Контрольная работа по дисциплине «ДОУ»

- систематизация дел внутри  разделов номенклатуры в соответствие  со степенью важности и сроком  хранения документации.

 

Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел  составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой  состав дел, единую индексацию этих дел  и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся  в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих  правил:

- все документы учреждения  группируются в дела, им присваиваются  заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);

- каждое дело, включенное  в номенклатуру, имеет условное  обозначение - индекс, который включает:

- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);

- порядковый номер дела  данного структурного подразделения  (отдельного исполнителя).

При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается  степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.

В номенклатуру дел не включаются:

- печатные издания;

- брошюры;

- справочники;

- реферативные журналы;

- экспресс-информация и  т.д.

Как в номенклатуре дел  структурных подразделений, так  и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в  графе «Примечание» указывают:

- новые дела, которые включены  в номенклатуру;

- переходные дела;

- должностных лиц, отвечающих  за формирование дел;

- факт передачи дел  на государственное хранение.

В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно  закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.

Номенклатура дел, как  учреждения, так и его структурных  подразделений, ежегодно (не позднее  ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:

- районных, городских отделов  и управлений образования согласуется  с экспертно - проверочной комиссией  (ЭПК) соответствующего государственного  архива и утверждается начальником  районного, городского отдела (управления) образования;

- общеобразовательных учебных  заведений согласуется с районными,  городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения.

 

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

- определение круга документов  для включения в номенклатуру;

- составление заголовков (наименований) дел;

- разработка классификационной  схемы номенклатуры, т.е. порядка  расположения дел;

- определение сроков хранения  дел;

- определение системы  индексации и установления индексов  дел;

- оформление и удостоверение  номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к  номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой - либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания.

Порядок оформления и удостоверения  номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным  за документационное обеспечение, и  согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации, если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех  экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

 

От того, насколько правильно  составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оперативное хранение документов.

 

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где  документы в большом количестве всегда должны быть под рукой.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности  организации. Компании, которые уделяют  оперативному хранению документов должное  внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

Принципы оперативного хранения документов

• Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный  режим (около 20 °C, при относительной  влажности не превышающей 55%). Ни в  коем случае нельзя допускать, чтобы  в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны; 

• Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному  официальному запросу, выдача справок  и снятие копий документов также  должна контролироваться архивариусом.   

• Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить  более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.   

• Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки - иметь максимально информативные подписи, а каждое дело - содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе.  

• Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответсвующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности  организации. Компании, которые уделяют  оперативному хранению документов должное  внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

Необходимость сохранности  документов в течение установленных  сроков обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации в различных целях. При этом ценность информации разных документов неодинакова. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Соответственно по срокам хранения документы подразделяются на документы временного хранения до 10 лет включительно, документы временного хранения свыше 10 лет и документы постоянного хранения.

При организации хранения документов особое внимание уделяется  юридически значимым документам. К этой группе относится распорядительная, организационная, договорная документация, а также документы по личному составу. Последняя категория документов используется в целях обеспечения конституционных прав граждан на социальное обеспечение (подтверждение трудового стажа для начисления пенсий, получения прочих социальных выплат и льгот).

В процессе хранения документов в организации выделяется два  этапа: оперативный и архивный. Под  оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

С момента создания (получения) и до передачи в архив организации  или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях.

Работники организаций несут  персональную ответственность за сохранность  находящихся у них служебных  документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

На этапе оперативного хранения исполненные документы  формируются в дела, которые заводятся  в соответствии с номенклатурой  дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или  документ, относящиеся к одному вопросу  или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Обложка дела должна быть оформлена  согласно требованиям, установленным ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования», Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.