Конфиденциальное делопроизводство

На  ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета, предполагающая особое внимание к сохранности таких  документов: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

 

41. Сущность, цели и виды учета конфиденциальных  документов.

Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

Целями учета конфиденциальных документов являются:

1.обеспечение сохранности документов;

2.создание возможностей для быстрого нахождения;

3.контроля исполнения;

4.наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов;

5.проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и  полученные им конфиденциальные документы.

Учет  конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

Учет  изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учет  поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий.

Учет  документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Ими могут быть как документы, переведенные с учета носителей, изданных и поступивших документов, так и документы, которым сразу присваивается номер по учету документов выделенного хранения на стадии их создания или получения. К таким документам относятся текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

 

44. Разрешительная  система доступа к конфиденциальным  документам.

Разрешительная система доступа  к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов.

Системой  должно быть определено, кто из руководителей  предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление (работу), а также порядок оформления таких разрешений в зависимости  от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами  может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к коммерческой тайне.

При установлении разрешительной системы  доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие  требования:

1. соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;
2. разрешение на ознакомление оформляется письменно;
3. при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя.

Разрешительная  система должна предусматривать  и порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.).

Разрешительная  система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации. Положение разрабатывается постоянно действующей экспертной комиссией предприятия.

Положение может включать в себя следующие  разделы:

1.Общие  положения.

2.Круг  лиц, имеющих право давать разрешение  на доступ к конфиденциальной  информации.

3.Порядок  оформления разрешений на доступ  к конфиденциальной информации  и предоставления ее пользователям.

 

48. Номенклатура  конфиденциальных дел. Правила  систематизации дел в номенклатуре. Установление сроков конфиденциальности  документов при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура  конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел, передаваемых на архивное хранение.

Номенклатура дел, содержащих коммерческую тайну, должна составляться отдельно от номенклатуры дел, содержащих служебную тайну.

В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее  о перечнях см. раздел 8.1). При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются ПДЭК. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться  с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются  в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с  квартальными, а затем с месячными  планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между  собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся  географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим  наименованиям структурных подразделений  или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия.

 

49. Правила  формирования и оформления конфиденциальных  дел.

Формирование дел включает распределение  документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Формирование конфиденциальных дел  должно осуществляться в подразделении  конфиденциального делопроизводства.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном  порядке. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения проекты документов. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату. Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки.

Дела постоянного и долговременного  сроков хранения должны иметь твердые  обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках - скоросшивателях или в папках-регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Обложка дела имеет следующую форму.

При заведении дела на обложке  указываются:

1)гриф конфиденциальности дела; 2)название предприятия; 3)название структурного подразделения; 4)индекс (номер) дела; 5)заголовок дела; 6)год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами; 7)срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

В течение года на обложке  могут проставляться:

• номер тома (если оно однотомное, номер тома не указывается);
• новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.

При закрытии дела на обложке проставляются:

- крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле;

- количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела).

 

50. Порядок  изъятия конфиденциального документа  из дела. Форма справки-заместителя.

Изъятие документов из дела производится при  крайней необходимости с письменного  разрешения первого руководителя фирмы. Факт изъятия документа из дела фиксируется  референтом в описи документов дела и учетной карточке документа. Отметки  обязательно содержат ссылку на причину  изъятия документа, документ-основание  и подтверждаются росписями референта  и первого руководителя фирмы. Вместо изъятого документа в дело подшивается  карточка-заместитель документа, заверенная референтом ксерокопия изъятого документа  и документ-основание, в соответствии с которым документ изъят из дела. При возврате документа карточка-заместитель, ксерокопия документа уничтожаются, документ включается в дело, о чем  делаются необходимые отметки в  учетной карточке документа и  описи документов дела.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель следующей формы:

 

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

 

Документ №________от______________ на__________ л. из дела изъят

и_________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(указывается новое местонахождение  документа: при подшивке в другое  дело - индекс дела, номера тома  и листов; при отправлении - куда  направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного  документа; при уничтожении - номер  и дата акта об уничтожении)

 

Основание:

__________________________________________________________________

______________________________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица,  производившего изъятие, дата)

 

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая  отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых  документов в дело могут быть подшиты  их копии, в этом случае справка-заместитель  не требуется. Отметки о снятии копий  и место нахождении подлинников  производятся лишь в соответствующих  учетных формах документов.

 

52. Особенности  отнесения конфиденциальных документов к архивному фонду РФ.