Личные дела работников

Личные  дела работников: комментарий  к Инструкции

о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел  работников 
 

Оформление  документов личного дела: внутренняя опись, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету  кадров

Документы, включаемые в состав личного дела согласно положениям гл. 2 Инструкции о  порядке формирования, ведения и  хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам  и делопроизводству при Совете Министров  Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция), должны быть надлежащим образом оформлены и  удостоверены. Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Особенности оформления специфических документов личного дела (автобиография, личный листок по учету кадров и др.) содержатся непосредственно в самой Инструкции (гл. 3). Рассмотрим общие правила и особенности оформления документов, включаемых в состав личных дел.

Согласно  п. 10 Инструкции после оформления личного  дела на его документы составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и  датах.

Необходимость составления внутренней описи к  личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. В частности, в п. 8.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), а также п. 5.1.20 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций), содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.

Согласно  требованиям указанных нормативных  актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: вопервых, дело должно передаваться на хранение в архив и, соответственно, иметь постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения; вовторых, заголовок такого дела должен быть, говоря профессиональным языком архивистов, «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что  она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется  по ходу его ведения. Именно поэтому  п. 10 Инструкции во внутренней описи  предусмотрено отражение включения  в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников  копиями (фиксируется в графе  «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами  по основной деятельности, приказами  по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения  при подготовке к передаче на хранение в архив.

Инструкцией установлена форма внутренней описи  документов личного дела. Отметим, что  эта форма несколько отличается от формы, приведенной в Основных правилах работы архивов (образец заполнения внутренней описи документов личного  дела приведен в приложении 1).

Следует обратить внимание также на то, что листы  внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее  требование оформления дел, которое  также закреплено в нормативных  документах по архивам и делопроизводству.

Одним из базовых  документов личного дела является личный листок по учету кадров. Форма личного листка, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, включенной в Унифицированную систему организационно­распорядительной документации (УСОРД), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28 декабря 1999 г. Личный листок представлен в виде анкеты – формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики.

Требования  к заполнению личного листка по учету  кадров определены в п. 11 Инструкции. Личный листок по учету кадров заполняется  поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Следует обратить внимание, что понятие «личные  документы» достаточно часто путают с понятием, схожим по звучанию, но имеющим  несколько иной смысл – «документы по личному составу». В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь», с последующими изменениями и дополнениями, документы  по личному составу – это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы. Документы по личному составу  – это, например, заявления, представления  и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную  форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка формы Т2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Под личным документом понимается «официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера». Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.  

Рассмотрим  кратко правила заполнения личного  листка. 

На все  вопросы личного листка по учету  кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный  характер «да», «нет», не допускается  прочеркивание строк . Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть записано: «не имею».  

Фамилия, имя  и отчество работника пишутся  полностью в именительном падеже, например: Нежная Арина Петровна. 

Число, месяц  и год рождения (дата рождения) в  личном листке оформляются цифровым способом: 05.08.1962.  

Наряду с  цифровым способом оформления дат в  документах допускается применять  словесноцифровой: 5 августа 1962 г. Согласно требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесноцифровой способ применяется только: 

 при оформлении  документов высших органов государственной  власти и управления; 

 финансовых  документов; 

 актов  законодательства (дат издания/принятия  актов, дат, содержащихся в  их текстах). 

Место рождения указывается в соответствии с  административнотерриториальным делением на момент рождения, например: БССР, дер. Леньки Слуцкого рна Минской обл. 

В строке «Гражданство»  указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и  т.п.). 

В строке «Образование»  указывается уровень полученного  работником образования в соответствии с Законом Республики Беларусь от 29 октября 1991 г. № 1202ХII «Об образовании  в Республике Беларусь» (в редакции Закона от 19 марта 2002 г. № 95З). Напомним, что ст. 7 этого Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней: 

 дошкольное; 

 общее  базовое; 

 общее  среднее; 

 профессиональнотехническое; 

 среднее  специальное; 

 высшее;  

 послевузовское. 

Получение общего среднего образования (продолжительность  обучения – 12 лет) обеспечивают следующие  учреждения образования: начальная  школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, (общеобразовательная  школа), гимназия, лицей, школаинтернат, санаторная школаинтернат (общеобразовательные учебные заведения). 

Общее базовое  образование (срок обучения – 10 лет) является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование (продолжительность обучения – 4 года) является ступенью общего базового образования. 

Получение профессиональнотехнического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессиональнотехнического образования, относятся: профессиональнотехнические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессиональнотехнические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессиональнотехнические колледжи. 

Среднее специальное  образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессиональнотехнического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессиональнотехнические колледжи, высшие колледжи. 

К учреждениям, обеспечивающим получение высшего  образования, относятся высшие учебные  заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в  учреждениях, обеспечивающих получение  высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или  среднее специальное образование. Лица со средним специальным образованием также имеют право на получение  высшего образования в сокращенные  сроки при условии соблюдения требований образовательных стандартов высшего образования. 

Послевузовское  образование включает в себя две  ступени:  

 подготовку  научных работников высшей квалификации  с присуждением ученой степени  кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентурастажировка); 

 подготовку  научных работников высшей квалификации  с присуждением ученой степени  доктора наук (докторантура). 

К учреждениям, обеспечивающим получение послевузовского  образования, относятся высшие учебные  заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые  в установленном Правительством Республики Беларусь порядке получили право заниматься послевузовским образованием. 

Таким образом, согласно нормам Закона «Об образовании  в Республике Беларусь» в соответствующей  строке Инструкции предусмотрены записи: «общее среднее», «профессиональнотехническое», «среднее специальное», «высшее». При этом Инструкция не предполагает указания в личном листке в качестве ступени образования такого уровня, как «общее базовое образование». Это обусловлено тем, что согласно действующим в Республике Беларусь классификаторам должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие как минимум среднего образования. В то же время в абз. 2 п. 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее, но и высшее, а в ряде случаев – и послевузовское образование. Таким образом, на работников, имеющих общее базовое образование, личные дела вестись теоретически не должны. 

Вместе с  тем, в практике ведения личных дел  достаточно часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел  на категории работников, не указанные  в п. 2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена  возможность записи о том, сколько  классов средней школы окончил  работник (для окончивших неполную среднюю школу).  

Работники, имеющие высшее либо среднее специальное  образование, дополнительно заполняют  в строке «Образование» таблицу  с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью  так, как оно обозначено в документе  об образовании. 

Аналогичным образом для работников, не закончивших  обучение в высшем либо среднем специальном  учебном заведении (например, отчисленных  по различным причинам, поступающих  на работу при одновременном продолжении  обучения в очной либо заочной  форме), указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел.  

Специальность в личном листке также указывается  в точном соответствии с записью  в дипломе. Ее не следует путать с  присвоенной квалификацией. Например, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности  «история и иностранный язык»  может быть присвоена квалификация «учитель истории и английского  языка». В личном листке отражается не квалификация, а именно специальность. 

Инструкцией не предусмотрено также указание в соответствующей строке личного  листка такого уровня образования, как  «послевузовское». Это определено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке предусмотрена  отдельная строка. В случае, если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского  образования, но не защитил диссертацию  и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в строке 16 личного  листка «Дополнительные сведения». 

В строке «Какими языками владеете» отражается знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения языками, например: белорусским, русским, английским – владею свободно, польским – читаю и могу объясняться.