Культура официальной переписки

     Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

     Рекламация  содержит:

     - основания для предъявления претензий;

     - доказательства произошедшего ущерба;

     - конкретные требования стороны,  предъявляющей претензию.

     Рекламация  представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых  документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

     В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена. 
 
 
 
 

     2.3 Электронные письма

     Электронная почта – совершенно особый вид  коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка

     "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Правила оформления  и структура деловых  писем

     Обычно  служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

     1 Область заголовка

     В этой части письма слева размещается  угловой штамп организации с  указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

     В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

     Ниже  углового штампа размещается заголовок  к тексту документа.

     Языковая  конструкция заголовка может  иметь вид:

     - предлог «О» + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;

     - по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

     - касательно + сущ. в родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п.

     2 Собственно текст письма

     Основные  особенности оформления текста письма состоят в следующем:

• Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
• Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
• Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
• Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
• Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

     3 Область подписи

     Эта область оформляется обычным  образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

     Если  исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4 Типичные ошибки  в языке и стиле  официальной корреспонденции

     К сожалению, составители официальных писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

     Структурные ошибки.

     Источником  структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

     Синтаксические  ошибки:

     - Ошибки, связанные с неправильным  порядком слов в предложении.

     - Нарушение специфики употребления  деепричастных оборотов.

     Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

     - Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

     Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

     Морфологические ошибки:

     - Ошибки при употреблении полной  и краткой форм имен прилагательных.

     Следует учитывать, что краткие формы  имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

     Лексические ошибки:

     - Неправильное использование слов  и терминов.

     - Неуместное или неоправданное  использование иностранных слов.

     Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто  в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

     - Тавтология. Смысловые повторы, возникающие  в тех случаях, когда в предложении  соседствуют однокоренные слова.  Тавтологические повторы делают  фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

     - Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

     Стилистические  помехи.

     - Искусственное удлинение речи. Специалисты  советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

     Технические помехи.

     К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности  текста (надрывы, склеивания с конвертом  и т.д.), основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     5 Анализ служебных  документов  

     При анализе текстов служебных документов было выявлено, что при составлении официальных писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

     В письме-просьбе [Приложение А] допущены ошибки:

     1) вместо фразы: «Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к Вам» следует написать: «Мы вынуждены обратиться непосредственно к Вам»;

     2) сумму оплачивают, а не проплачивают;

     3) в текстах официальных документов  уместнее писать: «У нас возникли серьезный проблемы», а не «Мы имеем серьезные проблемы»;

     4) товар следует «отправлять», а  не «отпускать»;

     5) инициалы пишутся перед фамилией  и выравниваются по правому краю листа.

     Аналогичные ошибки можно увидеть в письме-поздравлении [Приложение Б].

     Текст этого письма содержит следующие  элементы:

1. Обращение.
2. Указание повода, по которому написано письмо.
3. Формулировка поздравления.
4. Вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного обращения к адресату.

     В этом письме допущена стилистическая ошибка. Фраза «подняться вверх» не допустима, в данном случае надо заменить на «добиться успехов в работе».

     В текстах официально-деловой переписки  следует избегать предлога из-за, вместо него принято употреблять предлог в связи. Данная ошибка допущена в докладной записки [Приложение В].

                Вопрос возник по причине недостаточной освещенности рабочего места из-за отсутствия естественного освещения и износа имеющихся осветительных приборов. Плохие условия труда привели к ошибкам в работе, из-за которых делались замечания контролирующих органов. 

     Письма-извинения [Приложение Г] пишутся в тех случаях, когда были допущены ошибки или оплошности, требующие исправления. С точки зрения этики, извинения необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.

     Письмо-запрос [Приложение Д] обычно состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидает ответ адресат. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.