Личные дела работников

В строке «Ученая  степень, ученое звание» указывается  присвоенная степень или звание. В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь от 21 октября 1996 г. № 708ХIII «О научной  деятельности», с изменениями и  дополнениями, внесенными Законом от 31 декабря 1997 г. № 118З, в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и  доктора наук. Статьей 14 этого же Закона в стране присваиваются ученые звания доцента и профессора. Если работнику в разное время присваивались  обе степени (звания), то указываются  наивысшая степень (звание), например: доктор технических наук, профессор. Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующей строке личного листка указываются эти  степени, например: доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор. 

Следует обратить внимание, что ст. 10 Закона «О научной  деятельности» к ученым званиям  кроме указанных выше относятся  звания членакорреспондента и академика Национальной академии наук Беларуси, а также членакорреспондента и академика отраслевых и иных академий наук. Их наличие также отражается в личном листке. В новой редакции закона звания членакорреспондента и академика предполагается определить как научные звания. 

В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: список научных трудов (изобретений) прилагается. 

В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности»  отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с  учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации  занимал в разные периоды времени  различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного  листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы. 

В строке «Семейное  положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), после этого  перечисляются все члены семьи  с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи), например: 

женат 

жена –  Янушевич Наталья Николаевна, 1965 г.р., 

сын – Янушевич Петр Иосифович, 1992 г.р., 

дочь –  Янушевич Полина Иосифовна, 1992 г.р. 

В графе  «Место жительства» указываются  адрес прописки, фактический адрес  проживания и телефон. 

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. 

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения  и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в сведениях, произошедшие в учетных сведениях  о работнике за время его работы в данной организации (например, получение  более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение  фамилии и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров. 

Образец заполнения личного листка по учету кадров приведен в приложении 2. 

Полнота и  правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет  соответствие записей, сделанных в  личном листке, с записями в документах. 

В Дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения  в учетных сведениях о работнике  после заполнения личного листка по учету кадров. Форма дополнения к личному листку, приведенная  в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной  формы соответствующего документа, включенной в УСОРД. Дополнение к  личному листку представлено в виде соединения таких форм представления  унифицированного текста, как анкета (соответствующая информация отражена в коде этого документа по ОКУД – 050) и таблица. Таблица – форма  представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков 

.  

Образец заполнения дополнения к личному листку по учету  кадров приведен в  приложении 3. 

Для отражения  в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком  по учету кадров может заполняться анкета.  

Требования  к заполнению анкеты соответствуют  требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается  работником кадровой службы (специалистом по кадрам). Следует обратить внимание на то, что личный листок по учету  кадров не заполняется в том случае, если анкета, помещаемая в личное дело работника, дублирует всю информацию, отражаемую в личном листке. 

Приложение 1  

Образец заполнения внутренней описи документов личного  дела 

  Внутренняя  опись

 документов  личного дела № 115, Янушевич Иосиф Павлович 
 

  №

 п/п Название

 и заголовок 

 документа Дата

 документа Индекс

 документа Номералистов дела Дата включения документа в личное дело Примечание

1 2 3 4 5 6 7

1 Дополнение к      1 30.03.1999 

  личному листку          

  по учету кадров         

2 Личный листок     2–3 30.03.1999 

  по учету кадров         

3 Список научных      4–6 30.03.1999 

  трудов         

4 Автобиография     7 30.03.1999 

5 Диплом об окон- 22.06.1993 ТВ-I 8 30.03.1999 

  чании Белгосуни-   № 032492     

  верситета. Копия         

6 Диплом кандидата    КН 01913 9 30.03.1999 

  наук. Копия         

7 Заявление о  28.03.1999   10 30.03.1999 

  приеме на работу         

8 Приказ о приеме 29.03.1999 45-к 11 30.03.1999 

  на работу. Копия         

            

            

            

            

            

              
 

   

Итого ______________________________________________ документов*

(цифрами  и прописью)

 Количество  листов внутренней описи _________________________________*

(цифрами  и прописью) 

   

* Оформляется  при подготовке личного дела  к передаче в архив. 

Приложение 2  

Образец заполнения личного листка по учету кадров 

Личный листок по учету кадров1. Фамилия Янушевич                    

 имя Иосиф            отчество Павлович                   

2. Пол муж.  3. Число, месяц и год рождения 06.05.1963     

4. Место  рождения г. Минск                   

                              

5. Гражданство  Республика Беларусь              

6. Образование  высшее                                        Место для

 фотокарточки

Наименование  учебного заведения и его местонахождение Факультет или отделение Год

 поступ-

 ления Год окончания.

 Если  не окончил, то с какого курса  ушел Какую специальность получил, № диплома или удостоверения

Минский государ- историчес- 1980 1987 История и иностранный

ственный педагоги- кий     язык

ческий институт        Диплом с отличием

им. А.М. Горького       ТВ-I № 032492

        

        

        

7. Какими  языками владеете белорусским,  русским, английским – владею  свободно,               

                                            (владеете свободно, читаете и можете объясняться,

 польским, украинским – читаю и могу  объясняться               

                                                     читаете со словарем)

8. Ученая  степень, ученое звание кандидат  исторических наук                                                                                                                                              

                                                                                              

9. Какие  имеете научные труды и изобретения список научных трудов прилагается                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

10. Выполняемая  работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и  средних специальных учебных  заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей) 

 При заполнении  данного пункта учреждения, организации  и предприятия необходимо именовать  так, как они назывались в  свое время, военную службу  записывать с указанием должности. 
 
 

Число, месяц  и год Должность с указанием

 учреждения, организации, предприятия Местонахождение

 учреждения, организации, предприятия

приема

(назначения, избрания), перевода увольне-ния   

1 2 3 4

08.07.1981 21.05.1983 Служба в Советской Армии г. Минск

01.08.1983 31.08.1983 Токарь II разряда эксперимен- 

    тального цеха Минского научно- 

    исследовательского приборо- 

    строительного института 

12.10.1986 19.06.1987 Учитель истории средней г. Минск

    школы № 202  

01.09.1980 22.05.1987 Студент исторического факуль- г. Минск

    тета Минского государственного 

    педагогического института  

    им. А.М. Горького 

01.08.1987 12.06.1989 Младший научный сотрудник г. Минск

    отдела документоведения Бело- 

    русского научно-исследователь- 

    ского института документове- 

    дения и архивного дела  

    (БелНИИДАД) 

13.06.1989 09.08.1995 Научный сотрудник отдела доку- 

    ментоведения БелНИИДАД 

10.08.1995 31.03.1999 Старший научный сотрудник  

    отдела документоведения  

    БелНИИДАД 

      

        
 

   

11. Участие  в выборных законодательных и  представительных органах.Местонахождение выборного органа Название выборного органа В качестве кого избран Число, месяц, год