных листов и представлений  к присвоению почетных званий;

     другие  документы, характеризующие работника.

     При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

     В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения. К таким документам относятся  справки с места жительства, о  жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. [2]

     Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или  секретарем-референтом в сейфе и  выдаются во временное пользование  лишь определенным должностным лицам. Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

     Рассмотрим  составляющие личного дела.

2.1 Автобиография

 

     Что такое автобиография? Все пошло  от греков: «авто...» (autos — «сам», «био» (bios — жизнь), «графия» — описание). Вот и получается, что автобиография — это самостоятельное описание жизни человека. К этому определению нужно добавить еще одну составляющую — это вольное, свободное описание. Многие известные книги и литературные произведения - настоящие образцы автобиографии.

     Составляется  автобиография на чистом листе, где  нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.). Поэтому человек, не будучи связан какими-либо «регуляторами», самостоятельно описывает свою жизнь. Отличительной  чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом  порядке.

     Основными блоками информации в автобиографии, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

     Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения и сведения о родителях.

     Полученное  образование (какие образовательные  учреждения, периоды, результаты). Если составитель автобиографии окончил  школу с медалью, и он считает  эту информацию важной, не следует  ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.

     После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение  не закончено — указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Поскольку  обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).[1]

     Трудовая  деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации  начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии.

     Если  на одном предприятии составитель  автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.

     При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений  и смены профессии. Указанные  блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с  обучением, трудовой деятельностью  в жизни человека происходят и  другие важные события. В первую очередь  — это изменение семейного  положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

     Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии  желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними будут  и сведения о членстве, участии  в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в  средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и  т.д.

     Информация  о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек  ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии  сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

     В конце автобиографии указываются  паспортные данные, домашний адрес  и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись  составителя. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография  заполняется от руки разборчивым  почерком, перьевой или шариковой  ручкой. Использование зеленых и  красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии не допускаются  исправления и помарки.

     Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Но не следует забывать о ней навсегда. Произошедшие изменения  в автобиографии составителя  за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, так называемом «Дополнении к  автобиографии». Спустя какое-то время  можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и  дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

2.2 Резюме

 

     Резюме (от фр. résumé) или лат. curriculum vitae, произносится: кури́кулюм ви́тэ — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

     Существует  несколько основных форматов резюме: хронологический, функциональный и смешанный.

     В хронологическом резюме опыт работы указан в строго хронологическом  порядке (предпочтительнее использовать обратный хронологический порядок). В функциональном резюме больший  акцент делается на полученных навыках, а не на перечислении мест работы. Этот формат предпочтительнее использовать, если карьера развивалась не по прямой восходящей линии: например, вы были сначала программистом, потом продавцом-консультантом, потом некоторое время безработным, потом снова программистом, руководителем группы программистов и наконец руководителем проекта. Если опыт работы в торговле не имеет отношения к вашей предполагаемой новой работе, не следует делать на нём акцент в резюме.

     Резюме  обычно состоит из нескольких разделов, информация в каждом из которых призвана в кратком виде ознакомить потенциального работодателя со всеми сведениями о кандидате, необходимыми для его приёма на работу. В резюме не следует включать информацию, не имеющую никакого отношения к предполагаемой работе. [3]

     Резюме  должно содержать:

     -контактную информацию кандидата

     -краткое описание должности, на которую он претендует

     -краткое описание основных навыков

     -описание опыта работы по специальности в обратном хронологическом порядке

     -описание образования (дипломы, сертификаты и пр.)

     Иногда  в резюме также включают информацию о членстве в профессиональных ассоциациях, научных публикациях и авторских  патентах.

     Не  следует включать в резюме информацию о желаемом уровне заработной платы. Это лучше указать в сопроводительном письме к резюме (так называемом Cover Letter). Здесь же можно дать любые дополнительные пояснения к резюме.

     В разных странах структура резюме, или CV может отличаться. В последнее  время получили широкое распространение  Интернет-резюме, заполняемые по определённому шаблону и размещаемые на специализированных сайтах рекрутинговых агентств. Существуют также профессиональные службы, предлагающие составление «грамотных» резюме.

     Ещё одним, пока малораспространённым, типом  резюме является видео-резюме, которое  представляет собой короткие видеоролик в котором кандидат рассказывает о себе, своих навыках и пр. И так же как и в случае с Интернет-резюме для них существуют специализированные сайты на которых можно их разместить и компании которые занимаются их записью и размещением.

2.4 Характеристика

 

     Слово «характеристика» пришло к нам из английского языка. Характеристика является официальным письменным документом, который создается в случаях, когда нужно описать, чьи либо свойства, особенности отличительные черты, достоинства и недостатки и т.д.

     Характеристика  сотрудника для потенциального работодателя должна содержать в себе краткие  сведения о трудовой деятельности человека на предприятии, его осведомленности  в профессиональных вопросах, взаимоотношениях с коллегами, исполнительности. В  характеристике стоит также отразить личные качества, важные для профессиональной деятельности. Так, например, для бухгалтера, кассира достаточно важным является аккуратность, в то время как значимость этого качества для творческого  работника практически ничтожна.

     Ни  в коем случае характеристика не должна превращаться в кальку резюме, автобиографии. Не стоит указывать того, что предшествовало данному месту работы, в том  числе полученное образование. Эту  информацию работодатель почерпнет  из резюме.

2.5 Личный листок по учету кадров

 

     Личный  листок учета кадров является первичным  учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих  работников и специалистов организации. Личный листок учета кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.